Как выставить счет в 1С:Фреш

Счет на оплату — один из самых частых документов в работе с покупателями: он фиксирует состав заказа, сумму и реквизиты для оплаты. В облачном сервисе 1С:Фреш счет выставляется за пару минут, но у новичков часто возникают вопросы: где находится нужный документ, как подтянуть реквизиты организации, как отправить счет клиенту и как потом связать его с оплатой и отгрузкой.

Инструкция ниже ориентирована на типовые прикладные решения, доступные в 1С:Фреш, — «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление нашей фирмой». Интерфейс разных конфигураций немного отличается, но логика действий одинакова: создать документ, заполнить контрагента и позиции, проверить реквизиты, распечатать или отправить. Перед началом работы убедитесь, что в вашем тарифе 1С:Фреш доступна нужная конфигурация и у пользователя есть права на создание документов продажи.

Что подготовить перед выставлением счета

Чтобы счет сформировался корректно и без ручных правок, заранее проверьте три вещи. Во-первых, карточку вашей организации: ИНН, КПП, адрес и особенно банковские реквизиты — именно они попадут в печатную форму счета. В 1С:Фреш реквизиты хранятся в разделе «Главное» → «Реквизиты организации» (в Бухгалтерии) или в карточке организации в разделе «Компания» (в УНФ).

Во-вторых, карточку контрагента-покупателя. Если клиент новый, создайте его заранее и заполните ИНН — программа автоматически подтянет наименование и адрес по данным ФНС. В-третьих, номенклатуру: товары и услуги, которые вы продаете, должны быть заведены в справочник с ценами и ставками НДС. Это избавит от ручного ввода цен в каждом счете и снизит риск арифметических ошибок.

Пошаговое создание счета на оплату

Основной сценарий в «1С:Бухгалтерии 8» через 1С:Фреш выглядит так. Откройте раздел «Продажи» → «Счета покупателям» и нажмите кнопку «Создать». В шапке документа укажите организацию (если их несколько), контрагента и договор — программа подставит договор по умолчанию, если он заведен в карточке клиента.

Далее заполните табличную часть: нажмите «Добавить» или «Подбор», выберите номенклатуру, укажите количество и цену. Сумма и НДС рассчитаются автоматически по ставке из карточки товара. Если нужно, добавьте скидку или измените цену вручную — итог пересчитается. Проверьте поле «Счет на оплату действителен до», если ваша конфигурация его поддерживает: это задает срок резервирования или актуальности цен.

Нажмите «Записать», затем «Провести» (или просто «Провести и закрыть»). Счету автоматически присвоится номер по нумератору вашей организации. На этом документ готов — осталось передать его клиенту.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета покупателям» → «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента и договор
3. 3
   Добавьте товары или услуги через «Добавить» или «Подбор»
4. 4
   Проверьте цены, НДС и итоговую сумму
5. 5
   Проведите документ и отправьте печатную форму клиенту

Особенности счета в «1С:Управление нашей фирмой»

В УНФ счет на оплату находится в разделе «Продажи» → «Счета на оплату». Отличие от Бухгалтерии в том, что здесь счет теснее связан с заказом покупателя: если заказ уже создан, счет удобнее вводить на его основании — вся номенклатура и суммы подтянутся автоматически, а связь документов сохранится в цепочке.

В УНФ также доступны типы счетов: счет на оплату и счет-заказ, объединяющий заказ и счет. Для типовой продажи с предоплатой используйте обычный счет на оплату. Обратите внимание на поле «Банковский счет» в документе — если у организации несколько расчетных счетов, выберите тот, на который ожидаете оплату, иначе в печатную форму попадет счет по умолчанию.

Печать и отправка счета клиенту

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Счет на оплату». Программа сформирует документ с реквизитами сторон, таблицей позиций, итоговой суммой прописью и блоком подписей. В облачном 1С:Фреш печатная форма открывается в браузере — ее можно сохранить в PDF, отправить на принтер или сразу переслать клиенту.

Для отправки по электронной почте используйте кнопку «Отправить» → «По электронной почте», если в программе настроена учетная запись почты. Вложение сформируется в PDF автоматически. Если почта не настроена, сохраните PDF и отправьте его из своего почтового клиента. Подпись и печать на счете не обязательны по закону, но многие покупатели просят подписанный документ — в типовых формах предусмотрены поля для руководителя или уполномоченного лица.

Если клиенты регулярно просят счет с печатью и подписью, один раз загрузите изображения подписи и печати в настройки печатных форм организации — тогда они будут подставляться в документы автоматически, и не придется распечатывать счет ради одной отметки.

Контроль оплаты и дальнейшие документы

Выставленный счет не закрывается сам по себе — оплату нужно зарегистрировать. Когда деньги поступят на расчетный счет, загрузите выписку банка (в 1С:Фреш доступен обмен с банками через 1С:ДиректБанк или загрузка файла из клиент-банка). Программа сопоставит платеж со счетом по контрагенту и сумме, и в списке счетов появится отметка об оплате.

На основании оплаченного счета создайте документ реализации: «Реализация (акты, накладные, УПД)» в Бухгалтерии или «Расходную накладную» в УНФ. Ввод на основании гарантирует, что состав и суммы совпадут со счетом, а в учете корректно отразится зачет аванса. Проверить состояние расчетов по конкретному клиенту можно в отчете «Задолженность покупателей» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62».

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус счета в списке документов

Норма

Отображается оплата (полная или частичная)

Тревожный признак

Оплата есть в выписке, но к счету не привязана

Печатная форма

Норма

Корректные реквизиты, итоговая сумма совпадает с договоренностью

Тревожный признак

Устаревший банковский счет, неверный ИНН контрагента

Цепочка документов

Норма

Счет → оплата → реализация связаны между собой

Тревожный признак

Реализация создана отдельно, аванс не зачтен

Типичные ошибки при выставлении счетов

Чаще всего проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за незаполненных справочников. Если в печатной форме пустые реквизиты или неверный расчетный счет — причина почти всегда в карточке организации. Если НДС считается не так, как ожидалось, проверьте ставку в карточке номенклатуры и настройку налогообложения организации (ОСНО или УСН): при упрощенке счет обычно выставляется «Без налога (НДС)».

Вторая группа ошибок — работа без связи документов. Когда реализацию создают «с нуля», а не на основании счета, суммы могут разойтись, а аванс останется незачтенным, что исказит задолженность и отчетность. Третья типичная ситуация — дубли контрагентов: один и тот же клиент заведен дважды с разным написанием имени, из-за чего оплата попадает на одного, а счет висит на другом.

Если счет нужно изменить или аннулировать

До оплаты счет можно свободно редактировать: откройте документ, внесите изменения и проведите заново. Помните, что номер и дата при этом не изменятся, поэтому клиенту нужно отправить актуальную версию и предупредить его, иначе он может оплатить по старым данным. Если счет выставлен ошибочно и оплачиваться не будет, пометьте его на удаление — при этом проследите, чтобы по нему не было связанных оплат и реализаций.

Если по счету уже прошла оплата, удалять его нельзя: сначала разберитесь с платежом — верните деньги или перенесите их на другой документ. В спорных ситуациях (частичная оплата, изменение состава после аванса) корректнее выставить новый счет на разницу, чем править старый, по которому уже идут движения денег.

Частые вопросы

Можно ли выставить счет в 1С:Фреш с телефона?

Да, сервис работает в браузере, поэтому базовые операции доступны с планшета и смартфона. Однако для удобной работы с табличными частями и печатными формами лучше подходят десктоп или ноутбук. В УНФ также существует мобильное приложение с ограниченным набором функций.

Обязательно ли нумеровать счета подряд?

Жесткого требования законодательства к нумерации счетов на оплату нет — это внутренний документ. Программа присваивает номера автоматически по сквозной нумерации в пределах периода. Менять нумерацию вручную не рекомендуется, чтобы не было дублей и пропусков.

Как выставить счет в валюте?

Создайте с контрагентом договор в нужной валюте и выберите его в счете — программа пересчитает суммы по курсу на дату документа. Убедитесь, что в настройках включен учет по валютным договорам, а курсы валют загружаются автоматически.

Чем счет на оплату отличается от счета-фактуры?

Счет на оплату — коммерческий документ, запрос на предоплату, он не влияет на налоги. Счет-фактура — налоговый документ для НДС, который оформляется по факту отгрузки или аванса. В 1С это разные документы, и счет-фактура создается на основании реализации или поступления оплаты.

Клиент просит счет с QR-кодом для оплаты — это возможно?

В типовых формах такой возможности по умолчанию нет. QR-код для оплаты формируется по стандарту, который поддерживают банки; обычно его добавляют через внешние печатные формы или сервисы банка. Уточните у своего банка формат строки для генерации кода.

Почему в счете не отображается НДС, хотя организация на ОСНО?

Проверьте ставку НДС в карточке номенклатуры и в строке документа — возможно, там стоит «Без НДС». Также проверьте настройку учетной политики организации: если применяется УСН или освобождение по статье 145 НК, программа корректно не выделяет налог.