Документы и Печать · 9 мин
Где распечатать личную карточку сотрудника в 1С:ЗУП
Где найти и как распечатать личную карточку сотрудника (форма Т-2) в 1С:Зарплата и управление персоналом: пути в меню, настройка печати, типичные ошибки.
Личная карточка сотрудника (унифицированная форма Т-2) в 1С:Зарплата и управление персоналом формируется из справочника сотрудников и из раздела кадровых отчетов. Программа заполняет документ автоматически на основе данных о приеме на работу, переводах, образовании, семье и других сведений, внесенных в базу. Распечатать карточку можно за пару минут, если кадровые данные ведутся корректно.
Точное расположение команды печати зависит от версии конфигурации: в редакции 3.1 интерфейс отличается от более ранних версий. Ниже разобраны основные способы — через карточку сотрудника, через журнал сотрудников и через кадровые отчеты, а также проверка заполнения данных перед печатью.
Где находится печатная форма личной карточки
Основной путь в 1С:ЗУП 3.1 проходит через справочник сотрудников. Откройте раздел «Кадры» в панели разделов, выберите пункт «Сотрудники». В списке найдите нужного работника через поиск по фамилии и откройте его карточку двойным щелчком.
В открывшейся форме сотрудника в верхней части расположена кнопка «Печать» (может отображаться как выпадающее меню или иконка принтера). При нажатии откроется список доступных печатных форм: трудовой договор, личная карточка, справки и другие документы. Выберите пункт «Личная карточка (Т-2)» — программа сформирует документ в формате табличного документа, готового к просмотру и печати.
Если кнопки «Печать» не видно, проверьте, что форма сотрудника открыта полностью, а не в режиме быстрого просмотра. В некоторых настройках интерфейса команды печати убираются в подменю «Ещё» в командной панели формы.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
- 2Найдите сотрудника по фамилии и откройте его карточку
- 3Нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы
- 4Выберите «Личная карточка (Т-2)»
- 5Проверьте сформированный документ и нажмите иконку принтера или Ctrl+P
Печать карточки сразу для нескольких сотрудников
Когда нужно распечатать карточки группы работников — например, при проверке кадровой документации или передаче дел новому специалисту — удобнее использовать отчет. Перейдите в раздел «Кадры», затем «Кадровые отчеты». В списке отчетов найдите «Личные карточки (Т-2)» или аналогичный по названию отчет (в разных релизах формулировка может немного отличаться).
В настройках отчета укажите период, организацию и при необходимости отбор по подразделению или конкретным сотрудникам. После нажатия «Сформировать» программа выведет карточки всех выбранных работников в один документ. Его можно распечатать целиком или сохранить в PDF или Excel через меню «Файл» → «Сохранить как».
Массовая печать экономит время, но формирует большой документ — при сотнях сотрудников формирование может занять заметное время. В этом случае разбивайте выгрузку по подразделениям.
Сравнение вариантов
Подходит для одного-двух работников. Быстрый доступ, но требует открывать каждую карточку отдельно.
Подходит для массовой печати по организации или подразделению. Требует настройки отборов, дольше формируется.
Подходит для электронного архива или передачи по почте. Печать на бумаге выполняется уже из PDF-просмотрщика.
Проверка данных перед печатью
Форма Т-2 заполняется только теми сведениями, которые реально внесены в базу. Если в карточке пустые разделы — образование, состав семьи, воинский учет, — значит, эти данные не вводились или вводились не в тех полях. Перед печатью откройте карточку сотрудника и пройдите по ссылкам в блоках «Образование», «Семья», «Воинский учет», «Трудовая деятельность».
Сведения о приеме и переводах подтягиваются из кадровых документов: «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». Если сотрудник принят, но документ приема не проведен или введен с ошибочной датой, в карточке Т-2 раздел о работе будет пустым или некорректным. Проверьте журнал «Приемы, переводы, увольнения» в разделе «Кадры».
Паспортные данные и адреса хранятся в личных данных физического лица. Если у сотрудника менялся паспорт, убедитесь, что в базе актуальный документ указан как действующий, иначе на печать выйдут устаревшие реквизиты.
Как проверить результат
ФИО, дата рождения, паспорт заполнены актуальными данными
Пустые поля или старые паспортные данные
Указаны должность, подразделение, даты и номера приказов
Раздел пуст или отсутствуют последние переводы
Карточка сформирована на текущую дату, есть места для подписей
Данные обрываются на старой дате
Настройка печати и сохранение в файл
Сформированная карточка открывается как табличный документ. Для вывода на принтер нажмите иконку печати на панели или сочетание Ctrl+P. В диалоге печати проверьте ориентацию листа — форма Т-2 традиционно печатается в альбомной ориентации, и программа обычно задает ее автоматически. Если разметка «съезжает», откройте «Файл» → «Параметры страницы» и проверьте поля и масштаб.
Для электронного архива удобно сохранить карточку в PDF: «Файл» → «Сохранить как» → выбрать формат PDF. Файл можно подписать и хранить в электронном кадровом архиве. Учтите, что личная карточка содержит персональные данные, поэтому доступ к файлу должен быть ограничен.
Типичные проблемы и их решение
Частая ситуация — в списке печатных форм нет пункта «Личная карточка (Т-2)». Обычно это связано с правами пользователя: роль без доступа к кадровым данным не видит соответствующие команды. Обратитесь к администратору 1С для проверки назначенных ролей — нужны права на кадровый учет.
Вторая проблема — карточка формируется, но половина полей пуста. Причина почти всегда в незаполненных данных физлица. Важно понимать разницу: часть сведений хранится в карточке физического лица (паспорт, ИНН, образование, семья), а часть — в документах по сотруднику (прием, переводы, отпуска). Заполнять нужно оба блока.
Третья ситуация — печатная форма выглядит непривычно после обновления конфигурации. Форма Т-2 носит рекомендательный характер, и разработчик может корректировать макет между релизами. Если организация использует собственный доработанный макет, после обновления проверьте, что доработки не конфликтуют с типовой формой.
Ограничения и особенности формы Т-2
Унифицированная форма Т-2 не является обязательной для коммерческих организаций — компании вправе разработать собственный бланк личной карточки. Однако типовая форма в 1С:ЗУП остается удобным стандартом: она уже настроена, заполняется автоматически и привычна проверяющим. Государственные учреждения применяют утвержденные для них формы, и в конфигурациях для госсектора состав печатных форм отличается.
Если организация перешла на кадровый электронный документооборот, бумажная карточка может вообще не вестись — данные хранятся в программе. Но при ликвидации бумажного архива или по запросу сотрудника карточку все равно приходится распечатывать, поэтому навык работы с печатной формой остается востребованным.
Частые вопросы
Можно ли распечатать личную карточку уволенного сотрудника?
Да. В списке сотрудников снимите фильтр, скрывающий уволенных (обычно это переключатель или настройка отбора в списке), найдите работника и откройте его карточку. Команда печати Т-2 доступна и для уволенных — в форму попадут все сведения, включая запись об увольнении.
Почему в карточке Т-2 не отображаются сведения об отпусках?
Раздел об отпусках заполняется на основании документов отпусков, проведенных в программе. Если отпуска оформлялись только на бумаге, а в 1С документы не вводились, раздел останется пустым. Введите документы «Отпуск» за нужные периоды и сформируйте карточку заново.
Как распечатать карточку на конкретную дату в прошлом?
В отчете «Личные карточки (Т-2)» укажите нужную дату в параметрах формирования — программа выведет сведения по состоянию на нее. При печати из карточки сотрудника дата формирования обычно текущая, поэтому для «исторической» карточки используйте именно отчет.
Что делать, если в списке печатных форм нет личной карточки?
Проверьте права пользователя — нужны роли, дающие доступ к кадровым данным. Также убедитесь, что используется конфигурация 1С:ЗУП, а не другая программа (например, 1С:Бухгалтерия), где состав кадровых печатных форм ограничен. При необходимости обратитесь к администратору системы.
Можно ли изменить макет формы Т-2 под требования организации?
Да, макет можно доработать средствами конфигуратора или через механизм внешних печатных форм. Это работа для программиста 1С: самостоятельное изменение типового макета без опыта может нарушить обновление конфигурации. Безопасный вариант — подключить внешнюю печатную форму, не трогая типовую.
Обязательно ли подписывать распечатанную карточку?
Если организация ведет личные карточки на бумаге, под ней ставятся подписи работника кадровой службы и самого сотрудника в установленных местах формы. При полностью электронном кадровом учете бумажная карточка может не вестись — порядок закрепляется локальными актами организации.
Что важно запомнить
Личная карточка Т-2 печатается из карточки сотрудника через кнопку «Печать» или массово через кадровый отчет. Перед печатью проверьте заполнение личных данных и проведение кадровых документов. Файлы с карточками содержат персональные данные и требуют защищенного хранения.