Документы и Печать · 11 мин
Как выгрузить печатную форму из 1С
Как выгрузить печатную форму из 1С в Excel, PDF и Word: сохранение документа, выгрузка макета, работа с внешними печатными формами и типичные ошибки.
Печатная форма в 1С — это готовое представление документа (счёт, акт, накладная, доверенность), которое программа строит на основании данных документа. Выгрузить её можно в двух разных смыслах: сохранить сам сформированный документ в файл (Excel, PDF, Word) либо выгрузить макет печатной формы для доработки. Оба сценария выполняются штатными средствами и не требуют программирования, если речь идёт о типовой конфигурации.
Чаще всего пользователю нужно отправить контрагенту счёт или акт в PDF, отредактировать формулировки в Word или передать данные бухгалтеру в Excel. Для этого достаточно прав стандартного пользователя. Выгрузка же макета формы для изменения требует прав администратора или доступа к конфигуратору — здесь уже важно не сломать типовой механизм печати.
Ниже разобраны оба сценария: сохранение готовой печатной формы в файл, работа с внешними печатными формами, выгрузка макета через конфигуратор, а также типичные ошибки и способы проверить результат.
Как сохранить сформированную печатную форму в файл
Самый частый сценарий — выгрузить уже готовый документ. Откройте нужный документ (например, «Реализация товаров и услуг»), нажмите кнопку Печать и выберите нужную форму из списка. Программа покажет табличный документ — это и есть печатная форма.
В окне предпросмотра нажмите кнопку Сохранить (иконка дискеты) или сочетание клавиш Ctrl+S. В диалоге сохранения выберите тип файла: Табличный документ (.mxl), Лист Excel (.xlsx), Документ Word (.docx), PDF-документ (.pdf) или HTML. Укажите папку и имя файла — выгрузка завершена.
Выбор формата зависит от цели. PDF подходит для отправки контрагенту и архива: файл нельзя случайно изменить, и он одинаково отображается везде. Excel удобен, если данные нужно дальше обрабатывать. Word — когда текст формы планируется редактировать вручную. MXL — внутренний формат 1С, его выбирают для передачи формы другому пользователю 1С без потери оформления.
- 1Откройте документ и нажмите «Печать», выберите нужную форму
- 2В окне предпросмотра нажмите «Сохранить» или Ctrl+S
- 3Выберите формат файла: PDF, Excel, Word или MXL
- 4Укажите папку и имя файла, подтвердите сохранение
- 5Откройте сохранённый файл и проверьте содержимое
Выгрузка печатной формы в Excel и PDF: особенности форматов
Сохранение в Excel
При сохранении в Excel 1С переносит табличную структуру формы: ячейки, объединения, границы. Однако сложные макеты с многоуровневыми шапками и объединёнными ячейками могут «поехать» — колонки смещаются, переносы строк ломаются. Поэтому после выгрузки всегда открывайте файл и сверяйте итоговые суммы и количество строк с оригиналом.
Если цель — получить именно данные (номенклатуру, количество, суммы), а не внешний вид, надёжнее использовать не печатную форму, а табличную часть документа: правой кнопкой по табличной части → Вывести список → сохранить результат. Так вы получите чистую таблицу без декоративных элементов макета.
Сохранение в PDF
PDF-выгрузка в типовых конфигурациях работает штатно, но есть нюанс со шрифтами: если в макете используется нестандартный шрифт, на другом компьютере файл может отобразиться иначе. Для официальных документов с подписью и печатью дополнительно проверяйте, что логотип и изображения не обрезаны при экспорте.
Во многих конфигурациях есть также кнопка Отправить по электронной почте прямо из окна печати — программа сама сформирует PDF и вложит его в письмо. Это тот же механизм выгрузки, только без промежуточного сохранения файла на диск.
Сравнение форматов выгрузки
Для отправки контрагенту и архива; не редактируется, стабильно отображается
Для дальнейшей обработки данных; сложные макеты могут искажаться
Для ручной правки текста формы; таблицы могут требовать донастройки
Внутренний формат 1С для передачи формы другому пользователю без потери оформления
Для публикации в браузере; печать из браузера может отличаться от оригинала
Как выгрузить макет печатной формы через конфигуратор
Если нужно изменить саму форму — добавить поле, логотип, поменять формулировки — потребуется макет. Откройте конфигуратор, найдите нужный документ в дереве конфигурации, раскройте ветку Макеты и откройте нужный макет печатной формы. Далее через меню Файл → Сохранить как макет можно выгрузить в файл MXL и передать разработчику.
Имейте в виду: изменение типового макета напрямую в конфигурации требует снятия объекта с поддержки или включения возможности изменения. Это усложняет будущие обновления конфигурации — при обновлении доработанный макет может конфликтовать с типовым. Поэтому для изменений печатных форм предпочтительнее механизм внешних печатных форм, который не трогает конфигурацию.
Подключение и выгрузка внешней печатной формы
Внешняя печатная форма — это файл обработки с расширением .epf, который подключается к базе без изменения конфигурации. Чтобы подключить её, перейдите в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки, включите флажок «Дополнительные отчеты и обработки» и откройте список дополнительных обработок. Кнопкой Добавить из файла загрузите EPF-файл и укажите, к каким документам он привязан.
Выгрузить уже подключенную внешнюю форму можно из того же списка: откройте элемент справочника дополнительных обработок и используйте команду сохранения в файл — обработка выгрузится обратно в EPF. Так удобно переносить формы между базами, например с тестовой на рабочую.
Обратите внимание на безопасность: подключайте внешние обработки только из доверенных источников. EPF-файл содержит исполняемый код, который запускается внутри вашей базы с правами текущего пользователя. В типовых конфигурациях при открытии внешних файлов действует предупреждение системы защиты — не отключайте его без необходимости.
Выгрузка печатных форм пакетно и отправка по почте
Когда форм много — например, нужно выгрузить все акты за месяц, — сохранять каждую вручную долго. В типовых конфигурациях в журналах документов работает множественный выбор: выделите нужные документы (с Ctrl или Shift), нажмите Печать и выберите форму. Программа сформирует один общий табличный документ со всеми выбранными формами, который сохраняется в файл целиком.
Недостаток такого способа — все документы окажутся в одном файле. Если нужны отдельные файлы на каждый документ, используйте механизм рассылки или обработки групповой печати, где они предусмотрены конфигурацией, либо сохраняйте формы по одной. Для регулярных массовых выгрузок задачу обычно решают небольшой доработкой — регламентным заданием, которое складывает PDF в указанную папку.
Перед массовой выгрузкой проверьте на 2–3 документах, что форма заполняется корректно: нет пустых полей, правильные подписанты, актуальные реквизиты организации. Ошибка в настройках обнаружится до того, как вы сохраните и разошлёте сотню файлов.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — сохранённый в Excel файл выглядит не так, как предпросмотр. Причина в особенностях конвертации объединённых ячеек. Решение: используйте PDF, если важен внешний вид, или выгружайте данные через «Вывести список», если важны сами данные.
Вторая типичная ситуация — кнопка «Сохранить» неактивна или формат PDF недоступен. Обычно это связано с тем, что окно предпросмотра открыто в режиме «Только просмотр» без возможности редактирования в устаревшей версии платформы, либо у пользователя ограничены права. Проверьте, что вы работаете в актуальной версии платформы и конфигурации.
Третья ошибка — выгрузка не той формы. У одного документа может быть несколько печатных форм (например, «Счёт на оплату» в разных вариантах оформления), и пользователь сохраняет первую попавшуюся. Перед сохранением сверьте заголовок формы и содержимое с тем, что ожидает получатель.
Как проверить результат выгрузки
После сохранения откройте файл не в 1С, а в целевой программе: PDF — в просмотрщике, Excel — в Excel. Сверьте ключевые реквизиты: номер и дату документа, наименование сторон, итоговую сумму, подписантов. Для форм с печатью и логотипом убедитесь, что изображения на месте и не обрезаны.
Если файл предназначен контрагенту, полезно проверить его на другом устройстве — например, открыть PDF на телефоне. Это быстро выявляет проблемы со шрифтами и масштабированием, которые не видны на рабочем компьютере.
Как проверить результат
Номер, дата, стороны и итоговая сумма совпадают с документом в 1С
Поля пустые, суммы или реквизиты отличаются от документа
Колонки и объединённые ячейки соответствуют предпросмотру
Строки смещены, шапка разорвана, переносы текста сломаны
PDF открывается корректно, шрифты читаемы
Символы заменены квадратами, верстка разъехалась
Новая форма появилась в списке печати и формируется без ошибок
Ошибка при формировании или форма недоступна для нужного документа
Частые вопросы
Можно ли выгрузить печатную форму без прав администратора?
Да. Сохранение готовой печатной формы в файл (PDF, Excel, Word) доступно обычному пользователю, у которого есть право печати документа. Права администратора или доступ к конфигуратору нужны только для изменения макета и подключения внешних печатных форм.
Почему при сохранении в Excel таблица выглядит иначе?
Макеты печатных форм содержат объединённые ячейки, фиксированные ширины колонок и переносы, которые конвертер в Excel интерпретирует приблизительно. Если нужен точный внешний вид — сохраняйте в PDF. Если нужны данные для обработки — используйте «Вывести список» из табличной части документа.
Как передать печатную форму другому пользователю 1С?
Сохраните форму в формате MXL (табличный документ) — получатель откроет его в своей 1С через Файл → Открыть и увидит форму с исходным оформлением. Для передачи самого макета между базами используйте выгрузку внешней печатной формы в EPF-файл.
Чем отличается внешняя печатная форма от изменения макета в конфигураторе?
Внешняя форма подключается к базе как отдельный файл и не меняет конфигурацию — обновления проходят штатно. Изменение макета в конфигураторе требует снятия объекта с полной поддержки, что усложняет обновления и требует навыков разработки.
Можно ли автоматически сохранять печатные формы при проведении документа?
Штатно в типовых конфигурациях такой настройки для всех документов, как правило, нет. Задача решается доработкой: подпиской на событие записи документа или регламентным заданием, которое формирует PDF и складывает файлы в заданную папку. В некоторых конфигурациях частично помогает механизм рассылки отчетов.
Файл сохранился, но не открывается — что делать?
Проверьте, что выбрали правильное расширение и на компьютере установлена программа для этого формата. Если повреждён PDF — сформируйте форму заново и сохраните повторно; при повторной ошибке попробуйте другой формат. Также убедитесь, что в папке назначения достаточно места и у вас есть права на запись в неё.
Что важно запомнить
Готовая печатная форма выгружается через «Печать» → «Сохранить» в PDF, Excel, Word или MXL — это доступно обычному пользователю. Для изменения формы используйте внешние печатные формы, а не правку типовых макетов. После выгрузки всегда проверяйте файл в целевой программе и сверяйте итоговые суммы с документом.