Как в 1С сделать акт сверки с подписью и печатью

Акт сверки взаиморасчетов — документ, который бухгалтерия формирует регулярно: перед закрытием месяца, при инвентаризации расчетов, по запросу контрагента или аудиторов. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) есть готовый документ «Акт сверки», но чтобы на печатной форме появились подпись и печать, нужно правильно настроить реквизиты организации и форму документа.

Подпись и печать в печатной форме берутся из двух источников: текстовых данных (ФИО руководителя, должность, основание подписи) и графических изображений (факсимиле подписи и оттиск печати, загруженные в карточку организации). Если хотя бы один из этих элементов не заполнен, на бумаге останутся пустые места, и контрагент может не принять документ.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до формирования акта, проверки расхождений и вывода на печать. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 3.0, но в других типовых конфигурациях логика аналогична — отличаются только названия разделов меню.

Подготовка карточки организации: печать и подпись

Откройте раздел «Главное» → «Реквизиты организации» (или «Организации» → карточка вашей организации). Здесь хранятся все данные, которые подставляются в печатные формы. Проверьте, что заполнены полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес и банковские реквизиты — они выводятся в шапке акта сверки.

Для вывода графической печати найдите в карточке организации ссылку «Логотип и печать» (в некоторых релизах — вкладка «Логотип и печать» или кнопка в форме организации). Загрузите изображение оттиска печати в формате PNG с прозрачным фоном — так печать ляжет поверх текста без белого квадрата вокруг. Рекомендуемый размер изображения — порядка 300–400 пикселей по ширине, при большем размере печать может перекрывать текст, при меньшем — будет нечитаемой.

Факсимиле подписи руководителя загружается в карточку физического лица: «Справочники» → «Физические лица» → выберите руководителя → раздел с факсимиле. Убедитесь, что это физическое лицо указано как руководитель в разделе «Подписи» карточки организации, иначе программа не будет знать, чью подпись подставлять.

Настройка подписантов в документе

В разделе «Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи» укажите, кто подписывает документы от имени организации. Обычно это руководитель и главный бухгалтер. Для каждого подписанта заполняется должность, ФИО и документ-основание (приказ о назначении, доверенность). Эти данные выводятся в строках «Генеральный директор ________ /Иванов И.И./» внизу акта сверки.

Если акт сверки подписывает не руководитель, а уполномоченный сотрудник по доверенности, заведите его в список подписантов с указанием реквизитов доверенности. В печатной форме тогда появится правильное основание полномочий — это важно для юридической силы документа.

Формирование акта сверки взаиморасчетов

Откройте раздел «Продажи» (или «Покупки») → «Акты сверки расчетов с контрагентами» → кнопка «Создать». В шапке документа укажите организацию, контрагента, договор (если сверка ведется в разрезе договоров) и период сверки. Период задается датами начала и окончания — обычно это квартал, полугодие или год.

На вкладке «По данным организации» нажмите «Заполнить» → «По данным учета». Программа автоматически подберет все документы расчетов с выбранным контрагентом за указанный период: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. В шапке появятся сальдо на начало и на конец периода.

Если контрагент прислал свою сторону акта, заполните вкладку «По данным контрагента» вручную или кнопкой «Заполнить по данным организации» как стартовую точку, а затем скорректируйте. Программа автоматически сравнит обе стороны и покажет расхождения — строки, где суммы не совпадают, подсвечиваются.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчетов с контрагентами» → «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и период сверки
3. 3
   Нажмите «Заполнить» → «По данным учета» на вкладке «По данным организации»
4. 4
   Проверьте сальдо на конец периода и расхождения с данными контрагента
5. 5
   Установите флажок «Сверка согласована» после подтверждения контрагентом
6. 6
   Нажмите «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов» и проверьте наличие подписи и печати

Проверка расхождений перед печатью

Подписанный акт сверки с расхождениями — источник проблем: контрагент зафиксирует свою версию задолженности, и потом придется доказывать, какая сумма верна. Поэтому до вывода на печать сверьте сальдо по акту с данными отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 60, 62 или 76 по этому контрагенту за тот же период.

Типичные причины расхождений: непроведенные или помеченные на удаление документы, документы, введенные задним числом после предыдущей сверки, разный учет даты отгрузки (вы провели реализацию в декабре, контрагент — поступление в январе), копеечные округления по НДС. Устраните причину, затем перезаполните акт кнопкой «Заполнить».

Контрольные точки

Как проверить акт перед печатью

Сальдо на конец периода

Норма

Совпадает с ОСВ по счетам расчетов и с данными контрагента

Тревожный признак

Суммы различаются — есть неучтенные или лишние документы

Список документов в акте

Норма

Все реализации и оплаты присутствуют, нет помеченных на удаление

Тревожный признак

Документа нет в акте, хотя он есть в оборотке (или наоборот)

Подписи и печать в печатной форме

Норма

ФИО подписантов корректны, изображения печати и подписи читаемы

Тревожный признак

Пустые строки подписи или отсутствует оттиск печати

Вывод на печать с подписью и печатью

Нажмите кнопку «Печать» в документе и выберите форму «Акт сверки взаиморасчетов». В типовой форме предусмотрены места для подписей обеих сторон и строка «М.П.». Если в карточке организации загружены изображения, они подставятся автоматически: печать — в область «М.П.», факсимиле — в строку подписи руководителя.

Если изображения не подтянулись, проверьте три вещи: загружены ли файлы в карточку организации и физического лица, совпадает ли организация в документе с той, где загружена печать, и не используется ли внешняя печатная форма, в которой вывод изображений не предусмотрен. После исправления сформируйте печатную форму заново — уже открытая форма не обновляется автоматически.

Перед отправкой на принтер откройте предварительный просмотр и убедитесь, что печать не перекрывает суммы и текст подписей. При необходимости измените масштаб изображения, заменив файл на версию другого размера. Сохраните акт в PDF через «Файл» → «Сохранить» из формы предпросмотра, если документ отправляется контрагенту электронно.

Особенности в других конфигурациях 1С

В 1С:Управление торговлей 11 акт сверки создается из раздела «Продажи» → «Документы продажи» или через карточку партнера/клиента. Логика заполнения та же, но согласование акта может проходить через статусы («Сформирован» → «Сверен» → «Согласован»). Печать и подпись настраиваются в карточке организации аналогично — раздел «НСИ и администрирование» → «Организации».

В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) акт сверки находится в разделе «Компания» или «Продажи» → «Акты сверки». В УНФ вывод печати и подписей в печатные формы управляется настройками шаблонов: «Настройки» → «Печатные формы, отчеты и обработки». Проверьте, что в используемом шаблоне предусмотрены области для изображений.

Если актов сверки много, удобно формировать их пакетно: в журнале актов сверки выделите несколько документов и используйте команду печати для группы. Также настройте контрагенту отправку по электронной почте прямо из документа — PDF с подписью и печатью уйдет без промежуточного сохранения на диск.

Частые вопросы

Почему печать не выводится, хотя изображение загружено?

Чаще всего причина в том, что печать загружена в другую организацию (если их несколько в базе), либо используется внешняя печатная форма без поддержки изображений. Также проверьте, что документ перезаписан после загрузки изображения, и сформируйте печатную форму заново.

Можно ли вывести подпись главного бухгалтера в акте сверки?

Да, если главный бухгалтер добавлен в список подписантов в карточке организации и макет печатной формы содержит соответствующую строку. В типовой форме обычно выводится один подписант — руководитель; для добавления второй строки потребуется доработка макета или внешняя печатная форма.

Имеет ли юридическую силу акт сверки с факсимиле?

Факсимиле допустимо, если это прямо предусмотрено договором с контрагентом. Без такого условия документ с факсимильной подписью контрагент или суд может не признать. Для спорных и значимых сверок безопаснее использовать документ с собственноручной подписью и оттиском печати.

Как сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?

В 1С:Бухгалтерии 3.0 есть обработка массового создания актов сверки: раздел «Продажи» → «Акты сверки расчетов с контрагентами» → кнопка «Создать акты сверки» (или через «Все функции» → обработка «Создание актов сверки»). Программа сформирует документы по всем контрагентам с ненулевыми оборотами за период.

Что делать, если контрагент просит акт в своем формате?

Стороны вправе согласовать любую форму акта сверки — унифицированной формы не существует. Можно сформировать акт в 1С, выгрузить в Excel или Word и привести к нужному виду, либо подключить внешнюю печатную форму, разработанную под требования контрагента.