Как в 1С сделать акт выполненных работ на основании счета

Создание акта выполненных работ на основании выставленного счета — стандартная операция в 1С:Бухгалтерии и 1С:Управление торговлей. Механизм «ввода на основании» переносит из счета контрагента, договор, номенклатуру, суммы и ставки НДС, что исключает ручной повторный ввод и расхождения между документами.

Точный путь зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8.3 акт оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги», а в УТ 11 — документом «Реализация товаров и услуг». Ниже разобраны оба сценария, проверка результата и типовые ошибки.

Что нужно подготовить перед созданием акта

Акт корректно создается на основании счета только если счет заполнен полностью. Проверьте, что в счете указаны контрагент, договор с правильным видом (с покупателем), а в табличной части — номенклатура с типом «Услуга» или «Работа». Если в счете товары, а не услуги, акт как документ оказания услуг будет методологически неверным — для товаров оформляется накладная.

Также убедитесь, что у вашей организации заполнены реквизиты: подписант (руководитель), адрес, банковские данные. Эти сведения подтягиваются в печатную форму акта автоматически, и их отсутствие приведет к пустым полям в документе.

Создание акта на основании счета в 1С:Бухгалтерии 8.3

Откройте раздел «Продажи» → «Счета покупателям» и найдите нужный счет в списке. Откройте его двойным щелчком. В командной панели документа нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите пункт «Реализация (акты, накладные, УПД)».

Программа создаст новый документ реализации и перенесет в него из счета: организацию, контрагента, договор, табличную часть с номенклатурой, количеством, ценами, суммами и ставками НДС. Проверьте вид операции — для акта выполненных работ он должен быть «Услуги». Если программа подставила другой вид, смените его вручную в шапке документа.

Установите дату акта — именно она определяет период признания выручки и начисления НДС. Дата акта не обязана совпадать с датой счета: счет может быть выставлен раньше, а акт подписан позже, после фактического оказания услуги.

1. 1
   Откройте счет: Продажи → Счета покупателям → нужный документ
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные, УПД)»
3. 3
   Проверьте вид операции «Услуги», дату, договор и табличную часть
4. 4
   Заполните подписантов и при необходимости номер счета-фактуры
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Акт об оказании услуг»

Создание акта в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 логика та же, но названия документов отличаются. Откройте раздел «Продажи» → «Счета на оплату покупателям», найдите счет и в командной панели нажмите «Ввести на основании» → «Реализация товаров и услуг». Если счет создан из заказа клиента, акт можно ввести и на основании заказа — цепочка «заказ → счет → реализация» сохранит связи между документами.

В созданном документе реализации проверьте склад (даже для услуг программа может требовать указание ордерного или обычного склада в зависимости от настроек), соглашение с клиентом и налогообложение. После проведения печатная форма акта доступна через кнопку «Печать» — обычно это «Акт выполненных работ» или «Акт об оказании услуг».

Проверка и заполнение табличной части

Даже при автоматическом переносе данных табличную часть нужно проконтролировать. Сверьте количество и цены с договоренностями: если услуга оказана частично, отредактируйте количество в акте — сумма счета при этом не изменится, что допустимо, но покупателя стоит уведомить.

Обратите внимание на колонку «Счета учета» (в Бухгалтерии) — для услуг там должен стоять счет доходов, например 90.01, и корректная аналитика (номенклатурная группа). Ошибка в счетах учета не мешает провести документ, но искажает отчетность и декларацию по НДС.

Ставка НДС переносится из счета. Если по услуге действует ставка, отличная от указанной в номенклатуре, исправьте ее в акте до проведения — после проведения и выписки счета-фактуры изменение потребует корректировочных документов.

Проведение, счет-фактура и печать акта

После проверки нажмите «Провести». Документ сформирует проводки по признанию выручки и начислению НДС. Если ваша организация — плательщик НДС, на основании акта создайте счет-фактуру: в Бухгалтерии это происходит автоматически при проведении реализации (ссылка появится внизу документа) либо через «Создать на основании» → «Счет-фактура выданный».

Для печати нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите нужную форму: «Акт об оказании услуг», «Акт выполненных работ» или УПД, если вы работаете с универсальными передаточными документами. Перед отправкой контрагенту проверьте в предварительном просмотре реквизиты обеих сторон, номер, дату и подписантов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Кнопка «Дт/Кт» показывает проводки по выручке и НДС

Тревожный признак

Документ проведен, но проводок нет или счета учета неверные

Счет-фактура

Норма

Внизу документа есть ссылка на зарегистрированный счет-фактуру

Тревожный признак

Ссылка отсутствует — НДС не попадет в книгу продаж

Печатная форма

Норма

Заполнены реквизиты сторон, суммы, подписанты

Тревожный признак

Пустые поля контрагента, договора или подписанта

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — создание акта не на основании счета, а «с нуля», с ручным вводом всех данных. Результат — расхождения сумм между счетом и актом, дубли документов и вопросы от покупателя при сверке. Всегда используйте кнопку «Создать на основании».

Вторая типичная проблема — неверная дата акта. Если акт датирован другим кварталом, чем планировалось, НДС и выручка попадут не в тот период, что потребует уточненных деклараций. Перед проведением сверяйте дату с фактическим моментом оказания услуги.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли создать один акт на основании нескольких счетов?

Штатной кнопкой — нет: «Создать на основании» работает от одного документа. Обходной путь — создать акт на основании одного счета, а затем вручную добавить строки из других счетов через кнопку подбора номенклатуры, либо использовать механизм «Реализация по нескольким счетам», если он предусмотрен вашей конфигурацией.

Что делать, если кнопки «Создать на основании» нет или она неактивна?

Проверьте права пользователя: для создания документов реализации нужны соответствующие роли. Также кнопка может быть недоступна, если счет не записан или помечен на удаление. Снимите пометку удаления или запишите документ и повторите попытку.

Можно ли изменить акт после того, как покупатель его подписал?

Технически документ можно отредактировать, но делать это без согласования с контрагентом нельзя: подписанный акт — первичный учетный документ. При необходимости изменений оформляется новый акт или корректировочный документ, а старый экземпляр стороны аннулируют по соглашению.

Чем акт отличается от УПД и что лучше использовать?

УПД объединяет акт (накладную) и счет-фактуру в одном документе. Если контрагент согласен принимать УПД, это сокращает документооборот. Если покупатель требует классический акт, печатайте «Акт об оказании услуг» и отдельный счет-фактуру — в 1С доступны оба варианта из одного документа реализации.

Акт создан, но в книге продаж его нет. В чем причина?

Чаще всего не зарегистрирован счет-фактура: откройте акт и проверьте ссылку на счет-фактуру внизу формы. Если ее нет, создайте счет-фактуру на основании акта. Также проверьте, что документ проведен, а дата попадает в нужный налоговый период.

Как распечатать акт со своей печатной формой?

Если типовая форма не подходит, используйте внешнюю печатную форму, подключенную через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Разработку такой формы лучше поручить специалисту по 1С — самостоятельное изменение типовых макетов в конфигураторе сломает обновление.