Документы и Печать · 9 мин
Как сделать транспортную накладную в 1С
Как оформить транспортную накладную в 1С: где найти документ, как заполнить реквизиты грузоотправителя и перевозчика, распечатать форму и исправить ошибки.
Транспортная накладная подтверждает договор перевозки груза и нужна всякий раз, когда товар доставляет сторонний перевозчик или собственный транспорт компании. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) документ создаётся на основании реализации или перемещения и печатается по утверждённой форме.
Главная сложность для пользователей — не сам ввод данных, а понимание, где в конкретной конфигурации находится документ и какие настройки нужно включить заранее. Ниже разобран порядок действий для наиболее распространённых конфигураций, типовые ошибки и способы проверки результата.
Где находится транспортная накладная в разных конфигурациях
В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации документ «Транспортная накладная» расположен в разделе «Продажи» (или «Склад и доставка») → «Транспортные накладные». Если пункта нет в интерфейсе, значит, отключена соответствующая функциональная опция.
В 1С:Бухгалтерии 8 отдельного документа транспортной накладной долгое время не было — печатную форму вызывали из документа «Реализация (акты, накладные)» через кнопку «Печать». В актуальных релизах форма ТН доступна из реализации при условии, что заполнены данные о перевозке.
В 1С:ERP документ находится в разделе «Склад и доставка» → «Доставка» → «Транспортные накладные». Там же ведутся задания на перевозку, если используется расширенный механизм управления доставкой.
Подготовка: настройки и справочники перед созданием документа
Прежде чем оформлять первую накладную, убедитесь, что заполнены базовые данные. В справочнике «Контрагенты» должна быть карточка перевозчика с ИНН, КПП и адресом. Если доставку выполняет собственный транспорт, перевозчиком указывают собственную организацию.
В УТ 11 и ERP включите опцию «Доставка» в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка». Там же задаются виды транспортных средств и, при необходимости, зоны доставки. Данные о водителе (ФИО, номер водительского удостоверения, телефон) вводятся либо в карточку физического лица, либо непосредственно в документ — в зависимости от конфигурации.
Проверьте также, что в карточке вашей организации заполнены адрес и контактные данные: они автоматически подставляются в печатную форму в поля грузоотправителя. Пустые реквизиты придётся дописывать вручную в каждом документе.
Создание транспортной накладной на основании реализации
Самый надёжный способ — ввод на основании, потому что товары, грузоотправитель и грузополучатель подтянутся автоматически. Откройте проведённый документ «Реализация товаров и услуг» и нажмите «Создать на основании» → «Транспортная накладная».
В открывшейся форме проверьте и заполните поля: дата и номер документа, грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик, адреса погрузки и выгрузки, данные водителя и транспортного средства (марка, государственный номер, прицеп при наличии). Табличная часть с товарами заполняется из реализации — сверьте количество мест, массу брутто и объём, если эти данные ведутся.
После заполнения нажмите «Провести». Признак корректного результата — документ появился в журнале транспортных накладных, а при печати форма содержит все обязательные реквизиты без пустых критичных полей.
- 1Включите функциональность доставки и заполните карточки перевозчика, водителя, транспортного средства
- 2Откройте проведённую реализацию и выберите «Создать на основании» → «Транспортная накладная»
- 3Заполните адреса погрузки и выгрузки, данные водителя и автомобиля
- 4Проверьте табличную часть: наименования груза, количество мест, масса
- 5Проведите документ и распечатайте форму, сверьте реквизиты на бумаге
Заполнение ключевых полей: на что обратить внимание
Поле «Перевозчик» заполняется контрагентом, с которым заключён договор перевозки. Если перевозчик — индивидуальный предприниматель, проверьте, что в карточке указан ИНН, иначе печатная форма будет неполной.
Адреса погрузки и выгрузки влияют на маршрутный раздел накладной. В УТ 11 адрес можно выбрать из классификатора (ФИАС/КЛАДР) — это удобно, если данные потом передаются в системы электронного документооборота. Вручную введённый адрес допустим, но повышает риск расхождений при обмене с оператором ЭДО.
Данные о грузе: наименование, количество грузовых мест, масса нетто и брутто. Если в номенклатуре не заполнены вес и объём, массу в накладной придётся вводить вручную. Для регулярных перевозок стоит заполнить вес в карточках товаров один раз — это снимет большинство ручных правок.
Печать и выгрузка транспортной накладной
Печатная форма вызывается из документа кнопкой «Печать» → «Транспортная накладная». Форма соответствует приложению к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом. Обычно оформляют три экземпляра: для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.
Если стандартная форма не подходит (например, нужен дополнительный реквизит или изменён макет), макет можно доработать через конфигуратор или механизм внешних печатных форм. Для разовых правок внешняя печатная форма предпочтительнее — она не затрагивает типовую конфигурацию и не усложняет обновления.
Для отправки по ЭДО используйте встроенный обмен (если настроен профиль с оператором): документ выгружается в электронном виде, что избавляет от сканирования бумажного оригинала. Уточните у оператора ЭДО поддержку именно транспортных накладных — не все тарифы включают этот тип документа.
Если транспортной накладной нет в конфигурации: альтернативы
В старых релизах Бухгалтерии 8 и в некоторых отраслевых решениях отдельный документ может отсутствовать. В этом случае есть три рабочих варианта.
Первый — печать формы ТН из документа реализации, если она предусмотрена релизом. Второй — подключение внешней печатной формы транспортной накладной к документу реализации: она берёт данные из шапки и табличной части отгрузки. Третий — оформление накладной вне 1С (в текстовом редакторе) с последующим прикреплением файла к документу через механизм присоединённых файлов, чтобы комплект документов хранился в одном месте.
Сравнение вариантов
Подходит для УТ 11, КА, ERP. Полноценный учёт, связь с реализацией, ЭДО. Требует включения функциональности
Подходит для Бухгалтерии 8. Быстро, но данные о перевозке заполняются в самой реализации, отдельного учёта накладных нет
Подходит, когда нужен свой макет или документа нет в конфигурации. Требует подключения и проверки после обновлений
Проверка результата и исправление ошибок
После проведения откройте печатную форму и сверьте: номер и дата накладной, реквизиты всех трёх сторон, адреса, перечень груза, масса, данные водителя и автомобиля. Любое пустое обязательное поле — повод вернуться в документ и дополнить его до передачи бумаг водителю.
Если ошибка обнаружена после того, как накладная ушла перевозчику, не редактируйте исходный документ «задним числом» без фиксации: распечатайте исправленный экземпляр и согласуйте замену со всеми сторонами. В ЭДО исправление оформляется корректирующим документом по правилам оператора.
Как проверить результат
Накладная видна в списке «Транспортные накладные» с актуальным номером
Документ отсутствует — не проведён или отключена функциональность
Заполнены грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик, груз, водитель, ТС
Пустые поля реквизитов или нулевая масса груза
Накладная открывается из реализации, товары совпадают
Табличная часть пуста или не соответствует отгрузке
Что важно запомнить
Транспортная накладная создаётся на основании проведённой отгрузки после включения функциональности доставки и заполнения данных перевозчика, водителя и транспорта. Перед печатью сверьте реквизиты всех сторон и массу груза, а макеты изменяйте только через внешние печатные формы.
Частые вопросы о транспортной накладной в 1С
Чем транспортная накладная отличается от товарно-транспортной накладной (ТТН)?
Транспортная накладная подтверждает только договор перевозки и не содержит товарного раздела для оприходования. ТТН (форма 1-Т) совмещает товарный и транспортный разделы и используется, когда по одному документу покупатель принимает товар на учёт. В 1С это разные печатные формы, выбор зависит от договорённостей сторон.
Можно ли оформить накладную на перемещение между своими складами?
Да. В УТ 11 и ERP транспортная накладная создаётся на основании «Перемещения товаров» так же, как на основании реализации. Грузоотправителем и грузополучателем будет ваша организация, а перевозчиком — сторонняя компания или собственный транспорт.
Почему кнопка «Транспортная накладная» неактивна в реализации?
Чаще всего не включена функциональная опция доставки в настройках, либо реализация не проведена. Реже — у пользователя нет прав на создание документа. Проверьте права через профиль группы доступа.
Обязательно ли указывать массу груза?
Для печатной формы масса — существенный реквизит, перевозчик вправе отказаться принимать документ без него. Чтобы не вводить вес вручную, заполните его в карточках номенклатуры заранее.
Как отправить транспортную накладную по ЭДО?
Настройте обмен с оператором ЭДО в разделе администрирования, затем из документа выберите отправку электронного документа. Предварительно убедитесь, что оператор и тариф поддерживают этот вид документа.
Что делать, если после обновления 1С форма накладной изменилась?
Типовые формы обновляются вместе с конфигурацией под действующие требования. Если использовалась внешняя печатная форма, проверьте её работу на тестовой копии базы и при необходимости адаптируйте под новый релиз до обновления рабочей базы.