Документы и Печать · 11 мин
Кассовая книга из 1С: как распечатать и прошить
Как распечатать кассовую книгу из 1С, пронумеровать, прошить и заверить листы. Пошаговая инструкция прошивки, требования к оформлению и типичные ошибки.
Кассовая книга, сформированная в 1С, ведётся в электронном виде ежедневно, но по итогам года (или при закрытии книги раньше) её листы распечатывают, нумеруют, прошивают и заверяют подписью руководителя и печатью. Указание ЦБ № 3210-У допускает ведение кассовой книги на бумаге или в электронном виде, но в обоих случаях итоговый бумажный экземпляр должен быть прошит и опломбирован подписями.
На практике бухгалтеры чаще всего формируют книгу в 1С:Бухгалтерии или 1С:Управление нашей фирмой, выводят отчёт «Кассовая книга» за период, распечатывают листы и дальше работают руками: нумеруют, прошивают нитью, заклеивают концы шнура бумажной полоской с надписью о количестве листов. Именно эта ручная часть вызывает больше всего вопросов: какой стороной печатать, сколько проколов делать, как оформить заверительную надпись.
Ниже — полный порядок действий от настройки печати в 1С до готовой прошитой книги, а также типичные ошибки, из-за которых книгу могут не принять при проверке или при передаче дел новому бухгалтеру.
Подготовка кассовой книги к печати в 1С
Перед печатью убедитесь, что все кассовые документы за период проведены: приходные и расходные кассовые ордера, выдачи подотчёт, взносы и снятия с расчётного счёта. Непроведённые документы не попадут в книгу, и после прошивки придётся либо перепечатывать всё заново, либо оформлять исправления, что на прошитом документе крайне нежелательно.
В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» или сразу отчёт «Кассовая книга» (раздел «Операции» → «Отчёты» либо «Банк и касса» → «Кассовая книга» в зависимости от версии). Укажите период — как правило, календарный год или период с начала ведения книги. Если в организации несколько касс (например, обособленные подразделения), выберите нужную кассу — для каждой формируется отдельная книга.
Проверьте совпадение остатков: конечный остаток на последний день в отчёте должен совпадать с остатком по счёту 50 в оборотно-сальдовой ведомости. Расхождение означает ошибку в документах (дубли, непроведённые ордера, ручные операции), и печатать книгу до устранения причины нельзя.
Настройка печати и вывод листов
Отчёт «Кассовая книга» в 1С формирует листы в установленной форме: каждый лист содержит записи за один день (при большом количестве операций — за день может быть несколько страниц), с переносом остатка на начало и подсчётом итогов за день. Печатайте на листах формата А4 в книжной ориентации — это стандартный вид, принимаемый при проверках.
Печатайте в один экземпляр на обычной офисной бумаге плотностью от 80 г/м². Слишком тонкая бумага просвечивает и рвётся при прошивке, слишком плотная плохо пробивается иглой и даёт толстый неудобный том. Перед печатью всего пакета выведите пробные 2–3 листа и проверьте: не обрезаются ли поля, видны ли все графы, корректно ли отображаются подписи и печатаемые ФИО.
Настройка полей и масштаба
Если при печати таблица обрезается справа, зайдите в настройки страницы диалога печати 1С и уменьшите масштаб до 90–95% или уменьшите поля до 10–15 мм. Не используйте масштаб ниже 80% — мелкий шрифт затрудняет чтение и может вызвать замечания при проверке.
Титульный лист
Стандартный отчёт 1С не всегда выводит обложку. Если титульный лист нужен, его оформляют вручную: указывают наименование организации, ИНН, период ведения книги и наименование документа «Кассовая книга». Это не строго регламентированный элемент, но он упрощает идентификацию книги в архиве.
Нумерация листов
После печати листы нумеруют сквозной нумерацией начиная с первого. Номер ставят в верхнем правом углу каждого листа арабскими цифрами, ручкой с чёрными или синими чернилами либо нумератором. Титульный лист обычно включают в общую нумерацию.
Нумерация должна быть непрерывной: пропуск номера или дубль — формальный дефект, который придётся объяснять. Если обнаружили ошибку до прошивки — просто перенумеруйте листы заново, пока ничего не сшито. После прошивки исправить нумерацию без разборки книги невозможно.
Посчитайте итоговое количество листов дважды — именно это число будет указано в заверительной надписи на обороте. Ошибка в количестве листов в надписи — одна из самых частых причин замечаний.
- 1Сформируйте отчёт «Кассовая книга» в 1С за нужный период и сверьте остатки с ОСВ по счёту 50
- 2Распечатайте листы на бумаге А4, проверив пробные страницы на обрезку полей
- 3Пронумеруйте все листы сквозной нумерацией в правом верхнем углу
- 4Сложите листы ровно, выровняйте по левому краю и скрепите зажимами
- 5Сделайте 2–3 прокола шилом и прошейте нитью, выведя концы на оборот
- 6Заклейте узел бумажной полоской с надписью о количестве листов, подписью и печатью
Как правильно прошить кассовую книгу
Сложите листы стопкой, выровняйте по левому краю и верху, зафиксируйте канцелярскими зажимами, чтобы стопка не «ехала». На левом поле, отступив 1,5–2 см от края, наметьте точки проколов: для стопки до 100–150 листов достаточно двух проколов (верхний и нижний), для толстого тома — три-четыре на равном расстоянии.
Проколы делают шилом или толстой иглой. Если листов много, пробивайте стопку частями по 30–50 листов, предварительно отметив точки на каждой части, либо используйте дырокол с длинной иглой. Не пользуйтесь степлером и не сшивайте книгу металлическими скобами — скрепки и скобы при прошивке документов не применяются, со временем ржавеют и повреждают бумагу.
Прошивают прочной нитью: капроновой, хлопчатобумажной бухгалтерской нитью или тонким шпагатом. Синтетическая скользкая нить не подходит — узел развязывается. Прошивайте «вперёд иголку» через каждый прокол, затем обратным стежком, чтобы шов был сплошным, затяните равномерно, не перетягивая, чтобы не порвать бумагу. Оба конца нити выведите на оборот последнего листа и свяжите узлом.
Заверительная наклейка
На узел на обороте наклеивают прямоугольную полоску бумаги (примерно 4×8 см) так, чтобы она закрывала узел и концы нити. На полоске пишут: «Прошнуровано и пронумеровано ___ листов», ставят дату, подпись руководителя (или главного бухгалтера — в зависимости от принятого в организации порядка) и оттиск печати так, чтобы часть оттиска попадала на наклейку, а часть — на сам лист. Печать ставится при её наличии; организации, отказавшиеся от печати, ограничиваются подписью.
Как проверить результат
Листы держатся плотно, нить не провисает, книга раскрывается без разрыва страниц
Листы «гуляют», нить болтается, при перелистывании рвётся бумага у проколов
Все листы пронумерованы по порядку, пропусков и дублей нет
Пропущенные или повторяющиеся номера, номер не читается
Количество листов совпадает с фактическим, есть подпись и печать заходят на наклейку
Число листов не сходится, печать стоит только на наклейке или отсутствует подпись
Остаток на конец периода совпадает с учётными данными
Расхождение остатка по книге и по счёту 50
Особые случаи и альтернативы
Если кассовых операций в году было мало, книга может состоять из нескольких листов — её всё равно прошивают и заверяют по тем же правилам. Нулевую книгу (без операций) обычно не формируют, но при требовании учётной политики можно распечатать титульный лист с отметкой об отсутствии операций.
Альтернатива ручной прошивке — брошюровка на пластиковую или металлическую пружину в копицентре. Формально такой способ не запрещён, но у него есть минус: пружину можно разомкнуть и заменить листы, поэтому при проверках и передаче дел классическая прошивка нитью с наклейкой и печатью вызывает меньше вопросов. Термопереплёт (клеевой) допустим, но заверительную наклейку с подписью и печатью на последнем листе всё равно делают.
Если книга ведётся в нескольких кассах или обособленных подразделениях, каждая книга распечатывается, нумеруется и прошивается отдельно — объединять их в один том нельзя.
Сравнение вариантов
Классический способ: наименьшее число вопросов при проверках, требует аккуратности и времени
Быстро и аккуратно выглядит, но листы теоретически заменяемы — возможны замечания при передаче дел
Прочный том, но без заверительной наклейки с подписью и печатью не считается оформленным
Типичные ошибки при прошивке кассовой книги
Самая частая ошибка — прошивка до сверки остатков. Обнаруженный после прошивки непроведённый ордер вынуждает перепечатывать и перешивать всю книгу. Вторая по распространённости — неверное количество листов в заверительной надписи: считать нужно после окончательной нумерации, а не «по памяти».
Также встречаются: печать, поставленная целиком на наклейке (оттиск должен частично заходить на лист), использование скрепок и степлера вместо нити, отсутствие подписи руководителя, пропуски в нумерации и прошивка книг разных касс одним томом.
Хранение и передача прошитой книги
Прошитая и заверенная кассовая книга хранится в организации вместе с кассовыми документами. Сроки хранения кассовых документов установлены архивными правилами и составляют, как правило, не менее пяти лет; точный срок определяйте по актуальному перечню с учётом того, что при налоговых спорах документы могут понадобиться и дольше.
При смене бухгалтера или кассира книгу передают по акту приёма-передачи с указанием периода, количества листов и состояния прошивки. Нарушенная или переклеенная наклейка при передаче — повод зафиксировать это в акте и провести сверку кассы.
Что важно запомнить
Печатайте книгу из 1С только после полной сверки кассы, нумеруйте листы до прошивки, сшивайте нитью через 2–3 прокола, а узел на обороте закрывайте наклейкой с надписью о количестве листов, подписью и печатью, заходящей на лист.
Частые вопросы
Обязательно ли прошивать кассовую книгу, если она ведётся в 1С электронно?
Если книга ведётся в электронном виде, по итогам года её листы распечатывают и прошивают — требование о прошивке и нумерации относится именно к бумажному экземпляру. Полностью отказаться от бумажной прошитой версии можно только при соблюдении условий электронного документооборота с подписями, что на практике применяют редко.
Сколько проколов делать при прошивке?
Для тонкой книги достаточно двух проколов — в верхней и нижней части левого поля. Для толстого тома делают три-четыре прокола на равном расстоянии, чтобы листы не вырывались при перелистывании.
Можно ли распечатать кассовую книгу с двух сторон листа?
Двусторонняя печать не запрещена, но нежелательна: при прошивке сложнее контролировать целостность листов, а нумерация страниц вместо листов вызывает путаницу в заверительной надписи. Практичнее печатать на одной стороне.
Что писать в заверительной надписи?
Стандартная формулировка: «Прошнуровано и пронумеровано ___ листов», далее — дата, должность и подпись руководителя с расшифровкой, оттиск печати (при наличии) частично на наклейке и частично на листе.
Что делать, если обнаружил ошибку в уже прошитой книге?
Разбирать прошивку и заменять лист нельзя. Корректный путь — перепечатать книгу из 1С после исправления документа и прошить заново с новой заверительной надписью. Старую версию уничтожают по акту, чтобы не было двух экземпляров.
Нужна ли печать организации на кассовой книге?
Если у организации есть печать и она используется в документообороте — оттиск ставят. Организации, официально отказавшиеся от печати, заверяют книгу только подписью руководителя, это не является нарушением.