Транспортная накладная в 1С: как заполнить

Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза и нужна, когда товар доставляет перевозчик — собственный или привлечённый. В 1С:Бухгалтерии 8 и 1С:ERP документ называется «Транспортная накладная» и создаётся чаще всего на основании документа отгрузки, чтобы реквизиты подтягивались автоматически.

Главная ошибка новичков — путать транспортную накладную с товарной накладной (ТОРГ-12) и товарно-транспортной накладной (ТТН). Это разные документы: ТОРГ-12 подтверждает переход права собственности, транспортная накладная — факт перевозки, а ТТН объединяет обе функции. В 1С они вводятся разными документами.

Ниже разобран порядок заполнения транспортной накладной в 1С:Бухгалтерии 8.3 (интерфейс «Такси»). В 1С:Управление торговлей и ERP логика аналогична, отличается расположение команд.

Когда нужна транспортная накладная, а когда нет

Транспортная накладная оформляется, если груз перевозится автомобильным транспортом и стороны заключили договор перевозки. Она обязательна при перевозке грузов юридическими лицами и ИП, когда перевозку выполняет привлечённый перевозчик. Форма накладной утверждается в правилах перевозок грузов автомобильным транспортом; организация может использовать типовую форму или собственную, но с обязательными реквизитами.

Накладная не требуется, если покупатель самовывозом забирает товар своим транспортом и договор перевозки как отдельная услуга не заключается, а также при доставке собственным транспортом продавца в рамках договора поставки — хотя на практике многие оформляют её и в этом случае для подтверждения маршрута и расходов на доставку.

Где найти документ в 1С

В 1С:Бухгалтерии 8.3 транспортная накладная доступна в разделе «Продажи» → «Транспортные накладные». Если пункта нет в меню, проверьте настройки видимости разделов: откройте меню раздела (значок с тремя полосками) → «Настройки навигации» и перенесите «Транспортные накладные» в список видимых команд.

Также документ можно создать напрямую из отгрузочного документа: откройте проведённую реализацию, нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Транспортная накладная». Это предпочтительный способ: программа сама перенесёт контрагента, адрес доставки и список товаров.

В 1С:Управление торговлей 11 транспортная накладная создаётся из документа «Реализация товаров и услуг» через кнопку «Создать на основании», а печатная форма доступна также из обработки печати транспортных документов.

Создание на основании реализации

Пошаговый порядок для типового сценария — отгрузка покупателю с доставкой:

1. 1
   Откройте проведённый документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» в разделе «Продажи».
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» и выберите «Транспортная накладная».
3. 3
   Проверьте автоматически заполненные поля: грузоотправитель, грузополучатель, адрес доставки.
4. 4
   Заполните сведения о перевозчике, автомобиле и водителе.
5. 5
   Укажите пункты погрузки и разгрузки, дату и время подачи транспорта.
6. 6
   Нажмите «Провести», затем кнопку печати и выберите форму транспортной накладной.

Если команда «Транспортная накладная» в списке «Создать на основании» отсутствует, откройте выпадающий список полностью (пункт «Показать все») — в некоторых релизах редко используемые команды скрыты. Альтернатива — создать накладную из журнала «Транспортные накладные» кнопкой «Создать» и вручную указать документ-основание.

Одна реализация может быть основанием для нескольких транспортных накладных, если груз вывозится несколькими машинами. В этом случае в каждой накладной корректируйте количество мест и вес под конкретный рейс.

Как заполнить основные реквизиты

Форма документа в 1С повторяет структуру типовой транспортной накладной. Разберём ключевые блоки.

Грузоотправитель и грузополучатель

Грузоотправитель подставляется из реквизитов вашей организации, грузополучатель — из карточки контрагента-покупателя. Если доставка идёт на адрес, отличный от юридического адреса покупателя, проверьте поле «Адрес доставки» в реализации: именно оно попадёт в накладную. Ошибка в адресе — частая причина споров с перевозчиком о месте выгрузки.

Перевозчик, автомобиль и водитель

В поле «Перевозчик» укажите контрагента-перевозчика из справочника; если перевозка собственным транспортом, укажите свою организацию. Далее заполните марку и госномер автомобиля, при необходимости — прицеп, ФИО водителя и данные его удостоверения. Эти сведения в 1С вводятся вручную или подбираются из справочников, если в вашей конфигурации ведётся учёт транспортных средств.

Груз, пункты погрузки и разгрузки

Наименование груза, количество мест и масса подтягиваются из табличной части реализации. Проверьте, чтобы масса и объём соответствовали реальным: перевозчик сверяет их при приёмке, и расхождение фиксируется в накладной как отметка. Пункты погрузки и разгрузки укажите с точностью до адреса и, при необходимости, контактного лица и телефона склада.

Печать транспортной накладной

После проведения нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите форму «Транспортная накладная». Печатная форма формируется по типовому макету, соответствующему утверждённой форме. Накладная оформляется минимум в трёх экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.

Если типовая форма не подходит (нужны дополнительные графы, логотип, иной порядок строк), макет можно доработать через механизм внешних печатных форм: Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Для правки макета потребуется конфигуратор или готовая внешняя печатная форма.

Подписи в печатной форме проставляются от руки. Если в организации настроено указание ответственных лиц (раздел «Главное» → «Организации» → закладка с подписантами), ФИО и должности подтянутся в форму автоматически.

Проверка результата и типичные ошибки

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ-основание

Норма

В накладной указана ссылка на реализацию, суммы и состав груза совпадают

Тревожный признак

Накладная создана без основания, состав груза расходится с отгрузкой

Адрес разгрузки

Норма

Совпадает с адресом доставки в реализации и с реальным складом покупателя

Тревожный признак

Подставился юридический адрес контрагента вместо адреса доставки

Перевозчик и транспорт

Норма

Заполнены перевозчик, госномер автомобиля, ФИО водителя

Тревожный признак

Поля пустые — перевозчик может отказаться принимать документ

Печатная форма

Норма

Все обязательные графы заполнены, есть места для подписей трёх сторон

Тревожный признак

Пустые графы массы, мест или дат подачи транспорта

Если после проведения обнаружилась ошибка, правильный путь — распровести накладную, исправить данные (при необходимости сначала в реализации), провести заново и перепечатать все экземпляры. Исправления от руки на уже подписанной накладной допустимы только с отметками всех сторон, но на практике проще переоформить документ.

Особые сценарии и ограничения

При перевозке несколькими машинами создавайте отдельную накладную на каждый рейс с корректировкой количества мест и веса. При доставке сборным грузом через транспортную компанию часто достаточно накладной самой ТК — уточните у перевозчика, какой документ он требует, и распечатайте форму из 1С или заполните бланк перевозчика.

Для перевозок, оформляемых через электронный документооборот, проверьте, поддерживает ли ваша конфигурация обмен транспортными накладными с оператором ЭДО: в части решений 1С электронная транспортная накладная доступна как отдельный формат. Если перевозчик работает в системе электронных перевозочных документов, бумажная накладная может не требоваться.

В 1С:Бухгалтерии состав реквизитов транспортной накладной проще, чем в 1С:ERP или Управлении торговлей, где доступны заказы на перевозку, маршрутные листы и расчёт стоимости доставки. Если учёт перевозок для вас — регулярный процесс с собственным автопарком, рассмотрите профильные решения для транспортной логистики.

Частые вопросы

Чем транспортная накладная отличается от ТТН в 1С?

ТТН (форма 1-Т) объединяет товарный и транспортный разделы и исторически применялась для перевозок с участием перевозчика. Транспортная накладная подтверждает только договор перевозки и используется вместе с ТОРГ-12 или УПД. В 1С это разные печатные формы и разные документы; какой комплект оформлять, зависит от договорённости с перевозчиком и покупателем.

Нужна ли транспортная накладная при доставке собственным транспортом?

Формально, если доставка входит в договор поставки и отдельный договор перевозки не заключается, накладная не обязательна. На практике её часто оформляют для подтверждения маршрута, расхода ГСМ и передачи груза водителю. В 1С в этом случае в поле «Перевозчик» укажите свою организацию.

Почему в меню «Продажи» нет пункта «Транспортные накладные»?

Скорее всего, команда скрыта в настройках навигации раздела. Откройте меню раздела «Продажи» (значок с полосками слева вверху), выберите «Настройки навигации» и перенесите «Транспортные накладные» из левого списка в правый. Также проверьте, что у пользователя есть права на этот документ.

Можно ли создать одну накладную на несколько реализаций?

В типовой 1С:Бухгалтерии транспортная накладная вводится на основании одного документа отгрузки. Если в одну машину загружаются товары по нескольким реализациям, обычно оформляют накладную на основную отгрузку с обобщённым описанием груза либо используют отраслевые решения с консолидацией отгрузок. Уточните требования вашего перевозчика.

Как изменить печатную форму — добавить логотип или графы?

Стандартный макет редактируется через механизм дополнительных печатных форм: создаётся внешняя обработка с изменённым макетом и подключается в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки». Для разработки макета понадобится конфигуратор или готовая внешняя печатная форма под вашу версию конфигурации.

Обязательно ли проводить транспортную накладную?

Документ не формирует проводок, но проведение фиксирует его в учёте и делает доступной печать с корректным номером. Непроведённая накладная остаётся черновиком: её можно распечатать, но при выгрузках, отчётах и поиске по основанию она может не учитываться. Рекомендуется проводить документ после заполнения всех реквизитов.