Как в 1С выписать доверенность на сотрудника

Доверенность на сотрудника в 1С оформляется, когда работнику нужно получить товарно-материальные ценности от поставщика, представлять интересы организации при подписании документов или выполнить иные действия от имени компании. В типовых конфигурациях — «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей», «1С:ERP» — для этого предусмотрен отдельный документ, который формирует печатную форму и регистрирует выдачу в учёте.

Точный путь к документу зависит от конфигурации и релиза, но логика везде одинакова: создаётся документ «Доверенность», в нём указываются сотрудник, основание (договор, счёт, заказ), перечень получаемых ценностей и срок действия. После проведения документ можно распечатать, а данные о выданных доверенностях сохраняются в журнале учёта.

Ниже разобран порядок действий на примере типовой «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 с уточнениями для других конфигураций. Перед оформлением убедитесь, что у вас есть права на создание документов этого вида — при ограниченных правах пункт меню может быть недоступен.

Где находится документ «Доверенность» в разных конфигурациях

В «1С:Бухгалтерии 8» документ обычно доступен в разделе «Покупки» → «Доверенности». В некоторых релизах он располагается в разделе «Банк и касса». Если пункта нет в меню, откройте «Главное меню» → «Все функции» и найдите «Доверенности» в списке документов — это работает при полных правах.

В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» доверенности оформляются в контексте закупок: раздел «Закупки» → «Доверенности на получение ТМЦ» или аналогичный журнал. Там документ можно создать на основании заказа поставщику — тогда перечень ценностей подставится автоматически.

В «1С:Зарплата и управление персоналом» отдельного документа доверенности на получение ТМЦ нет — это кадровая конфигурация. Если доверенность нужна для представительства (например, в госорганах), её оформляют в бухгалтерской или торговой конфигурации либо внешней печатной формой.

Подготовка: какие данные должны быть в справочниках

До создания документа проверьте, что в программе корректно заполнены справочники, откуда подтянутся данные. Сотрудник должен быть заведён в справочнике «Сотрудники» (или «Физические лица») с указанием ФИО, должности и паспортных данных — именно они попадут в печатную форму. Если паспортные данные не заполнены, в доверенности останутся пустые поля.

Также понадобятся: карточка контрагента-поставщика с наименованием и реквизитами, документ-основание (счёт на оплату, договор, заказ поставщику) и реквизиты собственной организации. Проверьте, что в карточке организации указан руководитель и главный бухгалтер — их подписи предусмотрены типовой формой.

Пошаговое оформление доверенности в 1С:Бухгалтерии 8

Откройте раздел «Покупки» → «Доверенности» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию, сотрудника, которому выдаётся доверенность, контрагента, от которого будут получены ценности, и документ-основание. Дата выдачи подставляется текущая, срок действия укажите вручную — по умолчанию программа может предложить стандартный период, но его допустимо изменить.

В табличной части перечислите получаемые материальные ценности: наименование, единицу измерения, количество. Если доверенность создаётся на основании счёта или заказа, используйте кнопку «Заполнить» — перечень подставится из основания, и вам останется только скорректировать его.

Проведите документ кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть». После этого нажмите «Печать» и выберите нужную форму — обычно доступны типовая форма и форма по ОКУД (М-2/М-2а), если она включена в ваш релиз. Распечатанный документ подписывает руководитель и главный бухгалтер, ставится печать организации при её наличии.

1. 1
   Откройте «Покупки» → «Доверенности» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника, контрагента и документ-основание
3. 3
   Заполните срок действия и перечень получаемых ценностей
4. 4
   Проведите документ и проверьте паспортные данные в печатной форме
5. 5
   Распечатайте форму, получите подписи руководителя и главного бухгалтера
6. 6
   Проверьте запись в журнале учёта выданных доверенностей

Особенности оформления в Управлении торговлей и ERP

В «1С:Управление торговлей» удобнее создавать доверенность на основании заказа поставщику: откройте заказ, нажмите «Создать на основании» и выберите «Доверенность на получение ТМЦ». Программа перенесёт поставщика и спецификацию, а вам останется указать сотрудника и срок действия.

В ERP-конфигурациях действует аналогичная схема, но добавлена возможность отслеживания использования доверенности: при оприходовании товаров документ поступления можно связать с выданной доверенностью. Это упрощает контроль — видно, по каким доверенностям ценности получены, а по каким нет.

Сравнение вариантов

Создание с нуля

Подходит, когда основания в базе нет (например, устная договорённость). Перечень ценностей заполняется вручную — выше риск опечаток.

Создание на основании счёта или заказа

Быстрее и точнее: поставщик и спецификация подставляются автоматически. Ограничение — основание должно быть корректно оформлено в программе.

Внешняя печатная форма

Вариант для нестандартных доверенностей (представительство в госорганах, подписание документов). Требует готового шаблона и проверки юристом.

Как проверить результат и где хранится учёт выданных доверенностей

После проведения откройте печатную форму и сверьте ключевые поля: ФИО и паспортные данные сотрудника, наименование поставщика, срок действия, перечень ценностей. Ошибка в паспортных данных — самая частая причина, по которой поставщик отказывается отгружать товар по доверенности.

Журнал документов «Доверенности» выполняет роль учётного регистра: в нём видны номер, дата, сотрудник и срок действия каждой доверенности. Сверяйте журнал с фактическим поступлением товаров — доверенности, по которым ценности не получены в срок, нужно отозвать или оформить их возврат по правилам вашей учётной политики.

Контрольные точки

Как проверить результат

Паспортные данные в печатной форме

Норма

Серия, номер, кем и когда выдан — заполнены и совпадают с документом сотрудника

Тревожный признак

Поля пустые или содержат устаревшие данные

Перечень ценностей

Норма

Совпадает со счётом или заказом, указаны единицы измерения и количество

Тревожный признак

Расхождения в наименованиях или количестве с основанием

Срок действия

Норма

Дата окончания не раньше планируемой даты получения ТМЦ

Тревожный признак

Срок истекает раньше планируемой отгрузки

Подписи на бумажной форме

Норма

Подписи руководителя и главного бухгалтера, печать при наличии

Тревожный признак

Форма распечатана, но не подписана

Типичные ошибки и ограничения

Частая ошибка — выдача доверенности на сотрудника, у которого в карточке не заполнены паспортные данные или указана старая должность. Печатная форма формируется из справочника в момент печати, поэтому исправлять данные нужно в карточке физического лица, а не в самом документе.

Вторая типичная проблема — попытка использовать доверенность на получение ТМЦ для представительских целей. Типовая форма предназначена именно для получения материальных ценностей; для представления интересов в налоговой, банке или суде оформляется отдельная доверенность по другому шаблону, обычно вручную или через внешнюю печатную форму.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить доверенность на сотрудника, работающего по договору ГПХ?

Технически да: в документе можно выбрать физическое лицо, не оформленное в штат, если оно заведено в справочнике. Однако юридически доверенность может выдаваться любому дееспособному лицу — проверьте корпоративные правила вашей организации, некоторые компании ограничивают выдачу только штатными сотрудниками.

Что делать, если в печатной форме не хватает нужных полей?

Типовую форму менять вручную не стоит. Если требуется нестандартный макет, подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Разработку макета лучше поручить специалисту по 1С.

Как изменить уже проведённую доверенность?

Откройте документ из журнала, внесите изменения и проведите повторно. Если доверенность уже распечатана и подписана, правильнее создать новый документ, а старый пометить на удаление или оформить его аннулирование — исправление подписанного бумажного документа недопустимо.

Обязательно ли указывать документ-основание?

Программа обычно позволяет провести доверенность без основания, указав реквизиты договора текстом. Но основание повышает достоверность документа: поставщик сверяет доверенность со счётом, и расхождения могут стать причиной отказа в отгрузке.

Где посмотреть все доверенности, выданные конкретному сотруднику?

В журнале «Доверенности» установите отбор по полю «Сотрудник» через кнопку «Ещё» → «Настроить список». Так вы получите полный перечень выданных документов с датами и сроками действия, что удобно при увольнении работника или инвентаризации.

Действует ли доверенность без печати организации?

С момента отмены обязательности круглой печати для ООО и АО оттиск не является обязательным реквизитом, если организация отказалась от печати. Однако многие поставщики по внутренним правилам требуют печать — уточняйте требования контрагента заранее, чтобы избежать отказа в отгрузке.