Как выставить акт в 1С: пошаговая инструкция

Акт выполненных работ (оказанных услуг) — первичный документ, подтверждающий факт исполнения договора и основание для признания выручки у исполнителя и расходов у заказчика. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) акт оформляется одним и тем же документом реализации, отличается только вид операции и состав печатных форм.

Правильно выставленный акт автоматически формирует проводки по выручке и НДС, попадает в книгу продаж и закрывает задолженность по договору. Ошибки в реквизитах, номенклатуре или дате приводят к расхождениям в учёте, вопросам при выверке с контрагентом и проблемам при налоговой проверке. Поэтому важно не только знать, где нажимать кнопки, но и понимать, что программа делает с документом после проведения.

Ниже разобран порядок выставления акта на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 — самой распространённой конфигурации. Для УТ, КА и ERP логика аналогична, отличия указаны отдельно. Перед началом убедитесь, что у вас заполнены карточка организации, карточка контрагента и договор — акт наследует данные из этих справочников.

Подготовка: что должно быть заполнено до создания акта

Акт не создаётся «в вакууме» — программа подтягивает данные из справочников, и если они не заполнены, придётся исправлять документ вручную или получать ошибки при проведении. Минимальный набор: карточка вашей организации с ИНН, КПП, адресом и банковскими реквизитами; карточка контрагента с корректными ИНН/КПП; договор с контрагентом с видом «С покупателем».

Также понадобится номенклатура типа «Услуга» (или «Работа») с указанием ставки НДС и, при необходимости, статьи доходов. Если услуга регулярная — например, ежемесячная аренда или абонентское обслуживание — создайте элемент номенклатуры один раз и используйте его во всех последующих актах, чтобы аналитика учёта не «разъезжалась».

Проверьте учётную политику организации: метод оценки, порядок признания выручки и настройки НДС влияют на проводки, которые сформирует акт. Если организация на упрощёнке или применяет освобождение по НДС, ставка в документе должна быть «Без НДС» — иначе программа начислит налог, которого быть не должно.

Создание акта в 1С:Бухгалтерии 8.3

Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать». В выпадающем списке вида операции выберите «Услуги (акт)» — именно этот вариант формирует печатную форму акта. Если выбрать «Товары (накладная)», документ будет учитывать отгрузку со склада, что для услуг некорректно.

Заполните шапку документа: организацию (если их несколько), контрагента и договор. После выбора договора программа подставит валюту и условия расчётов. Номер документа присваивается автоматически при записи; если нужна особая нумерация по договору, её можно скорректировать вручную, но следите за уникальностью.

В табличной части «Услуги» добавьте строку: выберите номенклатуру, укажите количество, цену и ставку НДС. Поле «Содержание» заполните формулировкой, которая попадёт в печатную форму акта — например, «Оказание консультационных услуг по договору № 12 от 15.01» с указанием периода оказания. Именно этот текст увидит заказчик, поэтому он должен совпадать с предметом договора.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → «Создать»
2. 2
   Выберите вид операции «Услуги (акт)»
3. 3
   Заполните организацию, контрагента и договор
4. 4
   Добавьте номенклатуру услуги, количество, цену и ставку НДС
5. 5
   Заполните содержание услуги для печатной формы
6. 6
   Проверьте счета учёта на вкладке или по кнопке настройки счетов
7. 7
   Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
8. 8
   Распечатайте акт или отправьте по ЭДО

Проверка счетов учёта и проводок

Перед проведением откройте настройки счетов учёта в документе (гиперссылка «Счета учёта» или отдельная вкладка в зависимости от релиза). Для услуг типичный набор: счёт расчётов 62.01, счёт авансов 62.02, счёт выручки 90.01.1, счёт НДС с реализации 90.03. Если счета выбраны неверно, программа проведёт документ, но отчёты покажут задолженность не там, где нужно.

После проведения откройте результат по кнопке «Дт/Кт» (или «Показать проводки»). Должны сформироваться записи: Дт 62.01 Кт 90.01.1 на сумму реализации и, при наличии налога, Дт 90.03 Кт 68.02 на сумму НДС. Если был получен аванс по этому договору, программа автоматически зачтёт его при совпадении аналитики — проверьте, что зачёт произошёл, иначе задолженность зависнет дважды.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Дт 62.01 Кт 90.01.1 на сумму акта, НДС выделен отдельной проводкой

Тревожный признак

Проводок нет, счета пустые или задолженность висит на неправильном счёте

Зачёт аванса

Норма

Аванс по договору закрыт проводкой Дт 62.02 Кт 62.01

Тревожный признак

Аванс и новая задолженность числятся одновременно

Книга продаж

Норма

Реализация отражена в книге продаж за нужный квартал

Тревожный признак

Документ не попал в книгу — проверьте дату и ставку НДС

Печать и подписание акта

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе. В типовой поставке доступны «Акт об оказании услуг», «Акт об оказании услуг (с расчётом)» и универсальный вариант. Выберите форму, согласованную с контрагентом: некоторые заказчики требуют конкретный шаблон или акт по форме, установленной договором.

Проверьте в печатной форме реквизиты сторон, номер и дату договора, содержание услуг, итоговую сумму и строку НДС. Если в форме не хватает полей (например, подписанта со стороны заказчика или номера счёта), макет можно доработать через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Макеты печатных форм», но редактирование макетов требует осторожности: ошибка в шаблоне отразится на всех документах.

Если акт выставляется вместе со счётом-фактурой, создайте его кнопкой «Выписать счёт-фактуру» внизу документа реализации — программа свяжет документы, и счёт-фактура подтянет данные из акта. Альтернатива — оформить универсальный передаточный документ (УПД), который объединяет акт и счёт-фактуру в одной форме; для этого в документе реализации выберите соответствующий вид документа.

Отправка акта по ЭДО

Если с контрагентом настроен электронный документооборот, акт отправляется прямо из документа: кнопка «ЭДО» → «Отправить» (или «Подписать и отправить»). Программа формирует файл по утверждённому формату, подписывает его вашей электронной подписью и передаёт оператору. Статус доставки и подписания второй стороной виден в том же документе.

Документ, подписанный обеими сторонами через ЭДО, юридически равнозначен бумажному и не требует дублирования на бумаге. Это основной современный способ обмена актами: быстрее почты, есть фиксация даты получения, а при выверке расчётов обе стороны видят одинаковый документ.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Контрагент подключён к ЭДО и договор это допускаетОтправляйте акт по ЭДО — это быстрее и юридически достаточно

Контрагент работает только с бумагойРаспечатайте акт в двух экземплярах, подпишите и передайте с подтверждением получения

Нужен и акт, и счёт-фактура одним документомОформите УПД вместо отдельных акта и счёта-фактуры

Акт выставляется регулярно по одному договоруКопируйте предыдущий документ кнопкой «Скопировать» и меняйте только дату и период услуг

Исправление и отмена акта

Если ошибка обнаружена до подписания актом контрагентом, исправьте документ напрямую: отмените проведение, измените данные и проведите заново. Это безопасно только внутри открытого периода и до отправки документа второй стороне.

Если акт уже подписан или период закрыт отчётностью, редактировать исходный документ нельзя — используйте документ «Корректировка реализации». Он создаётся на основании исходного акта и формирует исправительный счёт-фактуру либо корректировочный. Корректировка отражается в учёте текущим периодом и корректно закрывает НДС.

Полная отмена сделки оформляется либо корректировкой «в ноль», либо сторнированием, в зависимости от ситуации и закрытости периода. Пометка на удаление проведённого акта из закрытого периода — одна из самых опасных операций: она ломает последовательность документов, книгу продаж и взаиморасчёты.

Особенности в других конфигурациях 1С

В 1С:Управление торговлей 11 акт оформляется документом «Реализация товаров и услуг» с видом операции «Услуги» либо документом «Акт выполненных работ» (в зависимости от настроек). Документ обычно привязан к заказу клиента или соглашению, а на его основании формируется счёт-фактура и задание на оплату.

В 1С:ERP и Комплексной автоматизации логика близка к УТ: реализация услуг оформляется в цепочке «заказ — реализация — счёт-фактура», акт печатается из документа реализации. Отличие в более строгой связке с финансовым планированием и казначейством: непроведённый или незакрытый акт может блокировать закрытие месяца.

Во всех конфигурациях действует общее правило: если акт создаётся на основании другого документа (заказа, счёта на оплату), используйте кнопку «Создать на основании» — так сохраняются связи между документами, и отчёты по цепочке сделки строятся корректно.

Частые вопросы

Чем акт отличается от накладной в 1С?

Акт подтверждает оказание услуг или выполнение работ и не затрагивает складской учёт. Накладная фиксирует отгрузку товаров и списывает их со склада. В 1С это разные виды операции одного документа реализации, и выбор определяет проводки и печатную форму.

Можно ли выставить акт без договора?

Технически программа позволяет провести документ с пустым договором, если в настройках не включён жёсткий контроль. Но делать этого не стоит: без договора нарушается аналитика взаиморасчётов, не работает зачёт авансов, а акт сверки становится неинформативным. Создайте договор заранее — это занимает минуту.

Как выставить акт за прошлый месяц?

Если период ещё открыт, создайте документ нужной датой и проведите его — программа отразит выручку в том месяце. Если период закрыт отчётностью, прямое изменение создаст расхождения с декларацией по НДС; в этом случае оформляйте документ текущей датой с указанием периода услуг в содержании и оценивайте необходимость уточнённой декларации.

Почему акт не попал в книгу продаж?

Чаще всего причины: ставка «Без НДС» (такие операции отражаются иначе), документ не проведён, дата акта вне формируемого квартала или не создан счёт-фактура. Проверьте проводки документа и наличие связанного счёта-фактуры, затем пересформируйте книгу продаж.

Как выставить акт на основании счёта на оплату?

Откройте счёт на оплату покупателю и нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Программа перенесёт контрагента, договор и состав услуг в новый документ. Останется проверить дату, содержание и провести акт.

Нужно ли распечатывать акт, если он отправлен по ЭДО?

Нет. Акт, подписанный квалифицированной электронной подписью обеих сторон через оператора ЭДО, имеет юридическую силу без бумажного экземпляра. Хранить нужно электронный документ вместе с подписями — программа делает это автоматически в архиве ЭДО.