Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С сделать акт приемки-передачи
Как оформить акт приемки-передачи в 1С: создание документа на основании поступления или реализации, печать форм ТОРГ-12, ОС-1, типичные ошибки и проверка учета.
Акт приемки-передачи фиксирует факт перехода товара, оборудования, основного средства или результата работ от одной стороны к другой. В конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP) такой акт почти никогда не создается «с нуля» вручную — он формируется как печатная форма на основании учетного документа: поступления, реализации, передачи ОС или оказания услуг.
Это принципиально важный момент: печатная форма акта не заменяет учетный документ. Сначала в базе проводится документ, отражающий хозяйственную операцию (приход товара на склад, отгрузка покупателю, передача основного средства), а затем из него выводится печатный акт — по типовой форме (ТОРГ-12, ОС-1, акт выполненных работ) или по разработанному организацией шаблону.
Ниже разобран порядок создания акта для самых частых ситуаций: передача товара покупателю, приемка товара от поставщика, передача основного средства и оформление акта выполненных работ. Инструкции приведены на примере типовых интерфейсов «Такси» в 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:Управление торговлей 11, в других конфигурациях логика аналогична, отличаются только названия разделов меню.
Какой документ в 1С служит основанием для акта
Выбор исходного документа зависит от того, что именно передается. Для товаров и материалов это «Реализация (акты, накладные)» при отгрузке покупателю или «Поступление (акты, накладные)» при приемке от поставщика. Для основных средств — документ «Передача ОС», который формирует печатную форму ОС-1 (или ОС-1а, ОС-1б для зданий и групп объектов). Для работ и услуг акт создается из реализации с видом операции «Услуги» либо из документа «Оказание услуг».
Если передача идет между собственными складами или подразделениями организации, используется «Перемещение товаров», для которого доступна внутренняя печатная форма. Для такой операции внешний акт обычно не требуется, но при необходимости его можно добавить через механизм дополнительных печатных форм.
Как выбрать основание для акта
Как сделать акт на основании реализации товара
Откройте раздел «Продажи» и создайте документ «Реализация (акты, накладные)». Укажите контрагента, договор, склад и заполните табличную часть товарами с количеством и ценами. Проверьте счета учета — они подставляются автоматически из настроек номенклатуры, но при нестандартных операциях их нужно скорректировать вручную.
Проведите документ кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть». После проведения становится активной кнопка «Печать» в командной панели документа. В выпадающем списке выберите нужную форму: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Акт на передачу товаров» или «Акт оказания услуг» — состав списка зависит от вида операции документа.
В открывшемся предварительном просмотре проверьте заполнение полей: наименования сторон, номер и дату документа, табличную часть, подписи. Если организация использует собственный шаблон акта, он выбирается там же, если был подключен как внешняя печатная форма. Далее документ можно распечатать, сохранить в PDF или отправить контрагенту по электронной почте прямо из 1С.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и создайте документ
- 2Заполните контрагента, договор, склад и таблицу товаров
- 3Проверьте счета учета и проведите документ
- 4Нажмите «Печать» и выберите форму акта (ТОРГ-12 или акт на передачу)
- 5Проверьте предпросмотр, распечатайте или сохраните в PDF
Как оформить акт приемки товара от поставщика
При входящей приемке ситуация зеркальная: акт обычно предоставляет поставщик, а ваша задача — корректно отразить поступление в учете. Создайте документ «Поступление (акты, накладные)» в разделе «Покупки», заполните его по данным входящего акта: номер и дату входящего документа укажите в специальных полях шапки — они попадут в книгу покупок и отчетность.
Если при приемке выявлено расхождение по количеству или качеству, не проводите поступление на фактически отсутствующий товар. Оформите документ на принятое количество, а расхождения зафиксируйте отдельным актом — в 1С:Управление торговлей для этого есть документ «Расхождения при поступлении» или претензия поставщику, в зависимости от настроек механизма приемки.
Акт приемки-передачи основного средства
Передача основного средства оформляется документом «Передача ОС» из раздела «ОС и НМА». В документе выбирается объект основных средств, контрагент, способ отражения доходов и расходов. После проведения по кнопке «Печать» доступна унифицированная форма ОС-1, а также сопроводительные документы — накладная и счет-фактура.
Перед печатью убедитесь, что в карточке основного средства заполнены инвентарный номер, срок полезного использования и первоначальная стоимость — эти данные попадают в форму ОС-1. Если объект принят к учету с ошибками в карточке, сначала исправьте данные, иначе акт придется переформировывать.
Акт выполненных работ и оказанных услуг
Для услуг и работ акт — основной первичный документ. В 1С:Бухгалтерии создайте «Реализацию (акты, накладные)» с видом операции «Услуги» или заполните табличную часть «Услуги» в обычной реализации. Печатная форма «Акт оказания услуг» формируется по кнопке «Печать» и содержит состав услуг, стоимость, реквизиты сторон и место для подписей.
В 1С:Управление торговлей для работ используется «Реализация товаров и услуг» либо «Акт выполненных работ» — в зависимости от настроек. Если акты выставляются ежемесячно по долгосрочному договору, удобно создавать новый документ копированием предыдущего и корректировать только период и состав услуг.
Как проверить результат и что учесть в учете
После проведения документа и печати акта проверьте движения по учету. Откройте в документе кнопку «Проводки» (или «Отчеты» → «Движения документа») и убедитесь, что списан товар со склада, отражена выручка или задолженность, начислен НДС. Для поступления проверьте оприходование на склад и входящий НДС.
Сверьте остатки по складу в отчете «Остатки товаров на складах» и взаиморасчеты с контрагентом в «Оборотно-сальдовой ведомости» или «Анализе расчетов». Если акт подписывается обеими сторонами в бумажном виде, отсканированный подписанный экземпляр можно прикрепить к документу через механизм присоединенных файлов — так оригинал не потеряется.
Как проверить результат
Товар списан со склада, выручка и НДС отражены
Документ проведен, но проводок нет или счета неверные
Остаток уменьшился на отгруженное количество
Появились отрицательные остатки
Задолженность покупателя увеличилась на сумму акта
Сумма задвоена — возможно, документ введен дважды
Типичные ошибки при оформлении акта в 1С
Самая распространенная ошибка — попытка создать акт как отдельный документ, минуя учетную операцию. В результате печатная форма есть, а в учете хозяйственная операция не отражена: остатки, НДС и взаиморасчеты расходятся с реальностью. Всегда идите от учетного документа к печатной форме, а не наоборот.
Вторая группа ошибок связана с реквизитами: неверный договор, неактуальные данные контрагента, отсутствие номера входящего документа у поступления. Перед печатью сверяйте реквизиты сторон с договором — исправление подписанного акта требует согласования с контрагентом и занимает больше времени, чем проверка перед печатью.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить типовую форму акта под свои требования?
Да. Типовые макеты редактируются через конфигуратор, но проще подключить внешнюю печатную форму: в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» включите «Дополнительные отчеты и обработки» и загрузите готовый файл формы. Собственный шаблон должен содержать обязательные реквизиты первичного документа.
Чем акт отличается от товарной накладной ТОРГ-12?
ТОРГ-12 — унифицированная форма накладной на передачу товарно-материальных ценностей. Акт приемки-передачи — более общий документ, который может оформляться по произвольной форме и применяться для услуг, работ, оборудования. На практике для товаров часто используют ТОРГ-12, а акт — как дополнение или альтернативу.
Можно ли подписать акт в электронном виде?
Да, если у организации настроен обмен электронными документами (ЭДО) и есть квалифицированная электронная подпись. В 1С документ отправляется контрагенту через оператора ЭДО прямо из формы документа. Электронный акт, подписанный обеими сторонами, имеет юридическую силу.
Что делать, если акт уже подписан, а в документе обнаружена ошибка?
Исправьте учетный документ и сформируйте корректировочный документ (в 1С — «Корректировка реализации» или «Корректировка поступления»). С контрагентом согласуйте исправленный акт или дополнительное соглашение. Не перепечатывайте акт «задним числом» без ведома второй стороны.
Как распечатать акт сразу по нескольким документам?
В журнале документов («Реализации», «Поступления») выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl, нажмите кнопку «Печать» в командной панели журнала и выберите форму. 1С сформирует пакет печатных форм по всем выделенным документам.
Нужен ли акт, если оформлен универсальный передаточный документ (УПД)?
Нет. УПД объединяет счет-фактуру и первичный документ, поэтому отдельный акт или накладная при его использовании не требуются. В 1С УПД печатается из документа реализации или поступления по кнопке «Печать» при соответствующем статусе счета-фактуры.
Что важно запомнить
Акт приемки-передачи в 1С — это печатная форма учетного документа: реализации, поступления, передачи ОС или оказания услуг. Сначала корректно заполните и проведите документ, затем выберите форму по кнопке «Печать» и проверьте движения по учету. Собственный шаблон акта подключается через механизм дополнительных печатных форм.