Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С вставить текст в счёт
Как добавить текст в счёт в 1С: комментарий, дополнительные условия, произвольная строка в табличной части и правка макета печатной формы.
Задача вставить текст в счёт в 1С возникает почти у каждого бухгалтера или менеджера: нужно указать условия оплаты, реквизиты договора, срок действия счёта или добавить пояснение для клиента. В зависимости от того, где именно должен появиться текст — в табличной части, внизу документа или только на печатной форме — используются разные инструменты.
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация) есть штатные поля для произвольного текста, и в большинстве случаев дорабатывать программу не нужно. Ниже разобраны все рабочие способы: от простого комментария до редактирования макета печатной формы.
Важно сразу определить цель: текст для внутреннего использования, текст, который увидит клиент на печати, или текст, который должен автоматически подставляться во все счета. От этого зависит выбор способа и объём работы.
Определите, где именно должен отображаться текст
Прежде чем что-то менять, ответьте на три вопроса. Первый: текст разовый (только в этом счёте) или постоянный (во всех счетах)? Второй: текст должен попасть на печатную форму, которую получит клиент, или это служебная пометка? Третий: текст должен стоять в табличной части рядом с товарами или в подвале документа?
От ответов зависит инструмент. Разовый текст внизу счёта — поле комментария. Постоянный текст во всех счетах — шаблон или правка макета. Строка в табличной части — добавление позиции с произвольным наименованием. Служебная пометка — комментарий, который не выводится на печать.
Как выбрать способ
Способ 1: поле «Комментарий» или «Дополнительная информация»
В документе «Счёт на оплату покупателю» в типовых конфигурациях есть поле для произвольного текста. В 1С:Бухгалтерии 8 это поле «Комментарий» внизу формы документа, а на печать обычно выводится текст из поля «Дополнительная информация» — оно находится на вкладке «Дополнительно» или в нижней части документа в зависимости от версии.
Порядок действий в 1С:Бухгалтерии 8.3: откройте счёт, найдите поле «Дополнительная информация» (или «Комментарий»), введите текст — например, «Счёт действителен в течение 5 банковских дней. Оплата означает согласие с условиями договора». Сохраните документ и откройте печатную форму, чтобы проверить результат.
В 1С:Управление нашей фирмой аналогичное поле называется «Дополнительная информация» и расположено на вкладке «Дополнительно». Текст из него штатно подставляется в печатную форму счёта в нижней части, перед подписями.
- 1Откройте документ «Счёт на оплату покупателю»
- 2Найдите поле «Дополнительная информация» или «Комментарий» (вкладка «Дополнительно» или низ формы)
- 3Введите нужный текст с учётом переносов строк
- 4Запишите документ
- 5Откройте печатную форму кнопкой «Печать» и убедитесь, что текст выведен корректно
Способ 2: строка с произвольным текстом в табличной части
Если текст должен стоять в списке позиций — например, заголовок группы товаров или пояснение к конкретной услуге — добавьте строку прямо в табличную часть. Для этого в строке «Товары» или «Услуги» в поле номенклатуры введите произвольный текст, а количество и сумму оставьте нулевыми или пустыми.
В некоторых конфигурациях программа не даст сохранить строку без номенклатуры. Тогда есть два варианта: создать в справочнике номенклатуры служебную позицию с названием «Текст» и менять её наименование в документе, либо использовать услугу с нулевой ценой, где в наименовании пишется нужный текст. Наименование в строке документа можно редактировать независимо от карточки номенклатуры.
Учтите ограничение: строка с нулевой суммой участвует в нумерации позиций и может выглядеть странно при выгрузке в ЭДО или при обмене с другими программами. Если счёт уходит контрагенту через оператора ЭДО, проверьте, как такая строка отобразится у получателя.
Способ 3: автоматический текст во всех счетах
Когда один и тот же текст нужен в каждом счёте — условия оплаты, реквизиты, стандартная оговорка — вручную вводить его нерационально. В ряде конфигураций есть настройка шаблона: в 1С:Управление нашей фирмой проверьте раздел настроек печатных форм и шаблоны наименований, в 1С:Бухгалтерии стандартного шаблона комментария может не быть, и задача решается иначе.
Рабочие варианты для автоматизации: заполнение поля «Дополнительная информация» при создании счёта через копирование предыдущего документа, использование дополнительных обработок заполнения или простейшая доработка — подстановка константного текста при создании документа. Последний вариант требует участия программиста, но занимает немного времени.
Ещё один путь — вывести постоянный текст непосредственно в макете печатной формы. Тогда он вообще не хранится в документе, а «прошит» в шаблоне печати. Минус: чтобы изменить текст, придётся снова править макет.
Способ 4: редактирование макета печатной формы
Это самый гибкий способ: можно вставить текст в любое место счёта — шапку, область под таблицей, подвал. В типовых конфигурациях макет редактируется через механизм пользовательских макетов: «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Макеты печатных форм». Найдите макет счёта, откройте его и добавьте текст в нужную область.
Макет построен на именованных областях: шапка, строка таблицы, подвал. Текст, вписанный прямо в ячейку макета, будет выводиться как есть. Если нужно выводить данные из документа (номер, дату, комментарий), используются параметры в квадратных скобках — например, [Комментарий]. Не переименовывайте области и не удаляйте параметры, иначе печатная форма перестанет формироваться.
После сохранения макета сформируйте печатную форму реального счёта и проверьте: текст на месте, переносы строк корректны, таблица не разъехалась, итоги и подписи не сдвинулись. Если конфигурация обновляется автоматически, пользовательский макет сохранится — типовой механизм хранит его отдельно от поставки.
Проверка результата перед отправкой клиенту
После любого способа вставки текста обязательно сформируйте печатную форму и просмотрите её целиком, а не только первый экран. Проверьте, что текст не перекрыл итоговую сумму, подписи и печать, что переносы строк выглядят аккуратно и весь текст поместился.
Если счёт отправляется в PDF, сохраните файл и откройте его — иногда в PDF переносы и шрифты отображаются иначе, чем в предпросмотре 1С. При отправке по ЭДО сформируйте тестовый документ и проверьте, как текст выглядит у получателя, особенно если использовали строки в табличной части.
Как проверить результат
Текст виден в нужном месте, ничего не перекрывает, итоги и подписи на месте
Текст обрезан, наезжает на таблицу или отсутствует
Переносы строк и шрифт совпадают с предпросмотром
Текст съехал, появились лишние разрывы страниц
Получатель видит текст корректно
Строка с текстом вызывает ошибку формата или теряется
Ограничения и когда нужен программист
Самостоятельно, без доработок, можно: заполнить поле дополнительной информации, добавить строку с текстом в табличную часть, отредактировать пользовательский макет печатной формы. Этого хватает в большинстве ситуаций.
Программист понадобится, если нужно: автоматически подставлять разный текст в зависимости от условий (контрагента, договора, суммы), выводить текст в строго определённую позицию с вычислениями, менять структуру печатной формы сверх возможностей макета или подставлять текст из дополнительных реквизитов и сведений. Такие задачи решаются через расширение конфигурации — без изменения типового кода, что сохраняет простое обновление.
Что важно запомнить
Разовый текст внизу счёта — поле «Дополнительная информация», текст в списке позиций — строка табличной части, постоянный текст во всех счетах — пользовательский макет печатной формы. После любого изменения проверяйте печатную форму и PDF перед отправкой клиенту.
Частые вопросы
Почему текст из комментария не виден на печатной форме счёта?
В ряде конфигураций поле «Комментарий» служебное и на печать не выводится. Для печати предназначено поле «Дополнительная информация» — проверьте его наличие в документе, чаще всего на вкладке «Дополнительно» или в нижней части формы.
Можно ли вставить многострочный текст с переносами?
Да, поля комментария и дополнительной информации поддерживают многострочный ввод — перенос строки делается клавишей Enter (в некоторых полях Ctrl+Enter). В макете печатной формы переносы задаются прямо в ячейке. Всегда проверяйте результат в предпросмотре: длинные строки без переносов могут обрезаться.
Как сделать, чтобы один текст автоматически появлялся во всех новых счетах?
Самый простой способ без доработок — вписать текст в пользовательский макет печатной формы, тогда он выведется в каждом счёте. Альтернатива — создание счетов копированием уже заполненного документа. Автоподстановка в поле документа при создании требует небольшой доработки через расширение.
Пропадёт ли изменённый макет печатной формы после обновления 1С?
Макет, изменённый через «Администрирование» → «Макеты печатных форм», хранится как пользовательский и при обновлении сохраняется. А вот правки типового макета в конфигураторе будут затёрты обновлением, поэтому пользовательский механизм предпочтительнее.
Как добавить текст в счёт в 1С:Управление нашей фирмой?
Откройте счёт, перейдите на вкладку «Дополнительно» и заполните поле «Дополнительная информация» — оно штатно выводится внизу печатной формы. Для постоянного текста отредактируйте макет через раздел настроек печатных форм.
Можно ли вставить текст в уже отправленный и оплаченный счёт?
Технически да: откройте документ, добавьте текст и перепечатайте. Но учтите, что если счёт уже ушёл клиенту или по ЭДО, у получателя останется старая версия — изменённый вариант нужно отправить повторно с пояснением. Проводки и оплата от редактирования текстовых полей не пострадают.