Как в 1С выписать путевой лист

Путевой лист — обязательный документ для организаций, эксплуатирующих автотранспорт: он подтверждает расход топлива, обосновывает затраты в учёте и служит основанием для начисления зарплаты водителю. В 1С путевой лист можно оформить штатными средствами, если в конфигурации предусмотрен соответствующий документ, либо через внешнюю печатную форму.

Набор инструментов зависит от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии 8» есть документ «Путевой лист» (при включённой функциональности), в «1С:Управление автотранспортом» и отраслевых решениях — расширенный учёт рейсов, ГСМ и маршрутов. В «1С:Управление нашей фирмой» также есть простой вариант путевого листа. Ниже разобран общий порядок действий, который подходит для большинства типовых решений.

Перед началом работы убедитесь, что в справочниках заполнены данные о транспортных средствах, сотрудниках-водителях и нормах расхода топлива. Это сократит ручной ввод и уменьшит количество ошибок при выписке.

Где находится путевой лист в разных конфигурациях

В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) документ «Путевой лист» появляется после включения соответствующей функциональности: раздел Главное → Функциональность → закладка «Запасы» (либо «Покупки» в зависимости от релиза) — установите флажок «Путевые листы». После этого документ станет доступен в разделе Покупки → Путевые листы.

В отраслевых решениях («1С:Управление автотранспортом», «1С:Предприятие 8. Автотранспортное предприятие») путевые листы вынесены в отдельный раздел «Автотранспорт» или «Путевые листы» с журналом, отбором по водителям и статусами обработки. В «1С:УНФ» документ ищите через «Все функции» или раздел «Закупки».

Если документа нет ни в функциональности, ни в разделах — скорее всего, используется конфигурация без штатного учёта транспорта. В этом случае варианты такие: внешняя обработка с печатной формой, регистрация расхода топлива через авансовые отчёты и требование-накладную, либо внедрение отраслевого решения.

Подготовка справочников перед выпиской

Документ не проведётся корректно без заполненных базовых данных. Проверьте три справочника заранее, чтобы не возвращаться к ним в середине оформления.

• Транспортные средства — создайте карточку автомобиля: марка, госномер, тип ТС, вид топлива, норма расхода. В бухгалтерской конфигурации автомобиль часто заводится как основное средство, а в отраслевых решениях есть отдельный справочник «Транспортные средства».
• Сотрудники / физические лица — у водителя должна быть заполнена карточка сотрудника с указанием подразделения; для печати реквизитов иногда требуется номер водительского удостоверения.
• Номенклатура ГСМ — заведите позицию «Бензин» или «Дизельное топливо» с типом «Товары» или «Материалы», чтобы документ мог списать топливо на затраты.

Если планируете автоматический расчёт нормативного расхода, заполните нормы в карточке ТС: базовая норма на 100 км, надбавки за работу в городе, зимний период, кондиционер. В типовой «1С:Бухгалтерии» автоматического расчёта норм нет — расход вводится вручную по данным спидометра.

Пошаговое оформление путевого листа

Откройте журнал «Путевые листы» и нажмите «Создать». Форма документа в типовых решениях содержит шапку с реквизитами и табличную часть с маршрутом или топливом. Заполнение идёт сверху вниз.

1. 1
   Создайте документ: раздел «Покупки» → «Путевые листы» → кнопка «Создать»
2. 2
   Укажите дату, организацию и подразделение
3. 3
   Выберите транспортное средство и водителя из справочников
4. 4
   Внесите показания спидометра (одометра) при выезде и при возвращении — программа посчитает пробег
5. 5
   Заполните выдачу топлива: вид ГСМ, количество, документ-основание (заправка по карте или из кассы)
6. 6
   Укажите маршрут или задание водителю, если поле предусмотрено
7. 7
   Проведите документ и проверьте сформированные проводки
8. 8
   Распечатайте бланк по кнопке «Печать» и передайте водителю на подпись

После проведения документ формирует движения по учёту топлива: списание в путь и отражение остатка в баке. В «1С:Бухгалтерии» сам путевой лист может не делать бухгалтерских проводок напрямую — расход топлива часто оформляется отдельным документом списания на основании данных путевых листов за месяц. Уточните принятую в вашей организации схему в учётной политике.

Реквизиты, которые обязательно проверить

Ошибки в этих полях чаще всего приводят к вопросам при проверках: дата и время выезда/возвращения, показания одометра (пробег должен быть правдоподобным и непротиворечивым между листами), ФИО водителя, марка и госномер автомобиля, отметка о прохождении предрейсового медосмотра и техконтроля. В печатной форме эти реквизиты должны присутствовать даже если в документе они заполняются автоматически.

Печать путевого листа

Кнопка «Печать» в документе предлагает доступные формы. В типовых конфигурациях обычно есть типовые межотраслевые формы (для легкового и грузового транспорта) и упрощённый бланк. Выберите форму, соответствующую вашему виду перевозок, или ту, что утверждена в учётной политике организации.

Если штатная печатная форма не содержит нужных реквизитов (например, отметок о медосмотре в требуемом виде), подключите внешнюю печатную форму: Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки, затем загрузите файл обработки. Распространение внешних форм должно быть разрешено в настройках безопасности, а файл — получен из надёжного источника.

Настройка нумерации и учётной политики

Путевые листы нумеруются в хронологическом порядке, номера должны быть непрерывными. В 1С нумерация документа ведётся автоматически в пределах периода (обычно года). Если организация ведёт нумерацию с начала месяца или по собственному префиксу, настройте префикс в параметрах документа или учитывайте это при выписке вручную.

Закрепите в учётной политике: применяемую форму путевого листа, периодичность выписки (на день, на рейс, на срок до одного месяца для отдельных случаев), порядок списания ГСМ (по нормам или по фактическому расходу). От этого зависит, как бухгалтер будет закрывать расходы в конце месяца.

Удобный приём: выпускайте путевые листы пакетно в начале недели с уже заполненными автомобилем и водителем, а показания спидометра водитель вписывает при сдаче. В отраслевых решениях для этого есть обработка группового создания путевых листов — она экономит заметное время при парке из нескольких машин.

Типичные ошибки при выписке

Отдельная ошибка — дублирование учёта: когда топливо списывают и по путевым листам, и по авансовым отчётам одновременно. Выберите одну схему и зафиксируйте её. В «1С:Бухгалтерии» классическая связка: покупка топлива через авансовый отчёт или поступление, списание — по данным путевых листов за период.

Проверка результата и закрытие месяца

После выписки листов сверьте данные с учётом. Основные контрольные точки: пробег по путевым листам, расход топлива по норме и по факту, остаток ГСМ на складе (или в баках) на конец периода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Показания одометра между соседними листами

Норма

Конечное значение предыдущего листа равно начальному следующего

Тревожный признак

Разрыв или пересечение пробега

Остаток топлива на счёте 10.03

Норма

Остаток положительный и соответствует данным по бакам

Тревожный признак

Отрицательное количество или сумма

Проводки документа

Норма

Есть движения по списанию/перемещению ГСМ после проведения

Тревожный признак

Документ проведён без движений — проверьте настройки

Печатная форма

Норма

Все обязательные реквизиты заполнены, есть подписи

Тревожный признак

Пустые поля дат, времени или отметок о контроле

Для анализа используйте отчёты: оборотно-сальдовую ведомость по счёту учёта топлива, а в отраслевых решениях — специализированные отчёты «Списание ГСМ», «Пробег автомобилей», «Анализ расхода топлива». Расхождения проще искать по ним, чем перебирая документы вручную.

Частые вопросы

Нет документа «Путевой лист» в 1С:Бухгалтерии — что делать?

Сначала проверьте функциональность: Главное → Функциональность, включите опцию путевых листов. Если её нет в вашем релизе, используйте внешнюю печатную форму либо отражайте расход топлива через требование-накладную на основании бумажных путевых листов, ведя их реестр вне программы.

Можно ли оформить один путевой лист на несколько дней?

Допускается оформление на срок до одного месяца в отдельных случаях, предусмотренных порядком заполнения путевых листов, но на практике чаще выписывают на один день или смену — так проще контролировать пробег и расход топлива. Выбранный порядок зафиксируйте в учётной политике.

Как списать топливо по путевым листам в конце месяца?

Соберите данные по пробегу из всех листов, рассчитайте нормативный или фактический расход и оформите списание документом «Требование-накладная» на счёт затрат. В отраслевых конфигурациях это делает автоматическая обработка закрытия путевых листов.

Обязательно ли распечатывать путевой лист, если есть электронный документооборот?

Для водителя в рейсе лист должен быть доступен для предъявления — на бумаге или в электронном виде, если это допускается применяемым порядком и форма подписана надлежащим образом. Для целей бухгалтерского учёта достаточно корректно оформленного документа с обязательными реквизитами.

Что делать, если в путевом листе ошибка после проведения?

Если период открыт, отмените проведение, исправьте данные и проведите заново — нумерацию при этом лучше не менять. Если период закрыт, оформите корректировку в текущем периоде и приложите пояснение к первичному документу. Исправления в бумажном бланке заверяются подписью ответственного лица.