Документы и Печать · 9 мин
Как выгрузить счет из 1С в PDF
Как сохранить счет из 1С в формат PDF: печать в файл, сохранение табличного документа, настройки для Бухгалтерии и Управления торговлей.
Задача сохранить счет из 1С в PDF возникает постоянно: файл нужно отправить контрагенту по электронной почте, приложить к переписке в мессенджере или архивировать в электронном виде. PDF удобен тем, что документ в нем выглядит одинаково на любом устройстве и не редактируется случайно, в отличие от Excel или Word.
Способ выгрузки зависит от конфигурации и режима работы. В типовых решениях на управляемых формах («1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP») сохранение в PDF встроено прямо в команду печати. В старых конфигурациях на обычных формах и при работе через веб-клиент действия немного отличаются.
Ниже разобраны основные способы: через кнопку «Печать» с сохранением в файл, через сохранение табличного документа, через виртуальный PDF-принтер и пакетную выгрузку нескольких счетов сразу. Отдельно описаны проверка результата и типичные ошибки, из-за которых файл получается пустым, обрезанным или нечитаемым.
Способ 1. Сохранение в PDF из окна печати
Это основной и самый надежный метод для всех современных конфигураций на управляемых формах. Откройте документ «Счет на оплату покупателю» (или список счетов с выделенной строкой) и нажмите кнопку «Печать». Из выпадающего списка выберите нужную форму — «Счет на оплату», «Счет-заказ» или другую, если подключены внешние печатные формы.
Откроется окно предварительного просмотра табличного документа. В его командной панели найдите кнопку «Сохранить» — обычно это иконка дискеты, либо пункт меню «Еще» → «Сохранить». В диалоге сохранения укажите папку, имя файла и в поле «Тип файла» выберите «Документ PDF (*.pdf)». После нажатия «Сохранить» файл появится в указанной папке.
- 1Откройте счет и нажмите «Печать», выберите печатную форму
- 2В окне предпросмотра нажмите «Сохранить» (иконка дискеты или меню «Еще»)
- 3В поле «Тип файла» выберите «Документ PDF (*.pdf)»
- 4Укажите папку и понятное имя файла, например «Счет_154_ООО_Ромашка.pdf»
- 5Откройте сохраненный файл и убедитесь, что все данные на месте
Обратите внимание: сохранение в PDF доступно только при работе в тонком или толстом клиенте с установленной платформой. В веб-клиенте сохранение табличного документа в PDF может быть недоступно — в этом случае используйте способ с виртуальным принтером, описанный ниже.
Способ 2. Сохранение через меню «Файл»
Альтернативный вариант для тех же управляемых форм: когда табличный документ уже открыт в предпросмотре, вызовите главное меню программы (кнопка с оранжевым треугольником в левом верхнем углу) и выберите «Файл» → «Сохранить как». Дальше действия аналогичны: тип файла PDF, папка, имя.
Этот путь удобен, если кнопка «Сохранить» в командной панели предпросмотра скрыта настройками интерфейса или вы просто не нашли ее. Результат идентичен — платформа формирует PDF из табличного документа с сохранением шрифтов, линий таблиц и изображений (логотипа, печати, подписи, если они выведены в макет).
Способ 3. Печать через виртуальный PDF-принтер
Если прямое сохранение в PDF недоступно — например, вы работаете через веб-клиент в браузере, на старой конфигурации с обычными формами или платформа выдает ошибку при сохранении, — используйте виртуальный принтер. В Windows 10 и новее он встроен и называется «Microsoft Print to PDF».
Порядок простой: сформируйте печатную форму счета, нажмите кнопку печати (иконка принтера) в окне предпросмотра, в диалоге печати выберите принтер «Microsoft Print to PDF» и нажмите «Печать». Система предложит указать папку и имя файла — документ будет «напечатан» в PDF.
Перед печатью проверьте настройки страницы: ориентацию (для счета обычно книжная), масштаб и поля. Если таблица счета широкая и не помещается по ширине листа, в настройках страницы предпросмотра включите «Автомасштаб» или уменьшите масштаб вручную, иначе часть колонок обрежется или уйдет на второй лист.
Как выгрузить несколько счетов одним файлом или пакетно
Когда нужно отправить несколько счетов, открывать каждый по отдельности необязательно. В списке документов выделите нужные счета (с зажатой клавишей Ctrl или Shift), нажмите «Печать» и выберите форму. 1С сформирует один общий табличный документ, где счета идут друг за другом, — сохраните его в PDF описанным выше способом. Получится единый PDF на несколько страниц.
Если требуется отдельный файл на каждый счет, встроенной массовой выгрузки в типовых конфигурациях обычно нет. Варианты решения: сохранять документы по одному, использовать обработку групповой печати/выгрузки (часто есть у франчайзи или в виде расширения) либо настроить отправку счетов по электронной почте прямо из 1С — при такой отправке программа сама прикладывает печатную форму в виде PDF-вложения.
Сравнение вариантов
Лучшее качество и точная верстка; работает только в тонком/толстом клиенте
Универсально, работает даже в веб-клиенте; возможны сдвиги верстки и обрезка
PDF формируется и прикладывается автоматически; нужна настроенная учетная запись почты
Особенности для разных конфигураций
1С:Бухгалтерия 8
В журнале «Счета покупателям» или внутри документа нажмите «Печать» → «Счет на оплату». Кнопка сохранения находится в командной панели предпросмотра. Если используется факсимиле, включите соответствующую настройку в разделе печати документов, чтобы подпись и печать попали в файл.
1С:Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация
Здесь печатные формы формируются через команду «Печать» в документе «Счет на оплату покупателю». Дополнительно доступна команда отправки по электронной почте (конверт в командной панели): программа сама создаст PDF и вложит его в письмо. Это самый быстрый путь, если счет нужно именно отправить, а не положить в папку.
Старые конфигурации на обычных формах
В «Управлении торговлей 10.3», «Бухгалтерии 7.7» и подобных прямого сохранения в PDF либо нет, либо оно работает нестабильно. Надежный вариант — печать через «Microsoft Print to PDF» или сторонний виртуальный принтер. В «1С:Бухгалтерии 7.7» табличный документ можно также сохранить в Excel и уже из Excel экспортировать в PDF.
Как выбрать действие
Проверка результата и типичные ошибки
После сохранения откройте PDF в любом просмотрщике и сверьте ключевые данные: номер и дату счета, наименование и реквизиты сторон, состав позиций, итоговую сумму и сумму НДС. Ошибка в этих данных, ушедшая контрагенту, может привести к оплате не по тем реквизитам или спорам о составе заказа.
Также проверьте визуальную сторону: таблица не должна обрезаться справа, логотип и печать должны отображаться, текст должен выделяться (это признак того, что PDF текстовый, а не скан-картинка). Текстовый PDF меньше весит и удобнее для поиска и копирования реквизитов.
Как проверить результат
Совпадают с данными документа в 1С
Расхождения или пустые поля — перепроверьте документ и сформируйте файл заново
Все колонки видны на странице
Правая часть обрезана или уехала на отдельный лист
Отображаются четко
Пустые рамки или отсутствуют — проверьте настройки макета
Выделяется и копируется
Документ выглядит как картинка — вероятно, печатали растром через сторонний принтер
FAQ
Почему в списке типов файлов нет PDF?
Сохранение табличного документа в PDF поддерживается платформой 1С:Предприятие 8 в тонком и толстом клиенте. Если пункта нет, скорее всего, вы работаете в веб-клиенте или на очень старой версии платформы. Используйте виртуальный принтер Microsoft Print to PDF.
Как сохранить счет в PDF на компьютере без 1С?
Если 1С работает на сервере или в облаке через браузер, прямое сохранение недоступно. Сформируйте печатную форму и напечатайте ее на виртуальный принтер PDF — файл сохранится локально на вашем компьютере.
Можно ли сделать, чтобы в PDF сразу были печать и подпись?
Да, если в конфигурации настроен вывод факсимиле в печатной форме. Изображения подписи и печати добавляются в настройках организации или макета, после чего попадают в любой сформированный документ, включая сохраненный PDF.
Как выгрузить сразу 20 счетов в PDF?
Выделите все нужные документы в списке, нажмите «Печать» и сохраните общий табличный документ одним PDF-файлом. Если нужны отдельные файлы на каждый счет, потребуется внешняя обработка групповой выгрузки или расширение — в типовой поставке такой функции обычно нет.
PDF получился очень большого размера, что делать?
Чаще всего причина — крупные изображения логотипа или печати в макете. Уменьшите разрешение этих картинок в настройках. Если печатали через виртуальный принтер, проверьте его настройки качества — печать в режиме изображения сильно увеличивает вес файла.
Чем PDF лучше отправки счета в Excel?
PDF сохраняет точную верстку, не редактируется случайно и открывается на любом устройстве без дополнительных программ. Excel-файл получатель может нечаянно изменить, а при расхождении версий офисного пакета верстка таблицы может «поехать».