Документы и Печать · 9 мин
Как сделать акт сверки в 1С УНФ
Как сформировать акт сверки с контрагентом в 1С УНФ: настройки, заполнение данных, печать и исправление расхождений. Пошаговая инструкция с проверкой результата.
Акт сверки взаиморасчётов в 1С:Управление нашей фирмой формируется штатными средствами — без доработок и внешних обработок. Программа собирает документы по контрагенту за выбранный период, рассчитывает сальдо и выводит готовую печатную форму, которую можно подписать и передать контрагенту.
Главное условие корректного акта — полные и достоверные данные в базе: проведённые реализации, поступления, оплаты и возвраты. Если документы введены не полностью или есть непроведённые черновики, акт покажет расхождения, которых в реальности нет.
Ниже разобран порядок формирования акта сверки, настройка отборов, типовые расхождения и способы их устранения, а также ограничения типового механизма УНФ.
Где находится акт сверки в УНФ и что понадобится заранее
Документ «Акт сверки» расположен в разделе Продажи → Акты сверки. Если акт нужен по поставщику, удобнее работать через Покупки → Акты сверки — состав полей и логика идентичны, отличается только контекст раздела.
Перед формированием акта проверьте три вещи. Во-первых, карточка контрагента должна быть заполнена: наименование, ИНН, КПП, адрес — эти данные попадут в шапку печатной формы. Во-вторых, у контрагента должен существовать договор, если учёт ведётся в разрезе договоров. В-третьих, все первичные документы за период сверки должны быть введены и проведены.
Права доступа тоже имеют значение. Если пользователь работает под ограниченной ролью (например, менеджер по продажам без доступа к деньгам), часть документов оплаты может не попасть в акт — сальдо исказится. Формировать сверку лучше под учётной записью с полным доступом к расчётам.
Пошаговое создание акта сверки
Откройте список актов сверки и нажмите «Создать». В шапке документа заполните ключевые поля: организация, контрагент, договор (при необходимости) и период сверки — даты начала и окончания.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» (или «Заполнить по данным учёта»). Программа подберёт все документы расчётов с контрагентом за указанный период: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки — и рассчитает входящее и исходящее сальдо.
- 1Откройте Продажи → Акты сверки и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, контрагента, договор и период сверки
- 3Нажмите «Заполнить» и дождитесь подбора документов
- 4Сверьте входящее и исходящее сальдо с ожидаемым
- 5Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать»
После заполнения проверьте результат до проведения. Сравните итоговое сальдо с данными отчёта «Взаиморасчёты» или «Задолженность контрагентов» за тот же период — цифры должны совпадать. Если сальдо в акте отличается, причина почти всегда в отборе: неверный договор, валюта или период.
Проведите документ и нажмите «Печать» — программа предложит типовую форму акта сверки. Форму можно сохранить в PDF или отправить по электронной почте прямо из программы, если настроена почта.
Настройка отборов: договор, валюта, разрез расчётов
Отборы определяют, какие документы попадут в акт. Если оставить поле «Договор» пустым, в акт попадут расчёты по всем договорам контрагента — это удобно для общей сверки, но форма станет громоздкой. Для сверки по конкретной сделке договор лучше указать явно.
Валюта расчётов — частый источник ошибок. Если с контрагентом есть расчёты и в рублях, и в валюте, акт, сформированный без отбора по валюте, может показать некорректное итоговое сальдо. Формируйте отдельные акты по каждой валюте расчётов.
Период сверки выбирайте по договорённости с контрагентом. Практически удобно сверяться за квартал или месяц: чем длиннее период, тем сложнее искать расхождение. Для первой сверки с новым контрагентом имеет смысл включить весь срок сотрудничества, чтобы зафиксировать стартовое сальдо.
Как проверить корректность акта до отправки контрагенту
Минимальная проверка — сопоставление с отчётом по взаиморасчётам. Откройте отчёт «Задолженность контрагентов» (или «Взаиморасчёты с контрагентами»), установите тот же период и отбор по контрагенту и договору. Конечное сальдо отчёта должно совпасть с сальдо акта.
Второй контроль — состав документов. Пролистайте табличную часть акта: в ней не должно быть документов другого контрагента, другого договора или за пределами периода. Также проверьте, что в акт попали последние оплаты — именно их чаще всего забывают ввести.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Разница есть — ищите непроведённые или лишние документы
Только документы нужного контрагента, договора и периода
Посторонние документы или пропущенные оплаты
Совпадает с исходящим сальдо предыдущего акта
Разрыв с прошлой сверкой — где-то изменили старые документы
Отдельно сверьте входящее сальдо с исходящим сальдо предыдущего подписанного акта. Если ранее сверка была согласована, а входящее сальдо нового акта отличается, значит, кто-то изменил или перепровёл документы прошлого периода. Найдите изменения через журнал регистрации до отправки акта контрагенту.
Типовые расхождения и как их устранять
Самая частая причина расхождений — непроведённые документы. Оплата или реализация введена, но не проведена, поэтому в акт не попала. Откройте список документов по контрагенту и отберите непроведённые — обычно этого достаточно.
Вторая причина — документы, проведённые задним числом после предыдущей сверки. Например, бухгалтер ввёл оплату прошлым месяцем, и входящее сальдо «поплыло». Такие ситуации видны через отчёт по взаиморасчётам с детализацией до документа.
Третья группа — расхождения на стороне контрагента: он не учёл вашу отгрузку, оплату или возврат. Здесь акт выполняет свою функцию: расхождение фиксируется в разделе «Расхождения» печатной формы и разбирается по документам с приложением первички.
Печать, подписание и отправка акта
Типовая печатная форма акта в УНФ содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу документов, итоговое сальдо и место для подписей. Если нужны дополнительные подписи или формулировки, форму можно отредактировать в режиме табличного документа перед печатью.
Для отправки контрагенту используйте сохранение в PDF или встроенную отправку по электронной почте. Если с контрагентом настроен обмен электронными документами (ЭДО), акт можно передать через оператора ЭДО — тогда он получит юридически значимый статус при подписании обеими сторонами.
Храните подписанные контрагентом акты в привязке к документу в УНФ (присоединённые файлы). При споре по задолженности подписанный акт — ключевое доказательство, и поиск скана в почте занимает заметно больше времени, чем открытие файла из карточки документа.
Ограничения типового механизма и когда нужны доработки
Штатный акт сверки УНФ закрывает большинство задач малого бизнеса, но имеет ограничения. Форма не всегда совпадает с шаблоном крупного контрагента: сети и госзаказчики нередко требуют собственный формат. В этом случае данные из акта переносят в форму контрагента вручную или заказывают внешнюю печатную форму.
Второе ограничение — детализация по заказам и счетам. Если контрагент просит сверку в разрезе отдельных заказов, а типовой акт группирует документы иначе, может потребоваться доработка макета.
Как выбрать действие
Перед заказом доработки убедитесь, что задача не решается настройкой: часто достаточно отредактировать макет печатной формы через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки», не прибегая к программированию.
Что важно запомнить
Акт сверки в УНФ создаётся в разделе «Продажи» или «Покупки»: заполните шапку, нажмите «Заполнить», сверьте сальдо с отчётом по взаиморасчётам и распечатайте. Перед отправкой проверьте состав документов и входящее сальдо — большинство расхождений вызвано непроведёнными или изменёнными задним числом документами.
Частые вопросы
Почему в акт сверки не попала оплата контрагента?
Чаще всего документ оплаты не проведён, датирован вне периода сверки или привязан к другому договору. Проверьте статус проведения, дату и договор в документе оплаты, затем перезаполните акт.
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
Типовой документ формируется по одному контрагенту. Для массовой проверки задолженности используйте отчёт «Задолженность контрагентов», а акты создавайте отдельно по тем контрагентам, которым нужно их направить.
Влияет ли акт сверки на данные учёта?
Нет. Акт сверки не делает проводок и не меняет сальдо расчётов — это справочный документ. Его можно удалять, перезаполнять и перепроводить без последствий для учёта.
Что делать, если контрагент вернул акт с расхождениями?
Сопоставьте расхождения по документам: проверьте, все ли отгрузки и оплаты введены у вас, и запросите у контрагента копии первичных документов по спорным суммам. После устранения причины сформируйте акт заново за тот же период.
Как свериться, если расчёты велись в разных валютах?
Формируйте отдельный акт по каждой валюте расчётов, указывая валюту в отборе. Сводный акт по разным валютам даст некорректное итоговое сальдо и не подойдёт для согласования.