Реестр документов в 1С: как сделать

Реестр документов — это упорядоченный список проведённых документов за период с ключевыми реквизитами: номером, датой, контрагентом, суммой и ответственным. В 1С он нужен для передачи документов в архив, сверки с контрагентами, подготовки к проверке и внутреннего контроля. В зависимости от задачи реестр формируют по-разному: быстрым отбором в журнале, типовой печатной формой или настраиваемым отчётом.

Типовые конфигурации — «1С:Бухгалтерия 8», «Управление торговлей», «Управление нашей фирмой», «Комплексная автоматизация» — уже содержат готовые инструменты для реестров, и в большинстве случаев дорабатывать конфигурацию не требуется. Ниже разобраны все рабочие способы: от самого простого до программного.

Что такое реестр документов и когда он нужен

Реестр отличается от обычного журнала документов тем, что это зафиксированный, как правило печатный, перечень. Журнал — рабочий экран для поиска и ввода, реестр — итоговый документ, который подписывают, нумеруют и хранят. Типичные ситуации: сдача первички в архив по описи, передача документов аудиторам, подтверждение объёма оказанных услуг перед контрагентом.

Перед созданием реестра определите три параметра: какие виды документов входят (только реализации или ещё поступления и счета-фактуры), за какой период, и какие графы обязательны. От этого зависит выбор инструмента: типовая форма подходит для стандартного набора граф, а нестандартные колонки (например, номер договора или склад) проще вывести через отчёт на СКД.

Способ 1. Журнал документов с отбором

Самый быстрый вариант — сформировать реестр прямо из списка документов. Откройте нужный журнал (например, «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» в 1С:Бухгалтерии), установите период через кнопку выбора дат и при необходимости настройте отбор по организации или контрагенту через «Ещё» → «Настроить список».

Далее список можно вывести на печать: «Ещё» → «Вывести список». В открывшемся окне отметьте нужные колонки и нажмите «ОК» — программа сформирует табличный документ, который сохраняется в Excel или PDF. Это не «официальный» реестр с шапкой и подписями, но для внутренней сверки его достаточно.

1. 1
   Откройте журнал нужного вида документов
2. 2
   Установите период и отборы (организация, контрагент, склад)
3. 3
   Через «Ещё» → «Вывести список» отметьте нужные колонки
4. 4
   Сохраните табличный документ в Excel или PDF или распечатайте

Ограничение способа: выводятся только те колонки, которые есть в списке журнала, а состав колонок журнала фиксирован конфигурацией. Если нужна графа, которой в списке нет, переходите к отчётам.

Способ 2. Типовая печатная форма «Реестр документов»

В «1С:Бухгалтерии 8» есть готовый отчёт «Реестр документов»: раздел «Отчёты» → «Реестр документов». Укажите период, организацию и вид документов — программа сформирует печатную форму с шапкой, нумерацией строк и итоговой суммой. Форма пригодна для передачи документов по описи и для ответа на запросы контрагентов.

В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» аналогичные реестры доступны из журналов документов через кнопку печати либо через раздел отчётов по продажам и закупкам. Конкретное расположение зависит от редакции конфигурации, поэтому если пункт не находится, воспользуйтесь строкой поиска в меню «Все функции» или в панели разделов.

Способ 3. Универсальный отчёт и отчёты на СКД

Когда типовой формы не хватает, используйте «Универсальный отчёт» (в 1С:Бухгалтерии — «Отчёты» → «Универсальный отчёт»). Выберите тип данных «Документы», конкретный вид документа, период и добавьте нужные поля: контрагент, договор, сумма, склад, комментарий. Отчёт строится на системе компоновки данных, поэтому доступны группировки, отборы и сортировки без программирования.

Настройки универсального отчёта сохраняются как вариант: «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта». Это удобно, если реестр формируется регулярно — например, ежемесячная опись реализаций для архива. В следующий раз достаточно открыть сохранённый вариант и поменять только период.

Способ 4. Внешний отчёт или доработка конфигурации

Если реестр должен соответствовать утверждённой в организации форме — с логотипом, графами подписей, специфическими итогами — разработчик создаёт внешний отчёт (.erf) или добавляет печатную форму в конфигурацию. Внешний отчёт предпочтительнее: он подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки» и не требует снятия конфигурации с поддержки.

Запрос к данным в таком отчёте обычно простой: выборка из таблицы документа за период с условием «Проведён». Ниже пример текста запроса для реестра реализаций.

ВЫБРАТЬ
	Реализация.Номер КАК Номер,
	Реализация.Дата КАК Дата,
	Реализация.Контрагент КАК Контрагент,
	Реализация.СуммаДокумента КАК Сумма
ИЗ
	Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК Реализация
ГДЕ
	Реализация.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
	И Реализация.Проведен
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
	Реализация.Дата

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования реестра сверьте его с учётными данными: количество строк должно совпадать с числом проведённых документов выбранного вида за период, а итоговая сумма — с оборотом по соответствующим счетам или с суммой в журнале документов. Расхождение почти всегда означает лишние отборы, непроведённые документы или неверно заданные границы периода (начало и конец дня).

FAQ