Документы и Печать · 12 мин
Как выставить акт выполненных работ в 1С
Пошаговая инструкция, как выставить акт выполненных работ в 1С: создание документа, заполнение табличной части, подпись, ЭДО и исправление ошибок.
Акт выполненных работ — это документ, которым исполнитель подтверждает факт оказания услуг или выполнения работ заказчику. В программах 1С он оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» в редакции «Акт» либо документом «Оказание услуг» — в зависимости от конфигурации и того, как именно компания оказывает услуги. Правильно выставленный акт формирует выручку, закрывает взаиморасчёты с покупателем и служит основанием для счёта-фактуры.
Ниже разобраны типовые действия в 1С:Бухгалтерии 8 и 1С:Управление торговлей / ERP: от подготовки договора до отправки документа контрагенту через ЭДО. Точные названия команд могут незначительно отличаться между версиями конфигураций, но логика документооборота везде одинаковая.
Подготовка: что проверить до создания акта
Прежде чем выставлять акт, убедитесь, что в базе корректно заведены справочные данные. Контрагент должен быть создан с актуальными реквизитами: наименованием, ИНН, КПП, юридическим адресом. Если реквизиты устарели, исправьте их в карточке контрагента до проведения документа — после отправки акта контрагенту исправлять данные придётся через корректировочные документы.
Второй обязательный элемент — договор с покупателем. В карточке договора проверьте вид договора («С покупателем»), валюту расчётов и порядок расчётов (по договору в целом или по заказам/счетам). От этих настроек зависит, как программа будет закрывать взаиморасчёты и какие документы-основания сможет подставить.
Также проверьте номенклатуру услуг: у позиции должен быть тип «Услуга», заполнены единица измерения, ставка НДС и счёт учёта доходов. Если услуга оформлена как «Товар», акт проведётся некорректно — программа попытается списать позицию со склада, чего для услуг быть не должно.
Создание акта вручную в 1С:Бухгалтерии
Основной способ — документ «Реализация (акты, накладные, УПД)». Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать» → «Реализация (услуги)» либо выберите вид операции «Услуги (акт)». Программа откроет форму нового документа.
Заполните шапку документа: контрагент, договор, организация (если в базе их несколько), дата акта. Дата должна соответствовать фактической дате оказания услуг — от неё зависит период отражения выручки и НДС. Номер документа программа присвоит автоматически при записи, при необходимости его можно изменить вручную в пределах нумерации.
В табличной части добавьте строки с услугами: выберите номенклатуру, укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически. Если услуг несколько, каждую добавляйте отдельной строкой — не объединяйте разные работы в одну позицию «прочие услуги», это затрудняет проверку документа заказчиком и налоговый учёт.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом «Услуги (акт)»
- 2Заполните контрагента, договор, организацию и дату акта
- 3Добавьте в табличную часть услуги с количеством, ценой и ставкой НДС
- 4Проверьте счета учёта по кнопке или гиперссылке настроек счетов
- 5Проведите документ и сформируйте печатную форму акта
- 6Отправьте акт контрагенту на подпись — на бумаге или через ЭДО
Выставление акта на основании других документов
На практике акт редко создаётся «с нуля» — чаще он вводится на основании уже оформленных документов. Это снижает количество ошибок, потому что контрагент, договор, цены и состав услуг подставляются автоматически.
На основании счёта на оплату
Если покупателю ранее выставлялся счёт, откройте его и нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Программа перенесёт в акт состав позиций, цены и реквизиты договора. Останется проверить дату и при необходимости скорректировать количество — например, если услуги оказаны частично.
На основании заказа покупателя (УТ, ERP, КА)
В торговых конфигурациях акт обычно создаётся на основании заказа покупателя или соглашения. Откройте заказ, нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг» и в документе выберите вариант оформления «Акт». Система проверит, что по заказу ещё не оформлена реализация в полном объёме, и предложит распределить остатки.
Массовое оформление по нескольким заказам
Если услуги оказываются регулярно (например, ежемесячное абонентское обслуживание), в УТ и ERP есть рабочие места оформления реализаций по распоряжениям. Там можно выбрать несколько заказов одного контрагента и сформировать акты пакетно. Это удобно при большом документообороте и исключает пропуск незакрытых заказов.
Сравнение способов создания акта
Подходит для разовых услуг без предварительных документов. Ограничение: все данные вводятся вручную, выше риск ошибки в ценах и реквизитах.
Оптимально при предоплатной схеме: цены и состав подставляются из счёта. Ограничение: требует, чтобы счёт был выставлен заранее.
Подходит для торговых конфигураций и регулярных поставок услуг. Ограничение: требует дисциплины оформления заказов менеджерами.
Проверка проводок и счетов учёта
После заполнения, но до отправки контрагенту проверьте, какие проводки сформирует документ. Нажмите кнопку показа проводок (Дт/Кт) в проведённом документе. Типовая картина для услуг: дебет счёта расчётов с покупателями (62.01) и кредит счёта выручки (90.01.1), отдельной строкой — НДС (90.03 / 68.02). Если расчёты в валюте, добавятся курсовые переоценки.
Если от покупателя ранее поступала предоплата, проверьте, что аванс зачёлся: в проводках должна появиться запись по дебету 62.02 и кредиту 62.01. Если зачёта нет — откройте настройки документа и убедитесь, что способ зачёта авансов установлен в «Автоматически», а сам аванс отражён по этому же договору.
Расхождения в счетах учёта обычно возникают из-за неверно заполненной номенклатуры: у услуги не указана статья доходов или выбран неправильный счёт. Исправляйте это в карточке номенклатуры или непосредственно в документе до его отправки контрагенту.
Как проверить результат
Дт 62.01 — Кт 90.01.1 на сумму акта, НДС выделен отдельной проводкой
Проводок нет, счета пустые или выручка попала не на тот счёт
Предоплата по договору уменьшила задолженность покупателя
Аванс висит на 62.02, а акт сформировал новый долг на 62.01
Реквизиты сторон, номер, дата, состав услуг и итоговая сумма совпадают с договорённостями
Устаревшие реквизиты контрагента, неверная ставка НДС или дата
Печать, подписание и отправка акта контрагенту
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе. В 1С:Бухгалтерии доступны формы «Акт об оказании услуг» и «Акт (внешний)» — если ваша компания использует собственный шаблон, он подключается как внешняя печатная форма. Проверьте, что в форму выводятся подписи ответственных лиц: они берутся из настроек организации и карточек физических лиц.
Более удобный путь — электронный документооборот. Если в базе настроен обмен ЭДО (через операторов, подключаемых из 1С, или сервис 1С-ЭДО), в документе появится команда «ЭДО» → «Отправить». Акт уходит контрагенту в формате электронного документа, подписывается с обеих сторон квалифицированной подписью и имеет юридическую силу без бумажного дубля.
Статус обмена виден прямо в документе: «Отправлен», «Доставлен», «Подписан контрагентом». Не считайте акт исполненным, пока не получен подписанный ответ — при спорах с заказчиком именно подписанный обеими сторонами документ подтверждает факт оказания услуг.
Исправление и аннулирование акта
Если ошибка обнаружена до подписания актом контрагентом, документ можно просто отредактировать и перепровести. Измените данные, перепроведите документ и отправьте актуальную версию. В ЭДО при этом формируется новая версия электронного документа.
Если акт уже подписан обеими сторонами, прямое редактирование недопустимо. В этом случае оформляется документ «Корректировка реализации» с видом «Исправление» (при ошибке в данных) или «Корректировка по согласованию сторон» (при изменении цены или объёма по договорённости). На основании исправления программа сформирует корректировочный счёт-фактуру и сторнирующие проводки.
Полный отказ от услуг оформляется корректировкой до нуля или документом возврата — в зависимости от конфигурации и момента отказа. Не удаляйте и не помечайте на удаление проведённый акт, по которому уже сформирован счёт-фактура и отражён НДС: это нарушит последовательность учёта и приведёт к расхождениям в декларации.
Особые сценарии: акты по агентским договорам и в валюте
При работе по агентской схеме акт оформляется иначе: принципалу выставляется «Отчёт комитенту (принципалу) о продажах», а не обычная реализация. Этот документ одновременно фиксирует и продажу услуг принципала, и агентское вознаграждение. Выставлять вместо него стандартный акт нельзя — нарушится учёт вознаграждения и НДС по агентской схеме.
При расчётах в валюте или условных единицах сумма акта пересчитывается в рубли по курсу на дату документа. Проверьте, что курс в информационной базе актуален на дату акта — программа берёт его из регистра курсов валют. При расхождении курса на дату оплаты и дату акта возникают курсовые (суммовые) разницы, которые программа отражает автоматически при проведении поступления оплаты.
Если акты выставляются ежемесячно по одним и тем же контрагентам, настройте типовую операцию или используйте копирование документа прошлого месяца с последующей сменой даты и проверкой сумм. Это быстрее ручного ввода и снижает риск расхождений в реквизитах.
Что важно запомнить
Акт выполненных работ создаётся документом реализации с видом «Услуги (акт)» — вручную или на основании счёта либо заказа. Перед отправкой проверьте реквизиты сторон, дату, счета учёта и зачёт авансов. Подписанный акт исправляется только корректировочным документом, а самый надёжный способ обмена — ЭДО с подписанием обеими сторонами.
Частые вопросы
Чем акт выполненных работ отличается от УПД?
УПД (универсальный передаточный документ) объединяет акт и счёт-фактуру в одном документе. Если контрагент согласен работать с УПД, в документе реализации выберите форму «УПД» — тогда отдельный счёт-фактура не требуется. Обычный акт используется, когда счёт-фактура оформляется отдельно.
Можно ли выставить акт задним числом?
Технически программа позволяет провести документ прошлой датой, если период не закрыт. Но дата акта должна соответствовать реальной дате оказания услуг: искусственное смещение даты меняет период признания выручки и НДС и может быть расценено при проверке как искажение учёта. Если период уже закрыт от редактирования, потребуется согласование с главным бухгалтером и снятие запрета изменения данных.
Что делать, если контрагент не подписывает акт?
Сначала выясните причину: чаще всего это расхождение в суммах, составе услуг или реквизитах. Исправьте замечания корректировкой и отправьте акт повторно. Если услуги фактически оказаны, а заказчик уклоняется от подписания, зафиксируйте переписку и направьте акт почтой с описью вложения — для целей налогового учёта выручка отражается по факту оказания услуг, а спор решается в договорном порядке.
Как выставить акт, если услуги оказаны частично?
Создайте акт на основании счёта или заказа и вручную уменьшите количество в табличной части до фактически оказанного объёма. Остаток по заказу останется незакрытым и попадёт в следующий акт. Не проводите акт на полную сумму с намерением «потом скорректировать» — это создаёт лишние корректировочные документы.
Нужен ли счёт-фактура к акту, если организация на УСН?
Организации на упрощённой системе в общем случае не являются плательщиками НДС и счета-фактуры не выставляют — в акте ставка НДС указывается «Без НДС». Исключение — операции, по которым упрощенец выступает налоговым агентом или выставляет счёт-фактуру по обязанности (например, при превышении лимитов, когда с УСН начисляется НДС). Проверьте текущий налоговый статус организации в учётной политике базы.
Почему акт не проводится и выдаёт ошибку?
Наиболее частые причины: не заполнен договор с контрагентом, у номенклатуры не указан счёт доходов, дата документа попадает в закрытый период или нарушена последовательность проведения документов. Текст ошибки в сообщениях программы обычно указывает конкретное незаполненное поле — исправьте его и проведите документ повторно. Если период закрыт, вопрос решается через ответственного за учёт, а не обходом ограничений.