Документы и Печать · 9 мин
Как в 1С распечатать инвентарные карточки
Как распечатать инвентарные карточки ОС-6 в 1С:Бухгалтерии и ЗУП: где найти форму, как вывести карточку по одному объекту или списком, настройка печати и типичные ошибки.
Инвентарная карточка (типовая форма ОС-6) — это регистр учёта основного средства, в котором фиксируются поступление, перемещение, ремонт и выбытие объекта. В программах 1С карточка формируется автоматически на основании данных учёта, и распечатать её можно как по одному объекту, так и по целой группе основных средств. Ниже разобраны способы печати в типовых конфигурациях: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:ЗУП (для карточек учёта) и 1С:Управление нашей фирмой.
Точный путь к форме зависит от конфигурации и её версии: в одних релизах печать доступна прямо из карточки основного средства, в других — через специализированную обработку в разделе отчётов. Перед началом работы убедитесь, что у пользователя есть права на чтение данных по основным средствам и на вывод печатных форм.
Где хранятся данные для инвентарной карточки
Форма ОС-6 не хранится в базе как отдельный документ — она собирается «на лету» из регистров учёта основных средств: сведений о первоначальной стоимости, сроке полезного использования, местонахождении, материально ответственном лице и движении объекта. Поэтому корректность печатной формы полностью зависит от того, насколько полно ведётся учёт ОС.
Перед печатью откройте карточку основного средства и проверьте заполнение ключевых полей: инвентарный номер, дата принятия к учёту, первоначальная стоимость, способ начисления амортизации, подразделение и МОЛ. Пустые поля в учёте превратятся в пустые графы на бумаге, и карточку придётся переформировывать.
Печать карточки из карточки основного средства
Самый быстрый способ — вывести форму непосредственно из объекта учёта. Откройте раздел «ОС и НМА» (в некоторых версиях — «Основные средства»), перейдите в справочник «Основные средства» и откройте нужный элемент. На командной панели найдите кнопку «Печать» или «Ещё»: в подменю обычно присутствует пункт «Инвентарная карточка (ОС-6)».
После выбора пункта программа сформирует табличный документ. Проверьте предпросмотр: в шапке должны быть наименование организации, инвентарный номер и дата составления, в табличной части — сведения о поступлении и амортизации. Далее нажмите стандартную кнопку печати табличного документа (значок принтера или Ctrl+P) и выберите принтер.
- 1Откройте раздел «ОС и НМА» → «Основные средства»
- 2Найдите нужный объект по инвентарному номеру или наименованию
- 3Нажмите «Ещё» или «Печать» и выберите «Инвентарная карточка (ОС-6)»
- 4Проверьте заполнение полей в предпросмотре
- 5Отправьте табличный документ на принтер или сохраните в PDF
Пакетная печать карточек по нескольким объектам
Когда карточки нужны для инвентаризации по целому подразделению, печатать каждую по отдельности нерационально. В списке основных средств выделите нужные строки (с зажатой клавишей Ctrl — произвольные объекты, с Shift — диапазон), затем нажмите «Ещё» → «Печать» и выберите форму инвентарной карточки. Программа сформирует единый табличный документ, где каждая карточка начинается с новой страницы.
Если выделение в списке недоступно или печать из списка не предусмотрена релизом, воспользуйтесь отбором: установите в списке отбор по подразделению, МОЛ или группе ОС, а затем выполните печать по отобранному списку. Это особенно удобно при подготовке к инвентаризации, когда карточки распечатываются по каждому материально ответственному лицу отдельной пачкой.
Как выбрать способ печати
Печать в других конфигурациях 1С
В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) инвентарные карточки печатаются из справочника «Основные средства» в разделе «Компания» или «Имущество» — механика аналогична: кнопка «Печать» в карточке объекта или в списке. В 1С:ERP и 1С:КА форма ОС-6 доступна из карточки объекта ОС в разделе учёта внеоборотных активов, а также через групповую обработку печати.
В 1С:ЗУП инвентарные карточки основных средств не ведутся — там этот термин иногда путают с личными карточками сотрудников (форма Т-2). Личная карточка работника печатается из карточки сотрудника: кнопка «Печать» → «Личная карточка (Т-2)». Не смешивайте эти формы: ОС-6 относится к имуществу, Т-2 — к кадровому учёту.
Сравнение вариантов печати
Быстро для одного объекта; не подходит для массовой печати
Оптимально для пакетной печати; требует аккуратного отбора строк
Подходит, если нужен доработанный макет; требует подключения обработки администратором
Если типовой кнопки печати нет
Отсутствие пункта «Инвентарная карточка» в меню — частая ситуация, и у неё несколько причин. Первая — недостаточно прав: форма может быть недоступна пользователю с ограниченной ролью. Проверьте, открывается ли печать под пользователем с полными правами; если да — попросите администратора скорректировать профиль доступа.
Вторая причина — сильно устаревший релиз конфигурации или её доработка, в результате которой типовая команда скрыта. В этом случае варианты такие: обновить конфигурацию до актуального релиза, подключить внешнюю печатную форму через раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки», либо заказать доработку макета у специалиста.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования карточки сверьте её с данными учёта: инвентарный номер, дата принятия к учёту, первоначальная стоимость и остаточная стоимость должны совпадать с показателями отчёта «Ведомость амортизации ОС» или оборотно-сальдовой ведомости по счетам 01 и 02. Расхождение означает, что в учёте есть ошибки, которые сначала нужно исправить, а уже потом печатать карточку.
Обратите внимание на разрывы страниц: если карточка занимает больше одного листа, проверьте, чтобы табличная часть не обрывалась посередине строки. При необходимости в режиме предпросмотра табличного документа настройте масштаб или параметры страницы (книжная/альбомная ориентация, поля) через «Файл» → «Параметры страницы».
Как проверить результат
Совпадает с номером в карточке ОС и в инвентарной описи
Номер пустой или отличается от учётного
Совпадает с данными по счетам 01 и 02 на дату формирования
Суммы отличаются или не заполнены
Каждая карточка начинается с нового листа, строки не обрезаны
Таблица разорвана, часть граф ушла за поля
Частые вопросы по печати инвентарных карточек
Можно ли распечатать карточки только по действующим (невыбывшим) объектам?
Да. В списке основных средств установите отбор по состоянию или отфильтруйте объекты без документа выбытия, затем выполните печать по отобранным строкам. В некоторых релизах при печати доступна настройка «Только действующие ОС».
Как сохранить карточку в PDF вместо печати на бумаге?
В окне сформированного табличного документа выберите «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию» и укажите формат PDF. Также можно отправить документ на виртуальный принтер PDF через стандартный диалог печати.
Почему в карточке пустые графы стоимости и амортизации?
Чаще всего причина в том, что объект принят к учёту некорректно: не проведён документ «Принятие к учёту ОС», не указана стоимость или не заданы параметры амортизации. Откройте документы по объекту, исправьте данные и сформируйте карточку заново.
Можно ли изменить макет формы ОС-6 под требования организации?
Да, через подключение внешней печатной формы с доработанным макетом — типовую конфигурацию при этом менять не нужно. Разработку макета выполняет специалист по 1С, а подключается форма через «Администрирование» → «Дополнительные отчёты и обработки».
Печатается ли инвентарная карточка по нематериальным активам?
Для НМА предусмотрена отдельная форма — карточка учёта нематериальных активов (НМА-1). Она формируется из карточки объекта НМА аналогичным способом через кнопку печати в разделе учёта нематериальных активов.
Что делать, если при печати карточка выходит пустой страницей?
Проверьте, что объект выбран корректно и по нему есть данные учёта, а также что у пользователя есть права на чтение регистров ОС. Если данные есть, а форма пустая — вероятно, повреждён макет печатной формы или используется устаревшая внешняя обработка; попробуйте сформировать карточку под полными правами и на актуальном релизе.
Что важно запомнить
Инвентарная карточка ОС-6 печатается из карточки основного средства или из списка с выделением объектов. Качество формы зависит от полноты учётных данных, поэтому перед печатью проверяйте заполнение карточек ОС, а после — сверяйте суммы с данными бухгалтерского учёта. При отсутствии типовой кнопки проверяйте права и используйте внешние печатные формы только из надёжных источников.