Документы и Печать · 9 мин
Где в 1С:Управление торговлей находится доверенность и как её оформить
Где в 1С:Управление торговлей находится доверенность, как создать документ М-2, настроить печатную форму и учесть доверенности в поступлении товаров.
Доверенность в 1С:Управление торговлей 11 (УТ 11) — это отдельный документ, который чаще всего ищут, когда нужно оформить право сотрудника получить товар у поставщика или деньги в кассе. Проблема поиска обычно связана с тем, что документ «спрятан» не в разделе «Продажи», а в закупках, а в некоторых интерфейсах вообще не выведен в панель навигации по умолчанию.
Разберём конкретно: где находится журнал доверенностей в УТ 11, как создать документ, как напечатать типовую форму М-2 или произвольную, как связать доверенность с поступлением товаров и что делать, если документа нет в списке из-за прав или функциональных опций.
Инструкция ориентирована на УТ 11.4 и 11.5. В УТ 10.3 и КА 1.1 расположение меню отличается — об этом отдельный раздел ниже.
Где находится доверенность в УТ 11
Основной путь: раздел «Закупки» → в левой панели навигации пункт «Доверенности выданные». В зависимости от настройки интерфейса он может находиться внутри группы «Сервис», «Документы» или «См. также» внизу панели. Если панель навигации свёрнута, раскройте её кнопкой со стрелкой в левом верхнем углу раздела.
Быстрый способ без поиска по меню — строка полнотекстового поиска в правом верхнем углу (иконка лупы). Введите «доверен» — система покажет журнал «Доверенности выданные» и сами документы. Также журнал можно открыть через «Все функции» (при включённом режиме): Главное меню → Все функции → Документы → Доверенность выданная.
Обратите внимание: в УТ 11 есть только выданные доверенности (организация выдаёт сотруднику). Доверенности, полученные от контрагентов (когда представитель поставщика привозит товар), отдельным документом не регистрируются — их реквизиты указываются прямо в «Поступлении товаров и услуг».
Как создать доверенность: пошагово
Откройте журнал «Доверенности выданные» и нажмите «Создать». Форма документа в УТ 11 компактная, но у полей есть обязательные условия заполнения.
- 1Откройте Закупки → Доверенности выданные → Создать
- 2Укажите организацию, от имени которой выдаётся доверенность
- 3Выберите физическое лицо — сотрудника, которому выдаётся доверенность (при необходимости создайте физлицо в справочнике)
- 4Заполните срок действия доверенности и дату выдачи
- 5Укажите контрагента-поставщика и документ-основание (заказ поставщику или счёт), если доверенность на получение товара
- 6На вкладке «Товары» заполните перечень получаемых ценностей — вручную или подбором из основания
- 7Заполните поля «Должность» и паспортные данные физлица — они попадут в печатную форму
- 8Запишите и проведите документ, затем нажмите «Печать» и выберите форму М-2
Ключевые поля, из-за которых документ не проводится: организация, физическое лицо, срок действия. Если физлицо не выбирается — создайте его в справочнике «Физические лица» (раздел «НСИ и администрирование» → «НСИ»). Паспортные данные и должность подтягиваются из карточки физлица; если их нет, заполните вручную прямо в документе.
Признак правильно оформленного документа: он проводится без сообщений об ошибках, в журнале отображается со статусом, а кнопка «Печать» предлагает форму «Доверенность (М-2)».
Печать формы М-2 и произвольных форм
Типовая печатная форма в УТ 11 — унифицированная форма М-2 (доверенность на получение материальных ценностей). Она вызывается из документа: кнопка «Печать» → «Доверенность (М-2)». Форма соответствует альбому Госкомстата, но напомним: с 2013 года унифицированные формы не обязательны — организация вправе использовать собственный бланк, утверждённый в учётной политике.
Если нужна своя форма (например, с логотипом, печатью-заглушкой или изменённым текстом), вариантов два. Первый — отредактировать макет через внешнюю печатную форму (механизм «Дополнительные отчеты и обработки» в «НСИ и администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки»). Второй — скопировать типовой макет в конфигураторе и доработать, но это снимает часть поддержки и требует аккуратности при обновлениях.
Доверенность и поступление товаров: как связать
Частый сценарий: менеджер оформил заказ поставщику, кладовщик едет за товаром по доверенности, затем товар оприходуется. В УТ 11 доверенность можно создать на основании заказа поставщику — откройте заказ, нажмите «Создать на основании» и выберите «Доверенность выданная». Тогда перечень товаров и поставщик подтянутся автоматически, что исключает расхождения между заказом и доверенностью.
Обратная связь — в документе «Поступление товаров и услуг». На вкладке «Дополнительно» (или в группе реквизитов доставки, зависит от версии) есть поля для доверенности, по которой представитель поставщика передал товар: номер, дата, кем выдана. Эти данные попадают в печатную форму ТОРГ-12 или УПД как реквизиты доверенности грузополучателя.
Как проверить результат
Заполнены организация, ФИО, паспорт, должность, срок, перечень ценностей
Пустые поля паспорта или должности — данные не заведены в карточке физлица
Доверенность создана на основании заказа, товары совпадают
Перечень в доверенности расходится с заказом — риск отказа поставщика в отпуске
В поступлении заполнены реквизиты доверенности, ТОРГ-12 печатается с ними
В ТОРГ-12 строка «по доверенности» пустая — реквизиты не введены
Если доверенности нет в меню: права и функциональные опции
Документ «Доверенность выданная» доступен не всем профилям. Если пользователь с профилем, например, «Менеджер по продажам», не видит журнал — это нормально: типовые права на доверенности есть у профилей, связанных с закупками и казначейством. Администратор может добавить право через профиль групп доступа (раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка пользователей и прав»).
Вторая причина «пропавшего» документа — командный интерфейс. В форме панели навигации раздела «Закупки» есть кнопка «Настройка навигации» (шестерёнка): там можно вернуть скрытую команду «Доверенности выданные» обратно в видимую часть панели. Изменения персональные и не затрагивают других пользователей.
Как выбрать действие
Отличия в УТ 10.3 и других конфигурациях
В «Управлении торговлей» 10.3 доверенность находится иначе: меню «Документы» → «Денежные средства» → «Доверенность» (или через журнал «Доверенности»). Логика та же — выданные доверенности, печать М-2, связь с поступлением через реквизиты. В «Комплексной автоматизации» 2 и ERP 2 расположение совпадает с УТ 11, поскольку у них общий интерфейс: «Закупки» → «Доверенности выданные».
В «Бухгалтерии предприятия» 3.0 доверенность — это раздел «Покупки» → «Доверенности», и там же доступна печать М-2 с автозаполнением по документу поступления. Если вы работаете в связке УТ + БП, доверенности удобнее оформлять в той программе, где ведётся закупочный документооборот, чтобы не дублировать ввод.
Частые вопросы
Можно ли в УТ 11 напечатать доверенность без суммы и перечня товаров (общую, денежную)?
Да. Документ «Доверенность выданная» не требует обязательной табличной части с товарами — можно заполнить текстовое поле назначения (например, «на получение денежных средств» или «на представление интересов организации») и напечатать форму. Для нестандартных формулировок удобнее использовать внешнюю печатную форму со своим макетом.
Почему паспортные данные не попадают в печатную форму М-2?
Печатная форма берёт данные из карточки физического лица: документ удостоверяющий личность и должность. Откройте физлицо, перейдите по гиперссылке «Документы физических лиц» и проверьте, что паспорт введён и действует на дату доверенности. Должность подтягивается из кадровых данных; если кадровый учёт в УТ не ведётся, заполните должность вручную в самом документе.
Как посмотреть, какие доверенности выданы конкретному сотруднику?
В журнале «Доверенности выданные» установите отбор по полю «Физическое лицо» (кнопка «Ещё» → «Настроить список» или быстрый отбор в шапке журнала). Дополнительно можно отфильтровать по организации и периоду, чтобы увидеть актуальные и истёкшие доверенности.
Нужна ли доверенность, если товар получает директор?
С точки зрения учёта в 1С — по усмотрению организации: доверенность в программе можно не оформлять, если получатель действует от имени организации без доверенности (руководитель по уставу). В поступлении товаров поля доверенности в этом случае оставляют пустыми, а в печатной форме строка «по доверенности» не заполняется.
Можно ли аннулировать выданную доверенность в УТ 11?
Отдельного статуса «аннулирована» у документа нет. Практика такая: пометьте документ на удаление или установите пометку в комментарии, а факт отзыва оформите распорядительным документом организации вне 1С. Если доверенность ещё не использована, достаточно пометки на удаление — на учёт она не влияет.
Что важно запомнить
Выданные доверенности в УТ 11 живут в разделе «Закупки». Создавайте их на основании заказа поставщику, заполняйте паспорт и должность физлица, печатайте М-2 из документа. Доверенности поставщика регистрируются реквизитами в поступлении, а не отдельным документом.