Документы и Печать · 11 мин
Приходный кассовый ордер в 1С: как открыть и создать документ
Как открыть приходный кассовый ордер в 1С: где найти журнал ПКО, пошаговое создание документа, типичные ошибки и проверка результата в разных конфигурациях.
Приходный кассовый ордер (ПКО) — документ, которым оформляется поступление наличных денег в кассу организации или ИП. В программах 1С он открывается из раздела учёта банковских и кассовых операций, и путь к нему немного отличается в зависимости от конфигурации: «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» или «Управление нашей фирмой».
Чаще всего сложности возникают не с самим документом, а с поиском нужного пункта меню: интерфейс конфигураций различается, а в некоторых ролях часть разделов скрыта настройками прав. Ниже разобраны все основные способы открыть ПКО — через разделы меню, через журнал документов, на основании других документов и через быстрый поиск.
Отдельно рассмотрены типичные ошибки при заполнении, проверка корректности проведения и варианты действий, если нужный раздел не отображается. Инструкции применимы к актуальным версиям типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3.
Где находится приходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 все операции с наличными сосредоточены в разделе «Банк и касса». Откройте его в верхней или левой панели разделов, затем выберите пункт «Кассовые документы». Откроется единый журнал, в котором отображаются и приходные, и расходные ордера.
Чтобы создать именно приходный ордер, нажмите кнопку «Поступление» над списком документов. Если кнопка не видна, используйте стандартную кнопку «Создать» — при выборе вида операции «Оплата от покупателя» программа автоматически сформирует ПКО. Признак того, что вы создаёте правильный документ, — в шапке появляется поле «Вид операции», а номер документа присваивается из нумерации кассовых ордеров.
В разделе «Банк и касса» также есть пункт «Кассовые документы» с предустановленным фильтром: в журнале можно включить отбор по виду документа «Приходный кассовый ордер», чтобы видеть только поступления. Это удобно при сверке кассы за день или поиске конкретного ордера.
- 1Откройте раздел «Банк и касса» в панели разделов
- 2Перейдите в журнал «Кассовые документы»
- 3Нажмите кнопку «Поступление» над списком
- 4Выберите вид операции, заполните контрагента и сумму
- 5Проведите документ и проверьте его появление в журнале
Как открыть ПКО в других конфигурациях 1С
В «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» кассовые документы находятся в разделе «Казначейство» или «Финансы» (название зависит от версии). Откройте раздел и найдите подраздел «Кассовые ордера» или «Документы по кассе». Создание выполняется кнопкой «Создать» с выбором типа «Приходный кассовый ордер».
В «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) путь короче: раздел «Деньги» → «Касса» → кнопка «Приход». В УНФ приходные и расходные документы часто объединены в один журнал, а тип операции выбирается уже внутри формы документа. В «1С:ERP Управление предприятием» нужный пункт — «Казначейство» → «Кассовые ордера» → «Создать приходный ордер».
Если вы не уверены в названии раздела в своей версии, используйте универсальный приём: откройте меню «Все функции» (доступно при включённом режиме технического специалиста в параметрах), найдите в списке «Документы» объект «Приходный кассовый ордер» и откройте его список. Этот способ работает в любой конфигурации на управляемых формах.
Путь к ПКО в разных конфигурациях
Банк и касса → Кассовые документы → Поступление. Подходит для учёта по плану счетов, ограничение — нет расширенных казначейских функций.
Казначейство (или Финансы) → Кассовые ордера → Создать. Есть заявки на расходование и распределение ДС.
Деньги → Касса → Приход. Простой интерфейс для малого бизнеса.
Казначейство → Кассовые ордера. Максимум настроек, но интерфейс сложнее для новичка.
Создание ПКО на основании другого документа
Быстрый и безопасный способ — создать ордер на основании уже оформленного документа: реализации товаров, акта оказания услуг, счёта на оплату или возврата от поставщика. В этом случае сумма, контрагент и основание подставляются автоматически, что исключает расхождения между учётными документами.
Откройте документ-основание, нажмите кнопку «Создать на основании» (значок со стрелкой вниз) и выберите «Приходный кассовый ордер» или «Поступление наличных». Программа откроет новый ПКО с заполненными полями — останется проверить сумму, указать кассу и провести документ.
Важное ограничение: если по документу-основанию уже проведена полная оплата, программа может отказать в создании ПКО или создать его с нулевой суммой. Проверьте остаток задолженности по контрагенту перед созданием ордера — это видно в карточке расчётов или в отчёте «Задолженность покупателей».
Заполнение и проведение приходного ордера
После открытия формы нового ПКО заполните обязательные поля: дату (по умолчанию текущая, но её можно изменить в пределах открытого периода), вид операции, кассу организации, контрагента и сумму. Поле «Принято от» формирует текст печатной формы — именно эта строка попадёт в бумажный ордер по форме КО-1, если вы используете типовую печать.
Вид операции определяет бухгалтерские проводки и аналитику. «Оплата от покупателя» закрывает дебиторскую задолженность, «Розничная выручка» используется для сдачи выручки из торговой точки, «Возврат от поставщика» — для возврата авансов. Неверно выбранный вид операции — самая частая причина ошибок в учёте: сумма попадёт не на тот счёт, и отчёты по задолженности перестанут сходиться.
После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Признак успешного проведения — документ появился в журнале без значка непроведённого, а в кассовой книге (раздел «Банк и касса» → «Кассовая книга») отобразилась запись о поступлении. Если программа выдала сообщение об ошибке, прочитайте его полностью: типовые причины — закрытый период, незаполненная касса или превышение лимита кассы.
Как проверить результат
Ордер отображается без пометки «не проведён», номер присвоен по порядку
Значок карандаша или крестика, номер отсутствует
Поступление видно в листе кассовой книги, остаток кассы увеличился на сумму ордера
Записи нет или сумма отличается
Дебет 50.01 и корректный кредит по виду операции
Проводок нет, счёт кредита не соответствует сути операции
Корректно заполнены «Принято от», основание и сумма прописью
Пустые поля или неверный текст в печатной форме
Частые ошибки и как их исправить
Ошибка «Нет доступа к разделу» или отсутствие пункта «Кассовые документы» в меню означает, что у пользователя недостаточно прав. В типовых конфигурациях работа с кассой требует роли кассира или бухгалтера. Обратитесь к администратору базы: права настраиваются в разделе «Администрирование» → «Пользователи и права». Самостоятельно менять роли без согласования не стоит — это может нарушить разграничение доступа в учёте.
Вторая распространённая ситуация — документ не проводится из-за даты. Если период закрыт (установлена дата запрета редактирования) или кассовая книга за день уже сформирована и подписана, программа заблокирует проведение. Решение — согласовать с главным бухгалтером открытие периода либо оформить ордер текущей датой с пояснительной записью в комментарии.
Третья ошибка — дублирование ордеров. Пользователь создаёт ПКО вручную, не заметив, что оплата уже оформлена на основании реализации. В результате задолженность покупателя закрывается дважды, а в кассе появляется лишнее поступление. Перед созданием ордера проверяйте состояние расчётов по контрагенту.
Ограничения и меры предосторожности
Кассовая дисциплина требует, чтобы нумерация ордеров была непрерывной в течение дня и не содержала пропусков в подшивке. Поэтому ошибочно проведённый ПКО нельзя просто удалить: правильный путь — распровести документ, пометить на удаление и при необходимости создать корректный ордер. В некоторых организациях удаление кассовых документов вообще запрещено настройками — это нормальная практика.
Не изменяйте ордера прошлых дат, по которым сформирована и подписана кассовая книга, без согласования с бухгалтерией. Любая правка изменит остаток кассы на ту дату, и все последующие листы книги могут «разойтись». Если ошибка обнаружена поздно, оформляйте исправление текущей датой через сторнирующую операцию.
При работе с реальной базой помните: проведение ПКО сразу влияет на остаток денег в кассе и на расчёты с контрагентами. Если вы осваиваете программу, потренируйтесь на копии базы или учебной версии — это исключит порчу рабочих данных.
FAQ: ответы на частые вопросы
Почему в меню нет пункта «Кассовые документы»?
Скорее всего, у вашей учётной записи нет роли кассира или бухгалтера, либо раздел скрыт настройками навигации. Проверьте команду «Настройка навигации» в меню раздела и обратитесь к администратору для выдачи прав. Как временный вариант документ можно открыть через «Все функции» → «Документы» → «Приходный кассовый ордер».
Можно ли открыть уже созданный ПКО для просмотра?
Да. Откройте журнал «Кассовые документы», найдите нужный ордер по номеру, дате или контрагенту через поиск и дважды щёлкните по строке. Если документов много, используйте отбор по виду документа и периоду — это сократит список до нужных записей.
Как открыть печатную форму ордера КО-1?
Откройте проведённый ПКО и нажмите кнопку «Печать» — в списке будет «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Если печатной формы нет, проверьте, что документ проведён: у непроведённых документов печать часто недоступна. Сумма прописью формируется автоматически из поля суммы.
Что делать, если ордер не проводится из-за лимита кассы?
Сообщение о превышении лимита означает, что после поступления остаток кассы станет выше установленного. Варианты: сдать излишек в банк расходным ордером на объявление о взносе наличными, либо согласовать с руководством пересмотр лимита. Игнорировать лимит не стоит — это нарушение кассовой дисциплины.
Можно ли создать ПКО с прошлой датой?
Технически — да, если период не закрыт датой запрета редактирования. Но ордер задним числом меняет остаток кассы на ту дату, поэтому кассовую книгу за этот день придётся переформировать. Согласуйте такую операцию с бухгалтерией до проведения документа.
Чем ПКО отличается от документа «Операция по платёжной карте»?
ПКО оформляет поступление наличных в кассу, а операция по платёжной карте — безналичную оплату через терминал с зачислением на расчётный счёт. Это разные документы с разными проводками: путать их нельзя, иначе не сойдутся ни касса, ни эквайринговые отчёты банка.
Что важно запомнить
ПКО открывается из раздела кассовых операций: в Бухгалтерии — «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Поступление», в других конфигурациях — через «Казначейство», «Финансы» или «Деньги». Самый надёжный способ — создать ордер на основании документа-основания. Перед проведением проверьте вид операции и дату, после — запись в кассовой книге и проводки.