Как распечатать доверенность в 1С Бухгалтерия

Доверенность в 1С Бухгалтерия оформляется отдельным документом, после чего её можно вывести на печать в унифицированной форме М-2 (или в произвольной форме, утверждённой организацией). Сам документ находится в разделе «Покупки» (в некоторых релизах — «Покупки и продажи») и называется «Доверенность». Заполнение занимает несколько минут, если справочники контрагентов и сотрудников уже ведутся в базе.

Перед печатью важно понимать, что программа лишь формирует бумажный бланк — юридическую силу документу придают корректные реквизиты: данные организации, паспортные данные доверенного лица, срок действия и перечень получаемых ценностей. Ошибка в любом из этих полей приведёт к тому, что поставщик откажется отпускать товар по такой доверенности, и её придётся переоформлять.

Ниже разобран полный цикл: где найти документ, как его заполнить, как вывести на печать и в PDF, что проверить перед подписанием и какие ошибки встречаются чаще всего. Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0), но общая логика сохраняется и в других типовых решениях.

Где находится документ «Доверенность» в 1С Бухгалтерия

В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3» журнал доверенностей расположен в разделе «Покупки» → «Доверенности». Если у вас включён интерфейс с разделом «Покупки и продажи», ищите журнал там. В старших версиях платформы документ также доступен через общий поиск: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу и введите «Доверенность».

Если пункта «Доверенности» в меню нет, это почти всегда означает одно из двух: либо у текущего пользователя недостаточно прав, либо команда скрыта настройкой навигации раздела. Во втором случае откройте меню раздела (стрелка рядом с названием), выберите «Настройка навигации» и перенесите «Доверенности» из правого списка в левый.

Документ выдачи доверенности не создаёт бухгалтерских проводок — это чисто печатная форма. Поэтому его можно вводить в любой момент, не опасаясь повлиять на учётные данные, закрытие месяца или отчётность.

Как создать и заполнить доверенность

Откройте журнал «Доверенности» и нажмите кнопку «Создать». Программа подставит текущую дату и очередной номер — при необходимости их можно изменить, но номер должен оставаться уникальным, потому что доверенности подлежат учёту в журнале регистрации.

Основные поля формы: организация (от чьего имени выдаётся доверенность), контрагент (поставщик, у которого получают ценности), сотрудник (доверенное лицо) и срок действия. Сотрудник выбирается из справочника «Сотрудники» — паспортные данные программа подтянет из его карточки автоматически, если они там заполнены.

В табличной части укажите перечень получаемых материальных ценностей: наименование, единицу измерения и количество. Если получаемый перечень большой и уже оформлен счёт или заказ поставщику, удобнее заполнить таблицу на основании этого документа — создайте доверенность кнопкой «Создать на основании» из исходного документа, и перечень подставится автоматически.

Поле «Документ-основание» (например, «Счёт № … от …») заполняется для того, чтобы поставщик видел, по какому документу отпускаются ценности. Строка «Доверенность выдана на получение от» обычно формируется из наименования контрагента — проверьте, что она совпадает с названием поставщика в счёте или накладной.

1. 1
   Откройте «Покупки» → «Доверенности» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию, контрагента-поставщика и сотрудника
3. 3
   Укажите срок действия доверенности и документ-основание
4. 4
   Заполните табличную часть перечнем получаемых ценностей
5. 5
   Проверьте паспортные данные сотрудника в печатной форме
6. 6
   Нажмите «Записать», затем «Печать» → «Доверенность (М-2)»

Как вывести доверенность на печать

После записи документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы и выберите пункт «Доверенность (М-2)». Откроется предварительный просмотр табличного документа — это и есть готовый бланк. Далее нажмите кнопку с изображением принтера или сочетание клавиш Ctrl+P, выберите принтер и отправьте на печать.

Форма М-2 печатается на одном листе и содержит отрывную часть (корешок), которая остаётся в бухгалтерии для учёта выданных доверенностей. Печатайте в ориентации и масштабе, заданных по умолчанию: если принтер «обрезает» края, включите в настройках печати режим «По размеру страницы» или уменьшите масштаб до 95–98%.

Если нужно распечатать сразу несколько доверенностей, откройте журнал, выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl и нажмите «Печать» в командной панели списка — программа сформирует один пакетный табличный документ со всеми бланками.

Как сохранить доверенность в PDF вместо печати

В окне предварительного просмотра нажмите «Файл» → «Сохранить» (или значок дискеты) и выберите формат «Документ PDF». Полученный файл можно отправить поставщику или руководителю на согласование. Учтите: электронная копия без подписей не заменяет бумажный оригинал при получении ценностей, если поставщик работает по классической схеме.

Перед массовой печатью выведите один бланк на пробу и сверьте поля: паспортные данные часто устаревают в карточке сотрудника, а ИНН или адрес организации меняются после реорганизации. Исправить справочник проще, чем перепечатывать пачку документов.

Что проверить в печатной форме перед подписанием

Печатная форма собирается из нескольких источников: реквизиты организации — из справочника «Организации», паспортные данные и должность — из карточки сотрудника и кадровых документов, наименование поставщика — из справочника «Контрагенты». Если какое-то поле в бланке пустое, проблема почти всегда в незаполненном справочнике, а не в самой печатной форме.

Обязательно сверьте: полное наименование организации, ИНН, ФИО и паспортные данные доверенного лица, должность, срок действия и перечень ценностей. Отдельное внимание — подписи: в форме М-2 доверенность подписывает руководитель и главный бухгалтер (или иное уполномоченное лицо), а доверенное лицо расписывается в получении.

Контрольные точки

Как проверить результат

Паспортные данные сотрудника

Норма

Серия, номер, кем и когда выдан — все поля заполнены

Тревожный признак

Строка пустая или содержит старые данные после замены паспорта

Реквизиты организации

Норма

Полное наименование и ИНН совпадают с учредительными документами

Тревожный признак

Старое название после реорганизации или пропущен ИНН

Перечень ценностей

Норма

Наименования и количество совпадают со счётом поставщика

Тревожный признак

Пустая таблица или расхождения с документом-основанием

Срок действия

Норма

Дата окончания позже даты планируемого получения товара

Тревожный признак

Срок истёк или заканчивается в день получения

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — пустые паспортные данные в бланке. Это значит, что в карточке сотрудника не заполнено поле «Документ, удостоверяющий личность». Откройте справочник «Сотрудники», перейдите в карточку нужного человека, раздел «Личные данные», и укажите паспорт. После этого перезаполните доверенность или выберите сотрудника заново — данные подтянутся.

Вторая типичная ситуация — в бланке отсутствует должность сотрудника. Должность берётся из кадровых данных (приёма на работу или кадрового перевода). Если кадровый учёт в программе не ведётся, должность можно указать вручную в карточке сотрудника или прямо в форме доверенности, если конфигурация это позволяет.

Третья ошибка — печать устаревшей формы после обновления конфигурации. Если после обновления бланк выглядит иначе или появляется сообщение о недоступной форме, проверьте, что используется типовая печатная форма, а не внешняя обработка, подключённая ранее через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки».

Можно ли изменить печатную форму под свои требования

Типовая форма М-2 подходит большинству организаций, но законодательство допускает использование самостоятельно разработанного бланка доверенности, если в нём есть обязательные реквизиты. В 1С есть два пути: простой — через внешнюю печатную форму, и сложный — через доработку конфигурации.

Внешняя печатная форма подключается без изменения конфигурации: «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → включить флажок «Дополнительные отчёты и обработки» и загрузить файл обработки. Макет для такой обработки обычно готовит специалист по 1С — это безопасный способ, не нарушающий поддержку конфигурации.

Прямое редактирование макета в конфигураторе требует снятия объекта с полной поддержки. Такой шаг усложняет будущие обновления, поэтому без навыков разработки в 1С его лучше не выполнять: после очередного обновления доработанный макет может перестать работать или «затереться» типовым.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли распечатать доверенность без документа-основания?

Да, документ-основание — необязательный реквизит. Доверенность можно создать «с нуля» и вручную заполнить перечень получаемых ценностей. Основание удобно лишь как способ автоматического заполнения табличной части и как ссылка для поставщика.

Почему в печатной форме пустые паспортные данные сотрудника?

Данные подтягиваются из карточки справочника «Сотрудники». Откройте карточку, проверьте раздел с документом, удостоверяющим личность, и заполните серию, номер, кем и когда выдан паспорт. После этого перевыберите сотрудника в доверенности и сформируйте печатную форму заново.

Как распечатать несколько доверенностей одновременно?

В журнале «Доверенности» выделите нужные строки, удерживая Ctrl, затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка. Программа сформирует единый табличный документ со всеми бланками, который отправляется на принтер одним заданием.

Создаёт ли доверенность проводки в бухгалтерском учёте?

Нет. Документ «Доверенность» служит только для оформления и печати бланка, на счетах бухгалтерского и налогового учёта он не отражается. Оприходование полученных ценностей выполняется отдельным документом поступления.

Что делать, если пункта «Доверенности» нет в меню?

Сначала проверьте настройку навигации раздела «Покупки» — команда может быть скрыта. Если её нет и там, вероятно, у пользователя ограничены права: обратитесь к администратору базы, чтобы роль на работу с доверенностями была добавлена.

Можно ли отправить доверенность поставщику в PDF вместо бумаги?

Сохранить бланк в PDF можно через «Файл» → «Сохранить» в окне предварительного просмотра. Однако юридическую силу имеет подписанный документ: без подписей руководителя и печати (если она используется) электронная копия обычно служит лишь для согласования, а не для получения ценностей.