Как завести договор в 1С:ERP: пошаговая инструкция

Договор в 1С:ERP — это не просто справочная запись, а объект, от которого зависят расчёты с контрагентом, лимиты задолженности, условия оплаты и корректность проводок. Ошибка в карточке договора приводит к тому, что акты и накладные заполняются с неверными условиями, а взаиморасчёты «разваливаются» по отчётам.

Интерфейс и доступные поля зависят от редакции конфигурации и включённых функциональных опций. В статье описан типовой порядок для 1С:ERP Управление предприятием 2: если в вашей базе какого-то пункта нет, проверьте настройки функциональности (раздел «НСИ и администрирование») или обратитесь к администратору системы.

Что нужно подготовить перед заведением договора

Прежде чем создавать договор, убедитесь, что контрагент уже есть в справочнике «Контрагенты» с заполненными ИНН и КПП. Если контрагента нет, создайте его сначала — договор всегда привязан к конкретному контрагенту и партнёру, и поменять эту привязку после ввода документов бывает проблематично.

Также подготовьте реквизиты самого договора: номер и дату по бумажному документу, организацию от вашей стороны, валюту взаиморасчётов, условия оплаты и, если применимо, срок действия. Эти данные понадобятся при заполнении карточки, и собирать их «на лету» неудобно.

Проверьте свои права: для создания договоров пользователю нужна роль, дающая доступ к справочнику договоров (обычно это профили менеджера по продажам, менеджера по закупкам или бухгалтера). Если кнопка «Создать» неактивна — это вопрос к администратору, а не к настройкам договора.

Где находится справочник договоров в 1С:ERP

Договоры с клиентами открываются через раздел «Продажи» → «НСИ продаж» → «Договоры с клиентами». Договоры с поставщиками — через раздел «Закупки» → «НСИ закупок» → «Договоры с поставщиками». Это два разных списка, и выбирать нужный стоит по роли контрагента в конкретной сделке.

Быстрый альтернативный путь — из карточки контрагента: откройте контрагента и перейдите по ссылке «Договоры» в панели навигации. Система покажет только договоры этого контрагента, и новый элемент сразу создастся с подставленным контрагентом.

Если разделов «Продажи» или «Закупки» в интерфейсе нет, скорее всего, отключена соответствующая функциональность. Проверьте в разделе «НСИ и администрирование» настройки «CRM и маркетинг» и «Закупки» — либо попросите администратора включить нужные опции.

Пошаговое создание договора с клиентом

Откройте список «Договоры с клиентами» и нажмите «Создать». Заполните основные поля в следующем порядке: сначала организацию и контрагента (от них зависят остальные настройки), затем реквизиты договора и условия расчётов.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Договоры с клиентами» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, партнёра и контрагента
3. 3
   Введите номер и дату договора по бумажному оригиналу
4. 4
   Задайте валюту взаиморасчётов и порядок оплаты
5. 5
   Выберите вид договора и порядок расчётов (по договорам, по заказам, по накладным)
6. 6
   Установите статус «Действует» и нажмите «Записать и закрыть»
7. 7
   Проверьте, что договор доступен для выбора в заказе или реализации

Поле «Наименование» обычно формируется автоматически из номера и даты, но его можно отредактировать — например, добавить предмет договора для удобства поиска в списке. На учёт наименование не влияет, это чисто рабочее название.

После записи откройте любой тестовый документ (например, начните создавать заказ клиента) и убедитесь, что новый договор подставляется или доступен в списке выбора. Если договора нет в списке — почти всегда причина в статусе «Не согласован» или в несовпадении организации.

Ключевые поля карточки договора и как их заполнять

Блок реквизитов: номер, дата и при необходимости срок действия. Вносите их точно по бумажному или электронному оригиналу — эти данные попадают в печатные формы заказов, счетов и актов. Поле «Срок действия» не обязательно, но заполнение помогает контролировать просроченные договоры.

Блок расчётов: валюта взаиморасчётов и порядок расчётов. Порядок расчётов определяет детализацию взаиморасчётов: «по договору в целом», «по заказам», «по накладным». Выбирайте тот вариант, который соответствует реальной работе: если с клиентом много заказов внутри одного договора и нужно видеть долг по каждому, используйте расчёты по заказам или накладным.

Дополнительно могут быть доступны условия оплаты (график, отсрочка), ограничение суммы задолженности (кредитный лимит) и запрет отгрузки при просрочке. Эти механизмы работают только если включён контроль задолженности в настройках продаж — само по себе заполнение поля в договоре отгрузку не блокирует.

Маршрут решения

Как выбрать порядок расчётов

Один договор — одна поставка, расчёты простыеОставьте расчёты «по договору в целом»

Внутри договора много заказов, нужен долг по каждомуВыберите расчёты «по заказам» или «по накладным»

Компания ведёт учёт в разных валютах с одним клиентомЗаведите отдельный договор на каждую валюту взаиморасчётов

Статусы договора: зачем они нужны

У договора в 1С:ERP есть рабочие статусы: «Не согласован», «Согласован» (или «Действует») и «Закрыт». Пока договор в статусе «Не согласован», он недоступен для выбора в документах — это защита от случайного использования непроверенных условий.

Типовой процесс выглядит так: менеджер создаёт договор в статусе «Не согласован», ответственный сотрудник проверяет условия и переводит его в действующие. Если в вашей компании согласование не требуется, статус можно сменить сразу при создании.

Статус «Закрыт» используйте для завершённых договоров: он убирает их из списков выбора и снижает риск ошибочного указания старого договора в новых документах. Уже проведённые документы при этом не затрагиваются.

Договор с поставщиком: отличия

Договоры с поставщиками заводятся аналогично, но через раздел «Закупки» → «Договоры с поставщиками». Набор полей похож: организация, контрагент, номер, дата, валюта, порядок расчётов. Отличия касаются в основном условий закупки: например, могут быть доступны поля о порядке регистрации цен поставщика.

Если один и тот же контрагент выступает и клиентом, и поставщиком, заведите два отдельных договора — в списках продаж и закупок. Это нормальная практика: взаиморасчёты по продажам и закупкам ведутся раздельно, а сверка выполняется через акты сверки и отчёты по взаиморасчётам.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания договора выполните простую проверку: начните ввод документа (заказ клиента или заказ поставщику) с этим контрагентом и убедитесь, что договор подставляется автоматически или выбирается из списка. Затем откройте отчёт по взаиморасчётам и убедитесь, что договор там отображается без дублей.

Контрольные точки

Как проверить результат

Выбор договора в документе

Норма

Договор виден в списке выбора заказа/накладной

Тревожный признак

Договора нет в списке — проверьте статус и организацию

Отчёт по взаиморасчётам

Норма

Договор отображается одной строкой, без дублей

Тревожный признак

Два похожих договора с разбросанными суммами

Печатная форма

Норма

Номер и дата договора совпадают с оригиналом

Тревожный признак

Реквизиты отличаются или пустые

Если обнаружили дубль договора, не удаляйте его напрямую, если по нему есть документы. Корректный путь — перенести документы на основной договор (если это допустимо методологически) или закрыть дубль и дальше работать с одним элементом. При сомнениях согласуйте действия с бухгалтером или методистом.

Частые вопросы

Можно ли завести договор без контрагента?

Нет, договор в 1С:ERP всегда привязан к контрагенту и партнёру. Сначала создайте контрагента в справочнике «Контрагенты», затем из его карточки или из списка договоров заведите договор — контрагент подставится автоматически.

Почему договор не подставляется в документ?

Чаще всего причины три: статус договора «Не согласован», несовпадение организации в договоре и документе, либо договор заведён не в том списке (например, в договорах с клиентами вместо поставщиков). Проверьте эти три пункта по порядку.

Чем договор отличается от соглашения с клиентом?

Соглашение (типовое или индивидуальное) задаёт торговые условия — цены, скидки, условия оплаты, а договор фиксирует юридические реквизиты и ведёт взаиморасчёты. В зависимости от настроек функциональности учёт может вестись только по соглашениям, только по договорам или по обоим объектам одновременно.

Можно ли изменить договор после проведения документов?

Реквизиты вроде наименования и срока действия менять можно безопасно. Поля, влияющие на расчёты — валюту, порядок расчётов, организацию — менять при незакрытых взаиморасчётах не рекомендуется: корректнее закрыть старый договор и завести новый.

Как закрыть договор, по которому закончились работы?

Откройте карточку договора и установите статус «Закрыт». Проведённые документы и история взаиморасчётов сохранятся, но договор исчезнет из списков выбора в новых документах. Перед закрытием убедитесь, что задолженность по договору погашена.

Нужен ли отдельный договор для каждого заказа?

Нет. Если условия работы с клиентом одинаковые, используйте один договор, а детализацию долгов настройте через порядок расчётов «по заказам». Отдельные договоры заводят при реально разных условиях: другая валюта, другой юридический документ, другие условия оплаты.