Как загрузить договор в 1С:Документооборот

Загрузка договора в 1С:Документооборот — базовая операция, с которой начинается работа с любым контрагентом в системе. Под «загрузкой» обычно понимают создание карточки внутреннего (или входящего) документа вида «Договор», прикрепление к ней файла скана или электронного документа и заполнение обязательных реквизитов: контрагента, суммы, сроков действия и ответственного.

Точный порядок действий зависит от того, какой документ вы загружаете: подписанный скан от контрагента, проект договора, который ещё нужно согласовать, или файл, полученный по электронному документообороту (ЭДО). В каждом случае логика одна — сначала создаётся карточка документа, затем к ней прикрепляется файл, после чего документ регистрируется и при необходимости отправляется на согласование.

Ниже разобраны основные сценарии для типовой конфигурации 1С:Документооборот (интерфейс «Такси»). Названия команд в вашей базе могут незначительно отличаться в зависимости от версии и настроек, но общая логика сохраняется.

Подготовка: что проверить перед загрузкой договора

Прежде чем создавать карточку, убедитесь, что в системе есть необходимые справочные данные. Контрагент должен быть заведён в справочнике «Контрагенты»: если его нет, создайте запись заранее или прямо из карточки документа, если у вас есть соответствующие права. Также проверьте, что в справочнике «Виды внутренних документов» существует вид «Договор» (или аналогичный — «Договор поставки», «Договор оказания услуг») и что он доступен для вашей роли.

Подготовьте сам файл договора. Система принимает распространённые форматы: PDF, DOC/DOCX, сканы в JPEG, PNG, TIFF. Практическое ограничение — размер файла: в большинстве баз действует лимит, заданный администратором (часто 20–50 МБ). Если скан «весит» больше, сожмите его до разумного качества, при котором текст остаётся читаемым.

Отдельно проверьте права доступа. Если кнопка «Создать» в разделе документов неактивна или нужный вид документа не отображается в списке выбора, обратитесь к администратору системы — самостоятельно это не решается.

Создание карточки договора

Откройте раздел «Документы и файлы» (в некоторых версиях — «Документы») и перейдите в список «Внутренние документы». Нажмите кнопку «Создать» и в выпадающем списке выберите вид документа «Договор». Если видов много, воспользуйтесь поиском по названию.

Заполните обязательные поля карточки (они отмечены красным или подчёркнуты — система не даст зарегистрировать документ без них):

• Заголовок — краткое название, например «Договор поставки № 45 от 12.03 с ООО "Вектор"»;
• Контрагент — выберите из справочника;
• Сумма и валюта — если реквизиты включены для данного вида документа;
• Срок действия — даты начала и окончания договора;
• Ответственный — подставляется автоматически, при необходимости измените;
• Подразделение, гриф доступа, вопрос деятельности — по настройкам вашей базы.

На этом этапе карточку можно просто записать кнопкой «Записать и закрыть» — документ сохранится в статусе «Проект» (или «Не зарегистрирован»). Регистрационный номер он получит позже, при явной регистрации.

Прикрепление файла договора

Есть три рабочих способа загрузить файл в карточку документа. Первый — из формы документа: на закладке «Файлы» нажмите «Добавить» → «Из файла на диске» и выберите документ в проводнике. Второй — перетаскивание: в списке внутренних документов просто перетащите файл мышью на нужную строку, система сама предложит создать файл в карточке. Третий — массовая загрузка через команду «Загрузить файлы» в разделе «Файлы», когда сначала загружается пачка файлов, а потом каждый связывается с карточкой.

Если договор состоит из нескольких частей (основной текст, приложения, спецификации), прикрепляйте все файлы к одной карточке. Файл, который является основным текстом договора, пометьте как основной или назовите понятно — это упростит работу согласующих.

1. 1
   Откройте «Документы и файлы» → «Внутренние документы» → «Создать» → вид «Договор»
2. 2
   Заполните обязательные реквизиты: заголовок, контрагент, сроки, сумма
3. 3
   На закладке «Файлы» добавьте файл договора с диска или перетащите его в карточку
4. 4
   Нажмите «Зарегистрировать» — документ получит номер
5. 5
   Запустите согласование или утверждение, если это требуется процессом

Регистрация документа и нумерация

Пока документ не зарегистрирован, он существует в системе как черновик без номера. Для регистрации нажмите в карточке кнопку «Зарегистрировать» — система присвоит номер по нумератору, настроенному для данного вида документов (обычно в номер входят индекс подразделения, код вида документа и порядковый номер).

Если договор уже имеет номер, присвоенный контрагентом или полученный на бумаге, внесите его в поля «Исходящий номер» / «Номер контрагента» (названия зависят от настройки), а внутренний регистрационный номер система присвоит свой. Не пытайтесь вручную править автоматический регистрационный номер — это нарушит нумерацию.

После регистрации проверьте, что документ отображается в списке с номером и датой регистрации. Если регистрация недоступна (кнопка неактивна), чаще всего не заполнен обязательный реквизит — система подсветит, какой именно.

Загрузка договора, полученного по ЭДО

Если ваша база интегрирована с оператором электронного документооборота, договор от контрагента приходит автоматически в раздел «Входящие документы ЭДО» (или аналогичный). В этом случае создавать файл вручную не нужно: откройте входящее сообщение, нажмите «Создать документ» — система сформирует карточку внутреннего документа и прикрепит файл с электронной подписью контрагента.

Проверьте, что реквизиты (контрагент, сумма, номер) распознались корректно — механизмы автозаполнения работают по формализованным данным и могут ошибаться на нестандартных документах. Документ, полученный по ЭДО, юридически равнозначен бумажному при наличии действующей квалифицированной подписи, поэтому скан дополнительно загружать не требуется.

Запуск согласования и утверждения

Загруженный проект договора обычно требуется согласовать. В карточке документа нажмите кнопку запуска процесса — «Согласование», «Утверждение» или «Запустить в обработку» (зависит от настройки). Если для вида «Договор» настроен типовой маршрут, система сама предложит список согласующих; иначе выберите их вручную.

Перед запуском убедитесь, что файл прикреплён и открывается: согласующие видят именно файлы карточки, и пустая карточка вернётся к вам с замечанием. После завершения согласования документ обычно переводится в состояние «Утверждён» или «Действует», а при подписании — прикладывается подписанный скан или файл ЭДО.

Проверка результата и типичные ошибки

Признаки корректно загруженного договора: карточка есть в списке внутренних документов, у неё присвоен регистрационный номер, файл открывается на просмотр прямо из системы, документ находится поиском по контрагенту и по номеру. Дополнительно проверьте, что договор виден в карточке контрагента на закладке связанных документов.

Если файл загрузился, но не открывается на просмотр, проверьте формат: встроенный просмотр поддерживает не все типы файлов. В этом случае файл можно открыть кнопкой «Открыть» с сохранением на диск или «Редактировать» — он откроется в установленном на компьютере приложении.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли загрузить договор простым перетаскиванием файла в программу?

Да. В списке «Внутренние документы» перетащите файл мышью в окно программы — система предложит создать новый документ с этим файлом или добавить файл к существующей карточке. После этого останется выбрать вид «Договор» и заполнить реквизиты.

Что делать, если вида документа «Договор» нет в списке?

Либо вид отключён в настройках, либо у вас нет прав на его создание. Проверьте справочник «Виды внутренних документов» (если он вам доступен) и обратитесь к администратору: включить вид документа и назначить права может только пользователь с административными полномочиями.

Как заменить файл договора на новую редакцию?

Не создавайте новую карточку. Откройте существующий документ, на закладке «Файлы» выделите файл и используйте команду «Обновить из файла на диске» — система сохранит новую версию, а история изменений останется. Если версионирование включено, предыдущая редакция будет доступна в истории версий.

Нужно ли загружать скан, если договор получен по ЭДО?

Нет. Файл, полученный по электронному документообороту и подписанный действующей квалифицированной электронной подписью, юридически равнозначен бумажному оригиналу. Дополнительный скан имеет смысл прикладывать только как удобную для просмотра копию, но обязательным это не является.

Файл не загружается, система выдаёт ошибку. В чём причина?

Наиболее частые причины: превышен лимит размера файла, установленный администратором; файл открыт и заблокирован другой программой; недостаточно места в хранилище файлов. Закройте файл, уменьшите его размер (например, пересохраните скан с меньшим разрешением) и повторите попытку. Если ошибка сохраняется — передайте текст ошибки администратору.

Можно ли загрузить сразу несколько договоров пакетом?

Да, через команду «Загрузить файлы» в разделе «Файлы» можно перенести в систему папку с документами. Однако карточки с реквизитами для каждого договора придётся создавать и связывать с файлами вручную — автоматического распознавания реквизитов при простой загрузке файлов в типовой конфигурации нет.