Как выписать акт выполненных работ в 1С

Акт выполненных работ — первичный документ, которым исполнитель подтверждает факт оказания услуг заказчику. В программах 1С для этого предусмотрены готовые документы: в 1С:Бухгалтерии это «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги», в Управлении торговлей и Комплексной автоматизации — «Реализация товаров и услуг». Документ не только формирует печатную форму акта, но и создаёт проводки по выручке, начисляет НДС и отражает задолженность покупателя.

Ошибки при оформлении акта приводят к расхождениям во взаиморасчётах, неверному НДС и вопросам при сверке с контрагентом. Поэтому важно правильно выбрать вид документа, заполнить договор и номенклатуру услуги, а после проведения проверить проводки и печатную форму.

Ниже разобран порядок работы в 1С:Бухгалтерии 8.3 как наиболее распространённой конфигурации, а также отличия в Управлении торговлей и особые случаи: УПД, электронный документооборот, акты по договорам в валюте.

Подготовка: что проверить перед созданием акта

До того как выписывать акт, убедитесь, что в базе корректно заведены справочные данные. Карточка контрагента должна содержать актуальные ИНН, КПП и юридический адрес — именно эти данные попадут в печатную форму. Если организация работает по договорам, создайте договор с видом «С покупателем» и проверьте его реквизиты: номер, дату, валюту расчётов.

Услуга должна присутствовать в справочнике «Номенклатура» с типом «Услуга». В карточке услуги важны ставка НДС и счёт доходов — от них зависят проводки документа. Если счета учёта не заполнены в номенклатуре, программа возьмёт их из настроек по умолчанию, что не всегда корректно для разных видов деятельности.

Также проверьте учётную политику организации: метод начисления выручки, применение УСН или общей системы, настройки НДС. Неверно настроенная учётная политика — частая причина неправильных проводок, которые потом приходится исправлять вручную.

Создание акта в 1С:Бухгалтерии 8.3

Откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «Реализация» и в выпадающем списке выберите вид операции «Услуги (акт)». Откроется форма нового документа.

Заполните шапку документа: дату акта (по умолчанию подставляется текущая), организацию, контрагента и договор. Если с контрагентом заключён один договор, он подставится автоматически. Номер документа программа присвоит сама при записи, при необходимости его можно изменить, но делать это без необходимости не стоит — нумерация должна быть сквозной.

В табличной части «Услуги» добавьте строки: выберите номенклатуру-услугу, укажите количество, цену и ставку НДС. Поле «Содержание» заполняется текстом, который попадёт в печатную форму акта, — например, «Оказание консультационных услуг по договору № 12 от 15.01». Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)»
2. 2
   Нажмите «Реализация» → «Услуги (акт)»
3. 3
   Заполните дату, организацию, контрагента и договор
4. 4
   Добавьте услуги в табличную часть, проверьте цены и НДС
5. 5
   Заполните поле «Содержание» для печатной формы
6. 6
   Проведите документ и сформируйте печатную форму кнопкой «Печать»

После заполнения нажмите «Провести». Программа сформирует проводки: Дт 62.01 Кт 90.01 на сумму выручки и Дт 90.03 Кт 68.02 на НДС (при общей системе налогообложения). Проверить проводки можно кнопкой «Дт/Кт» в командной панели документа.

Печатная форма и её настройка

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе. Обычно доступны варианты «Акт об оказании услуг» и «Универсальный передаточный документ (УПД)». Стандартная форма акта содержит реквизиты сторон, перечень услуг, суммы и место для подписей.

Если типовая форма не подходит — например, нужно добавить графу «Период оказания услуг» или изменить текст подписи, — используйте механизм внешних печатных форм (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки»). Для разработки внешней формы потребуются навыки конфигурирования или помощь специалиста.

Документ можно отправить контрагенту на подписание по электронному документообороту прямо из 1С, если подключён сервис ЭДО (кнопка «ЭДО» в документе). Это ускоряет получение подписанного акта и автоматически фиксирует статус подписания.

Акт в Управлении торговлей и Комплексной автоматизации

В конфигурациях «Управление торговлей» и «Комплексная автоматизация» услуги оформляются документом «Реализация товаров и услуг». Откройте раздел «Продажи» → «Реализация товаров и услуг», создайте документ и в табличной части добавьте номенклатуру с типом «Услуга». Программа не будет требовать склад для таких строк — услуги не списываются со склада.

Если в базе включена опция «Заказы клиентов», акт можно создать на основании заказа: откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Все данные — контрагент, договор, состав услуг, цены — перенесутся автоматически, что исключает ошибки ручного ввода.

Печатная форма акта в этих конфигурациях также доступна из документа по кнопке «Печать». Дополнительно здесь можно выписать счёт-фактуру или сформировать УПД, если контрагент работает с электронными документами.

Сравнение вариантов оформления

Акт (услуги)

Подходит для обычного оказания услуг без отгрузки товаров; счёт-фактура выписывается отдельно при необходимости

УПД

Объединяет акт и счёт-фактуру в один документ; удобен при ЭДО и сокращает документооборот, но требует согласия контрагента

Реализация по заказу

Создаётся на основании заказа клиента; исключает расхождения с согласованными условиями, но требует ведения заказов

Проверка результата после проведения

После проведения акта выполните контрольные проверки. Откройте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 62.01 и убедитесь, что задолженность контрагента увеличилась на сумму акта. Затем проверьте проводки самого документа кнопкой «Дт/Кт»: счета доходов и НДС должны соответствовать вашей учётной политике.

Если организация — плательщик НДС, убедитесь, что на основании акта создан документ «Счёт-фактура выданный» (в 1С:Бухгалтерии он создаётся автоматически или по ссылке «Выписать счёт-фактуру»). Отсутствие счёта-фактуры приведёт к незаполненной книге продаж.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Дт 62.01 Кт 90.01 на сумму выручки, НДС на 90.03/68.02

Тревожный признак

Пустые или неверные счета, проводки не сформированы

ОСВ по счёту 62.01

Норма

Дебиторка по контрагенту выросла на сумму акта

Тревожный признак

Сумма не изменилась или отражена по другому контрагенту

Книга продаж

Норма

Счёт-фактура по акту присутствует в книге продаж

Тревожный признак

Записи нет — счёт-фактура не создан или не проведён

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — неверный вид операции документа. Если вместо «Услуги» выбрать «Товары», программа потребует склад и попытается списать номенклатуру, что приведёт к лишним движениям по складским счетам. Всегда проверяйте вид операции до заполнения табличной части.

Вторая распространённая проблема — неправильная ставка НДС в строке услуги. Ставка подставляется из карточки номенклатуры, и если там устаревшее значение, акт уйдёт контрагенту с неверным налогом. Исправление потребует корректировочного документа и уточнённой декларации, если период уже закрыт.

Третья ошибка — дата акта не соответствует периоду оказания услуг. Выручка признаётся датой документа, поэтому акт, выписанный не тем месяцем, искажает налоговую базу периода. Если ошибку обнаружили поздно, используйте документ «Корректировка реализации», а не ручное редактирование проведённого акта в закрытом периоде.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выписать акт без договора с контрагентом?

Технически документ проведётся и без договора, если в настройках не включён обязательный контроль договоров. Однако в печатной форме не будет ссылки на договор, а в учёте расчёты не будут детализироваться. Рекомендуется всегда создавать договор — это упрощает сверки и анализ задолженности.

Как выписать акт по договору в валюте?

В договоре укажите валюту расчётов, а в акте — курс на дату документа (обычно программа подставляет курс ЦБ автоматически). Проводки сформируются в рублях по курсу на дату акта, а при оплате возникнет курсовая разница, которую программа рассчитает сама.

Чем акт отличается от УПД и что лучше использовать?

УПД объединяет акт и счёт-фактуру в одном документе со статусом «1». Это сокращает документооборот и удобно при ЭДО. Если контрагент принимает УПД, используйте его; если требует отдельные документы — выписывайте акт и счёт-фактуру раздельно.

Как исправить ошибку в уже проведённом акте?

Если период открыт и отчётность не сдана, можно отредактировать и перепровести сам документ. Если период закрыт, создайте документ «Корректировка реализации» с видом «Корректировка по согласованию сторон» — он сформирует исправительные проводки и корректировочный счёт-фактуру.

Почему в печатной форме акта не выводится содержание услуги?

Поле «Содержание» в строке табличной части заполняется из карточки номенклатуры или вручную. Если оно пустое, в печатную форму попадёт только наименование номенклатуры. Заполните содержание в документе и пересформируйте печатную форму.

Можно ли выписать акт на основании счёта на оплату?

Да. Откройте документ «Счёт на оплату покупателю» и нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные)». Контрагент, договор и состав услуг перенесутся автоматически, останется проверить даты и провести документ.