Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С ЗУП распечатать список сотрудников с окладами
Пошаговая инструкция: как в 1С ЗУП 8.3 сформировать и распечатать список сотрудников с окладами через отчёты, универсальный отчёт и печатные формы.
Задача вывести на печать список сотрудников с указанием окладов возникает у кадровиков и расчётчиков регулярно: для руководства, для проверки перед индексацией, для сверки со штатным расписанием. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) это делается несколькими способами — от типового отчёта до универсального отчёта по справочнику, и ни один не требует доработки конфигурации.
Ключевой момент: оклад в ЗУП хранится не в карточке сотрудника, а в плановых начислениях, назначенных кадровыми документами (приём на работу, кадровый перевод, изменение оплаты труда). Поэтому правильные отчёты берут данные именно из этих начислений, а не из реквизитов справочника. Если сформировать список «в лоб» по справочнику сотрудников, колонки с окладом просто не окажется.
Ниже разобраны рабочие способы для типовой ЗУП 8.3 редакции 3.1: штатные отчёты по штатному расписанию, универсальный отчёт, настройка отборов и вывод на печать, а также типичные ошибки, из-за которых оклады в списке пустые или устаревшие.
Где в ЗУП хранятся оклады и почему это важно
В ЗУП 3.1 размер оплаты сотрудника фиксируется документами: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда», «Изменение плановых начислений». Каждый такой документ записывает в регистры сведений плановые начисления сотрудника — оклад, надбавки, премии — с датой начала действия. Текущим считается начисление из последнего по дате документа.
Из этого следуют два практических вывода. Во-первых, если сотруднику меняли оклад, в отчётах отобразится актуальное значение только при условии, что изменение оформлено правильным документом, а не «вписано» куда-то вручную. Во-вторых, отчёт всегда формируется на конкретную дату: список «на сегодня» и список «на начало месяца» могут отличаться, если в этом периоде были кадровые изменения.
Поэтому перед формированием списка проверьте дату отчёта и убедитесь, что все кадровые документы за нужный период проведены. Непроведённые документы в отчёты не попадают.
Способ 1: отчёт «Штатное расписание»
Самый простой путь, если в программе ведётся штатное расписание. Откройте раздел «Кадры» (или «Отчёты, справки») → «Штатное расписание». Отчёт покажет позиции с окладами и надбавками. Чтобы получить именно список людей, а не позиций, используйте вариант отчёта с расшифровкой по сотрудникам — в типовой поставке есть отчёт «Штатное расписание (расшифровка)» либо включите в настройках группировку по сотрудникам.
Порядок действий: в шапке отчёта укажите дату, на которую нужен список, и организацию. Нажмите «Настройки» и проверьте отборы: по умолчанию могут быть скрыты вакантные позиции или уволенные сотрудники. Затем нажмите «Сформировать». Результат выводится в табличный документ, который сразу можно отправить на принтер через «Файл — Печать» или кнопку печати на панели.
Обратите внимание: отчёт показывает оклад по штатной позиции. Если сотрудник работает по совместительству на нескольких позициях, он появится в списке несколько строк — по числу занимаемых позиций. Это нормально, но при подсчёте «голов» учитывайте дубли.
- 1Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» (или «Отчёты, справки» → «Штатное расписание»)
- 2Установите дату отчёта и организацию
- 3В «Настройках» добавьте группировку или колонку «Сотрудник», если нужен список по людям
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте, что оклады заполнены
- 5Нажмите кнопку печати или Ctrl+P, выберите принтер и распечатайте
Способ 2: кадровые отчёты со списком сотрудников
Если штатное расписание не ведётся или нужен простой перечень людей с оплатой, используйте кадровые отчёты: раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты». В зависимости от версии программы там доступны «Списки сотрудников», «Штатные сотрудники», «Сотрудники организаций». Эти отчёты строятся по регистру кадровых данных и позволяют вывести произвольные поля.
Чтобы добавить колонку с окладом, откройте «Настройки» отчёта, перейдите на закладку с полями/структурой и добавьте поле вида «Тарифная ставка», «Оплата труда» или «Плановые начисления» — точное название зависит от релиза. Если нужного поля в списке нет, переключите режим настроек на расширенный (кнопка «Расширенный» или «Ещё — Расширенные настройки»): там доступны все поля схемы компоновки данных.
Полезно сразу настроить отбор: например, только работающие сотрудники (без уволенных), конкретное подразделение или организация. Отборы добавляются на закладке «Отбор» в настройках — выбираете поле, вид сравнения «Равно» или «В списке» и значение.
Способ 3: универсальный отчёт по плановым начислениям
Универсальный отчёт — инструмент для произвольных выборок, когда типовых отчётов не хватает. Откройте «Отчёты» → «Универсальный отчёт». В шапке выберите тип объекта «Регистр сведений» и найдите регистр «Плановые начисления сотрудников» (в некоторых релизах доступен также «Значения периодических показателей расчета зарплаты сотрудников» — именно там лежит числовой размер оклада).
Практический нюанс: в регистре «Плановые начисления» хранится ссылка на начисление, а его размер — в регистре значений показателей. Поэтому для списка с суммами удобнее выбрать регистр сведений со значениями показателей, добавить поля «Сотрудник», «Показатель» и «Значение», а в отборе по показателю указать «Оклад» (или «Тарифная ставка месячная»). После формирования получится таблица «сотрудник — размер оклада», которую можно распечатать.
Универсальный отчёт требует прав: пользователю должны быть доступны соответствующие регистры. Если пункт меню не открывается или список регистров пуст — обратитесь к администратору 1С для проверки ролей.
Способ 4: анализ ФОТ и расчётные отчёты
Если нужен список сотрудников с окладами плюс фактически начисленными суммами, подойдут отчёты раздела «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»: «Анализ ФОТ», «Анализ начислений и удержаний», «Расчётный листок» (по списку сотрудников). В них видно и плановую оплату, и фактические начисления за период.
Этот вариант удобен, когда список с окладами запрашивают вместе с данными о фактической зарплате — например, для сравнения оклада и начисленного. Но для простой «распечатки кто сколько получает по окладу» он избыточен: формируется дольше и содержит лишние колонки, которые придётся убирать в настройках.
Какой способ выбрать
Быстро и наглядно, но только если ведётся штатка; показывает оклад по позиции, а не по человеку
Гибкие отборы по людям, но поле с окладом нужно добавлять в настройках вручную
Любой состав колонок, но требует понимания регистров и прав доступа
Оклад плюс фактические начисления; избыточен для простого списка
Настройка печатной формы и вывод на бумагу
После формирования отчёт выводится в табличный документ. Перед печатью проверьте масштаб и разбиение на страницы: широкие таблицы с окладами и надбавками часто «разъезжаются» на два листа по горизонтали. Откройте «Файл» → «Предварительный просмотр» и при необходимости включите альбомную ориентацию или уменьшите масштаб в настройках страницы («Файл» → «Параметры страницы»).
Если список нужно регулярно печатать в одном виде, сохраните настройки отчёта: кнопка «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта» (или «Сохранить настройки»). В следующий раз вы откроете готовый вариант и только поменяете дату. Также табличный документ можно сохранить в Excel или PDF через «Файл» → «Сохранить как» — это удобно, если список нужно отправить, а не распечатать.
Для списков с персональными данными и суммами оплаты помните о конфиденциальности: такие документы нельзя оставлять на принтере и пересылать без необходимости — сведения об оплате труда относятся к персональным данным сотрудников.
Проверка результата перед печатью
Перед тем как отправлять список на принтер, сверьте его с первичкой. Выборочно откройте двух-трёх сотрудников: карточка сотрудника → ссылка «Начисления и удержания» (или документ «Изменение оплаты труда») — сумма в списке должна совпадать с действующим начислением. Если оклад в отчёте меньше или больше ожидаемого, ищите непроведённый документ или кадровый перевод с более поздней датой.
Второй контроль — количество строк. Сравните число строк в списке с отчётом «Численность сотрудников» или «Остатки отпусков» на ту же дату: расхождение обычно означает лишний отбор (например, скрыты внешние совместители) или, наоборот, попадание уволенных.
Как проверить результат
Совпадает с документом «Изменение оплаты труда» / карточкой начислений
В отчёте старое значение — ищите непроведённый документ
Равно численности работающих на дату отчёта
Больше или меньше — проверьте отборы по организации и уволенным
Все колонки помещаются на лист, шапка читается
Таблица разрезана по вертикали — меняйте ориентацию или масштаб
FAQ
Почему в списке у части сотрудников оклад пустой?
Чаще всего у этих сотрудников оплата назначена не показателем «Оклад», а другим — например, «Оплата по часовому тарифу» или «Оплата по дневному тарифу». Отчёт выводит только тот показатель, который вы указали в настройках. Добавьте нужные показатели в отбор или используйте отчёт, выводящий все плановые начисления сразу.
Как распечатать список сотрудников конкретного подразделения?
В настройках отчёта на закладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение — Равно — [нужное подразделение]». Если нужно с учётом вложенных подразделений, используйте вид сравнения «В группе» или «В иерархии».
Можно ли вывести оклад с учётом ставки (не полный, а на 0,5 ставки)?
В типовых отчётах обычно выводится размер начисления по позиции целиком. Чтобы увидеть оплату пропорционально ставке, добавьте в отчёт поле «Количество ставок» и считайте произведение, либо используйте отчёты по ФОТ, где плановый ФОТ уже рассчитан с учётом занимаемой ставки.
Как сохранить список в Excel, а не печатать?
После формирования отчёта нажмите «Файл» → «Сохранить как» (или Ctrl+S в табличном документе) и выберите формат «Лист Excel» или PDF. Документ сохранится со всеми колонками и форматированием.
Нужен список с окладами на прошлую дату — это возможно?
Да. Кадровые отчёты и отчёты по штатному расписанию формируются на любую дату: программа берёт начисления, действовавшие именно тогда. Укажите нужную дату в шапке отчёта — например, конец прошлого года — и сформируйте заново.
Нет прав на универсальный отчёт — что делать?
Попросите администратора добавить роль доступа к универсальному отчёту или соответствующим регистрам. Как временная альтернатива подойдёт отчёт «Штатное расписание» или «Анализ ФОТ» — они доступны большинству пользователей с ролями кадровика и расчётчика.
Что важно запомнить
Оклад в ЗУП хранится в плановых начислениях, а не в карточке сотрудника, поэтому список формируют отчётами: «Штатное расписание», кадровые «Списки сотрудников» или универсальный отчёт. Проверяйте дату отчёта, проведённость кадровых документов и отборы, а перед печатью — предварительный просмотр и сверку сумм с документами.