Документы и Печать · 9 мин
Как в 1С сохранить документ в PDF
Как в 1С сохранить документ в PDF: через печатную форму, кнопку «Сохранить» и виртуальный принтер. Разбираем типовые конфигурации, ошибки и настройки.
Сохранение документа в PDF — одна из самых частых задач при работе с 1С: счета, акты, накладные и договоры почти всегда отправляются контрагентам именно в этом формате. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:ЗУП) есть несколько штатных способов получить PDF — через команду печати, через сохранение табличного документа и через виртуальный принтер.
Выбор способа зависит от версии платформы, конфигурации и того, что именно нужно получить: один документ, пакет документов по списку или файл с нестандартной печатной формой. Ниже разобраны все рабочие варианты с точными действиями, ограничениями и проверкой результата.
Важно понимать: PDF в 1С формируется из табличного документа — того самого предварительного просмотра, который открывается при печати. Поэтому качество и внешний вид файла полностью зависят от настроек печатной формы: полей, масштаба, ориентации страницы.
Способ 1: сохранение через предварительный просмотр печати
Это универсальный метод, который работает практически во всех конфигурациях на управляемых формах. Откройте нужный документ, нажмите кнопку «Печать» и выберите требуемую печатную форму — например, «Счёт на оплату» или «ТОРГ-12».
Когда откроется окно предварительного просмотра с табличным документом, найдите кнопку сохранения: обычно это значок дискеты на панели инструментов или пункт меню «Файл → Сохранить» / «Сохранить как». В диалоге сохранения укажите имя файла, папку и в поле «Тип файла» выберите «Документ PDF (*.pdf)».
После сохранения откройте полученный файл и убедитесь, что в нём отображаются все страницы, логотип, подписи и печать (если они предусмотрены формой). Если документ многостраничный, пролистайте PDF до конца — иногда при неправильном масштабе часть таблицы «уезжает» за пределы страницы.
- 1Откройте документ и нажмите «Печать», выберите нужную печатную форму
- 2В окне предварительного просмотра нажмите «Файл → Сохранить» или значок дискеты
- 3Укажите папку, имя файла и тип «Документ PDF (*.pdf)»
- 4Откройте сохранённый PDF и проверьте все страницы, подписи и печать
Способ 2: прямая команда «Сохранить в PDF»
Во многих типовых конфигурациях на форме печати есть отдельная кнопка или команда меню «Ещё» — «Сохранить в PDF» либо «Отправить по электронной почте → PDF». В этом случае промежуточный диалог сохранения не нужен: программа сразу предложит указать папку и имя файла.
Если конфигурация подключена к почтовому клиенту или настроена отправка писем из 1С, команда «Отправить по электронной почте» автоматически сформирует PDF и вложит его в письмо. Это удобно при массовой рассылке счетов: не нужно вручную сохранять каждый файл и прикреплять его к письму.
Обратите внимание: состав доступных команд зависит от конфигурации и прав пользователя. Если кнопки нет, проверьте меню «Ещё» на форме печати — туда часто убирают редко используемые действия.
Способ 3: печать в PDF через виртуальный принтер
Если штатное сохранение недоступно (например, в старой конфигурации или при ограниченных правах), используйте виртуальный PDF-принтер. В Windows 10 и новее встроен принтер «Microsoft Print to PDF»: в диалоге печати выберите его вместо физического принтера, нажмите «Печать» и укажите место сохранения файла.
Также существуют сторонние виртуальные принтеры (doPDF, PDFCreator и аналоги). Они работают по тому же принципу, но требуют установки на компьютер, что в корпоративной среде обычно согласуется с системным администратором.
Ограничение метода: файл, полученный через виртуальный принтер, — это по сути «отпечаток» страницы. Текст в нём может быть не выделяемым и не копируемым, а качество зависит от настроек печати. Для документов, которые контрагент будет обрабатывать, предпочтительнее штатное сохранение из 1С.
Сравнение способов
Универсально, сохраняет исходное качество и текст. Требует открытия формы печати для каждого документа.
Быстрее всего, подходит для массовой отправки. Доступность зависит от конфигурации и настроек почты.
Работает везде, где есть печать. Качество ниже, текст может не копироваться, нужны права на установку ПО.
Массовое сохранение нескольких документов в PDF
Когда нужно выгрузить в PDF сразу десятки документов (например, все счета за месяц), сохранять каждый вручную нерационально. В типовых конфигурациях используйте список документов: выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl или Shift, нажмите «Печать» и выберите форму — 1С сформирует единый табличный документ со всеми печатными формами подряд.
Полученный общий документ сохраняется в PDF тем же способом через «Файл → Сохранить». Минус подхода — все документы окажутся в одном файле. Если контрагентам нужны отдельные файлы, придётся либо сохранять по одному, либо разбивать PDF сторонними средствами.
Для регулярной массовой выгрузки отдельными файлами обычно используют обработки или доработку конфигурации: программное формирование печатных форм в цикле с записью каждого табличного документа методом «Записать» с типом файла PDF. Такую доработку выполняет специалист по 1С.
Настройка печатной формы перед сохранением
Прежде чем сохранять PDF, проверьте параметры страницы в окне предпросмотра: ориентацию (книжная или альбомная), масштаб и поля. Для широких таблиц (например, накладных с большим числом колонок) часто помогает альбомная ориентация или масштаб «по ширине страницы».
Если в документе нужны логотип, факсимильная подпись и печать, убедитесь, что они настроены в карточке организации или в параметрах печатной формы. В типовых конфигурациях за это отвечают настройки вида «Печать факсимиле» или «Логотип и печать в документах» — состав настроек зависит от конфигурации.
Также проверьте колонтитулы и номера страниц, если документ многостраничный. В PDF они переносятся как есть: то, что видно в предпросмотре, попадёт в файл.
Типичные проблемы и их решение
Самая частая жалоба — обрезанные колонки таблицы в PDF. Причина почти всегда в масштабе или ориентации страницы: откройте предпросмотр, переключитесь на альбомную ориентацию или уменьшите масштаб и сохраните файл заново.
Вторая типичная ситуация — в PDF отсутствуют изображения (логотип, печать). Проверьте, что картинки загружены в базу и отображаются в предпросмотре. Если в предпросмотре их нет, проблема в настройках печатной формы, а не в сохранении.
Если кнопка сохранения неактивна или тип файла PDF недоступен в списке, возможны ограничения прав пользователя или устаревшая версия платформы. В этом случае используйте виртуальный принтер как обходной путь и обратитесь к администратору 1С.
Проверка готового PDF-файла
После сохранения всегда открывайте файл перед отправкой. Контрольный минимум: правильные номер и дата документа, корректные реквизиты обеих сторон, итоговые суммы, наличие подписей и печати, если они требуются.
Дополнительно проверьте, что файл открывается без ошибок в стандартной программе просмотра PDF и его размер адекватен — аномально маленький файл при многостраничном документе часто означает, что сохранилась только часть страниц.
Как проверить результат
Все страницы, таблицы, подписи и печать на месте, суммы совпадают с документом в 1С
Обрезанные колонки, пустые страницы, отсутствуют изображения
PDF открывается в стандартной программе без ошибок и предупреждений
Программа сообщает о повреждении файла или показывает пустой документ
Текст выделяется и копируется (при штатном сохранении из 1С)
Текст не выделяется — файл получен печатью как изображение
Частые вопросы
Можно ли сохранить в PDF сразу из списка документов, не открывая каждый?
Да. Выделите нужные документы в списке, нажмите «Печать» и выберите форму — сформируется один табличный документ со всеми печатными формами. Сохраните его в PDF штатным способом. Учтите, что все документы окажутся в одном файле; для отдельных файлов потребуется доработка или сторонняя обработка.
Почему в списке типов файлов нет PDF?
Обычно это связано с устаревшей версией платформы 1С или ограничениями конкретной конфигурации. Обновление платформы решает проблему в большинстве случаев. Как временный вариант используйте виртуальный принтер «Microsoft Print to PDF».
Как сохранить в PDF печатную форму с факсимильной подписью и печатью?
Сначала включите отображение факсимиле в настройках печатной формы или карточке организации и убедитесь, что изображения подписи и печати загружены в базу. После этого сформируйте предпросмотр: если подпись и печать видны на экране, они попадут и в PDF при обычном сохранении.
PDF получился слишком большого размера, как уменьшить?
Основная причина большого размера — изображения высокого разрешения (логотипы, сканы подписей). Замените их на оптимизированные версии меньшего размера. Также проверьте, не сохранены ли в один файл лишние страницы, и при необходимости используйте сжатие PDF сторонними средствами.
Можно ли автоматически сохранять документ в PDF при проведении?
Штатно в типовых конфигурациях такой настройки обычно нет. Автоматическое сохранение реализуется доработкой: в подписке на событие записи документа программно формируется печатная форма и сохраняется в файл. Такую задачу выполняет разработчик 1С с учётом требований к именам файлов и месту хранения.
Чем отличается сохранение в PDF от сохранения в Excel или MXL?
PDF фиксирует внешний вид документа и предназначен для передачи контрагентам — его сложно случайно изменить. Excel подходит, если получатель должен редактировать данные, а MXL — внутренний формат табличных документов 1С для обмена между пользователями программы.
Что важно запомнить
Базовый путь: «Печать» → предпросмотр → «Сохранить» → тип файла PDF. Для массовой выгрузки выделяйте документы в списке, при недоступности штатного сохранения используйте виртуальный принтер. Перед отправкой всегда проверяйте файл: страницы, суммы, подписи и печать.