Как создать и отправить письмо в 1С

Отправка писем напрямую из 1С избавляет от лишних действий: не нужно сохранять счёт или акт на диск, открывать почтовый клиент и прикреплять файл вручную. Документ, ссылка на оплату или отчёт уходят контрагенту в пару кликов, а копия письма сохраняется в базе и привязывается к карточке клиента.

Чтобы механизм работал, необходимо выполнить два условия: в программе должна быть настроена учётная запись электронной почты, а у пользователя — права на отправку писем. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:ЗУП) механизм реализован через подсистему «Взаимодействия» и работает практически одинаково.

Ниже разобран полный цикл: настройка почтового ящика, создание письма из карточки документа и из журнала взаимодействий, прикрепление файлов, использование шаблонов, а также типичные ошибки, из-за которых письма не уходят.

Что нужно проверить перед отправкой первого письма

Прежде чем создавать письмо, убедитесь, что у вас есть данные для подключения почтового ящика: адрес электронной почты, пароль (для многих сервисов — отдельный пароль приложения), адреса серверов входящей и исходящей почты. Эти параметры публикуются в справке вашего почтового провайдера — корпоративного Exchange, Яндекс 360, Mail.ru для бизнеса, Google Workspace и других.

Второе условие — права. Если кнопка отправки письма недоступна или раздел настроек скрыт, попросите администратора включить функциональную опцию «Электронная почта» и выдать роль «Добавление и изменение взаимодействий» или аналогичную. В файловой базе без разграничения прав достаточно полных прав.

Третий момент — сетевой доступ. Отправка идёт через порт SMTP-сервера (обычно 465 или 587). Если база работает на сервере, а почта настраивается там же, убедитесь, что файрвол и антивирус не блокируют исходящие соединения на эти порты — это одна из самых частых причин «молчаливых» сбоев отправки.

Как настроить учётную запись электронной почты

В типовых конфигурациях настройка находится в разделе «Администрирование» → «Органайзер» → «Настройки электронной почты» (в 1С:Бухгалтерии — «Администрирование» → «Общие настройки» → «Электронная почта», в УТ и ERP — «НСИ и администрирование» → «Настройка интеграции» → «Электронная почта»). Нажмите «Создать» и заполните форму учётной записи.

Укажите адрес электронной почты и имя отправителя — именно его увидит получатель в поле «От кого». Затем введите пароль. Во многих конфигурациях есть кнопка автоматического определения настроек: программа сама подберёт серверы и порты по домену адреса. Если автоподбор не сработал, заполните параметры вручную: сервер входящей почты (IMAP или POP3) и сервер исходящей почты (SMTP), порты и тип шифрования (SSL/TLS).

После заполнения нажмите «Проверить настройки» — программа выполнит тестовое подключение к обоим серверам. Успешная проверка означает, что логин, пароль и сетевые параметры корректны. Если проверка завершилась ошибкой, текст диагностики подскажет причину: неверный пароль, недоступный сервер или блокировка соединения.

1. 1
   Откройте «Администрирование» → «Органайзер» → «Настройки электронной почты»
2. 2
   Нажмите «Создать» и введите адрес почты и имя отправителя
3. 3
   Введите пароль приложения и запустите автоматическое определение серверов
4. 4
   При неудаче укажите SMTP- и IMAP-серверы, порты и шифрование вручную
5. 5
   Нажмите «Проверить настройки» и дождитесь успешного теста
6. 6
   Сохраните запись и при необходимости назначьте её используемой по умолчанию

Как создать письмо из документа

Самый частый сценарий — отправка счёта, акта, накладной или коммерческого предложения. Откройте нужный документ, нажмите кнопку «Ещё» (или кнопку со значком конверта на командной панели) и выберите «Отправить» → «По электронной почте». В некоторых конфигурациях команда называется «Написать письмо» или находится в подменю «Печать».

Программа откроет форму нового письма и автоматически подставит адрес получателя из карточки контрагента, если там заполнено поле «Электронная почта». Печатная форма документа будет прикреплена к письму в формате PDF — это видно в блоке вложений. Тема обычно формируется автоматически по шаблону: вид документа, номер и дата.

Проверьте и при необходимости отредактируйте адрес получателя, тему и текст письма. Текст можно набрать вручную или вставить из шаблона. После проверки нажмите «Отправить». Письмо уйдёт через настроенную учётную запись, а его копия сохранится в журнале взаимодействий по этому контрагенту.

Если у контрагента несколько адресов

Когда в карточке контрагента или контактного лица указано несколько адресов, программа подставит основной. Чтобы отправить на другой, отредактируйте поле «Кому» вручную — адреса разделяются точкой с запятой. Для копий используйте поля «Копии» и «Скрытые копии», если они отображаются в форме письма.

Как создать письмо из журнала взаимодействий и из карточки контрагента

Второй способ подходит, когда письмо не привязано к конкретному документу — например, общая рассылка прайса или ответ на запрос клиента. Откройте раздел «CRM» или «Продажи» → «Взаимодействия» (в 1С:Бухгалтерии — «Продажи» или «Покупки» → «Электронные письма»), нажмите «Создать» → «Исходящее письмо».

Заполните поле «Кому» — можно выбрать контрагента или контактное лицо из справочника, тогда адрес подставится автоматически. Укажите тему, введите текст и при необходимости прикрепите файлы кнопкой «Присоединить файл». Нажмите «Отправить».

Из карточки контрагента письмо создаётся ещё быстрее: откройте контрагента, перейдите на вкладку «Взаимодействия» или нажмите «Написать письмо» — адрес получателя будет заполнен автоматически, а письмо сразу привяжется к этому клиенту в истории контактов.

Вложения, шаблоны и массовая отправка

К письму можно прикрепить любые файлы: печатные формы документов (PDF, Excel), изображения, архивы. Учитывайте ограничения почтовых сервисов на размер письма — обычно это 20–30 МБ с учётом кодирования вложений. Если файл крупнее, лучше отправить ссылку на файловое хранилище.

Шаблоны писем избавляют от набора однотипного текста. В конфигурациях с подсистемой взаимодействий шаблоны создаются в разделе настройки («Шаблоны сообщений») и поддерживают автоподстановку параметров: наименование контрагента, номер документа, сумму, подпись сотрудника. При создании письма шаблон выбирается кнопкой «Заполнить по шаблону» или аналогичной.

Для массовой отправки (например, счетов группе клиентов) используйте обработки рассылки, если они есть в вашей конфигурации, либо отправляйте документы пакетно из списка: выделите несколько документов и вызовите команду отправки. Учитывайте лимиты почтового сервиса на число писем в час — при превышении сервер может временно заблокировать отправку.

Способы создания письма

Из документа

Подходит для отправки счетов, актов, накладных. Печатная форма прикрепляется автоматически. Ограничение: письмо жёстко связано с одним документом.

Из журнала взаимодействий

Подходит для свободной переписки и рассылок. Вложения добавляются вручную. Требует корректно заполненных адресов в справочнике.

Из карточки контрагента

Быстрый способ написать клиенту по текущему вопросу. Письмо сразу фиксируется в истории взаимодействий.

Как проверить, что письмо отправлено

После нажатия «Отправить» письмо не всегда уходит мгновенно: в ряде конфигураций отправка выполняется регламентным заданием «Получение и отправка электронной почты» с заданным интервалом. Если письмо осталось в папке «Исходящие», проверьте, что регламентное задание активно, либо выполните отправку вручную кнопкой «Отправить и получить почту».

Признак успешной отправки — перемещение письма в папку «Отправленные» без отметки об ошибке. Если письмо помечено как неотправленное, откройте его и прочитайте текст ошибки в протоколе: чаще всего это неверный пароль, блокировка со стороны почтового сервиса или отсутствие связи с SMTP-сервером.

Контрольные точки

Как проверить результат

Папка «Отправленные»

Норма

Письмо присутствует, без значка ошибки

Тревожный признак

Письма нет или стоит отметка о сбое

Папка «Исходящие»

Норма

Пусто после отправки

Тревожный признак

Письма копятся — регламентное задание не работает

Журнал регистрации

Норма

Нет ошибок подключения к SMTP

Тревожный признак

Ошибки аутентификации или таймаут соединения

Ответ получателя

Норма

Клиент подтвердил получение

Тревожный признак

Письмо попало в спам или не дошло

Типичные ошибки и способы их устранения

Самая частая проблема — ошибка аутентификации при рабочем пароле. Причина почти всегда в том, что почтовый сервис требует пароль приложения, а не основной пароль ящика, либо в настройках почты запрещён доступ из внешних приложений. Решение: создайте пароль приложения в настройках безопасности почтового сервиса и разрешите доступ по IMAP/SMTP.

Вторая группа ошибок — сетевые: «не удаётся подключиться к серверу», таймаут соединения. Проверьте, не блокирует ли антивирус или файрвол порты 465/587, правильно ли указаны адреса серверов и тип шифрования. Полезно проверить подключение с теми же параметрами в обычном почтовом клиенте — если и там ошибка, проблема не в 1С.

Третья ситуация — письмо отправлено, но получатель его не видит. Попросите проверить папку «Спам»: массовые рассылки и письма с крупными вложениями часто фильтруются. Также убедитесь, что адрес получателя введён без опечаток — в журнале взаимодействий адрес виден в заголовке письма.

FAQ

Можно ли отправлять письма из 1С без настройки почтового ящика?

Нет. 1С не имеет собственного почтового сервера — отправка всегда идёт через учётную запись реального почтового сервиса по протоколу SMTP. Без настроенной учётной записи кнопка отправки либо недоступна, либо завершится ошибкой.

Почему программа просит пароль, хотя он указан в настройках?

Обычно это означает, что учётная запись настроена без сохранения пароля либо пароль был изменён на стороне почтового сервиса. Откройте настройки учётной записи, введите актуальный пароль приложения и повторите проверку подключения.

Как отправить документ не в PDF, а в Excel или Word?

В форме отправки или в меню печати выберите нужный формат сохранения печатной формы перед прикреплением. В ряде конфигураций формат вложения задаётся в настройках отправки; если такой опции нет, сохраните печатную форму в файл и прикрепите его к письму вручную.

Можно ли настроить автоматическую отправку писем по расписанию?

Да, если в конфигурации есть механизм рассылок отчётов или шаблонов сообщений с регламентным заданием. Настройте правило рассылки, расписание и список получателей — программа будет формировать и отправлять письма автоматически. Проверяйте журнал отправки, чтобы вовремя заметить сбои.

Письмо ушло, но вложение не открывается у получателя. Что делать?

Чаще всего файл повреждён из-за прерванной отправки или получатель пытается открыть PDF программой без его поддержки. Переотправьте письмо, убедитесь, что вложение полностью сформировано (откройте его из базы перед отправкой), и при повторении проблемы отправьте документ в другом формате.

Нужна ли отдельная лицензия для отправки писем из 1С?

Отдельная лицензия не требуется: механизм электронной почты входит в состав типовых конфигураций. Оплачивается только сам почтовый сервис, если вы используете платный корпоративный тариф.