Документы и Печать · 12 мин
Как в 1С распечатать транспортную накладную за поставщика
Как в 1С распечатать транспортную накладную за поставщика: настройка доверенности, печать ТН из поступления и реализации, типичные ошибки и проверка результата.
Ситуация, когда покупателю нужно распечатать транспортную накладную за поставщика, возникает регулярно: поставщик не оформил ТН, документ затребовала перевозчик или бухгалтерия, а отгрузка уже в пути. В 1С это решаемая задача — программа умеет формировать транспортную накладную как из документов реализации, так и из документов поступления, если корректно заполнить реквизиты сторон и данные перевозки.
Ключевой нюанс: транспортная накладная — это документ, который по правилам оформляет грузоотправитель. Если вы печатаете её «за поставщика», фактически вы заполняете бланк от его имени, и поставщик должен будет подписать этот документ. Поэтому важно не только технически сформировать печатную форму в 1С, но и согласовать такой порядок с контрагентом, чтобы документ имел юридическую силу.
Ниже разобраны рабочие способы в типовых конфигурациях (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP), настройка данных грузоотправителя и грузополучателя, а также типичные ошибки, из-за которых ТН печатается с неправильными реквизитами.
Когда требуется печатать ТН за поставщика и что проверить заранее
Чаще всего покупатель оформляет транспортную накладную за поставщика в трёх случаях: поставщик работает без собственной транспортной службы и не печатает ТН, перевозку организует покупатель на своём или наёмном транспорте со склада поставщика, либо перевозчик требует ТН на границе или при проверке, а поставщик её не предоставил.
Перед печатью убедитесь, что у вас есть основание: договор или устная договорённость, по которой вы оформляете документ от имени поставщика. Сам по себе факт печати бланка в 1С не делает документ действительным — ТН должна быть подписана грузоотправителем (поставщиком) и водителем-перевозчиком.
Проверьте также, какая версия конфигурации у вас установлена. В свежих релизах БП 3.0, УТ 11, КА 2 и ERP 2 печатная форма ТН соответствует приложению к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом. В старых релизах форма может отличаться — тогда её стоит обновить вместе с конфигурацией.
Способ 1. Печать ТН из документа поступления товаров
Если вы покупатель и оформляете перевозку со склада поставщика, удобнее всего печатать ТН из документа «Поступление (акты, накладные, УПД)» в Бухгалтерии или «Приобретение товаров и услуг» в УТ/КА/ERP. Документ уже содержит данные поставщика, состав груза и адреса.
Порядок действий в типовой Бухгалтерии 3.0: откройте документ поступления, нажмите кнопку «Печать» в командной панели и выберите «Транспортная накладная». Если такого пункта нет, откройте выпадающий список по стрелке рядом с кнопкой «Печать» — форма может находиться в дополнительных печатных формах.
В УТ 11 и КА 2 механизм похожий: в документе «Приобретение товаров и услуг» выберите «Печать» — «Транспортная накладная». Программа подставит поставщика как грузоотправителя, вашу организацию как грузополучателя, а товарный состав — из табличной части документа.
- 1Откройте документ поступления товаров от поставщика
- 2Проверьте, что заполнены адрес доставки и контрагент
- 3Нажмите «Печать» и выберите «Транспортная накладная»
- 4В открывшейся форме проверьте грузоотправителя, грузополучателя и данные перевозчика
- 5Заполните недостающие поля: автомобиль, водитель, вес, количество мест
- 6Отправьте на печать и передайте поставщику на подпись
Способ 2. Печать ТН из документа реализации с подменой сторон
Иногда бухгалтеру удобнее сформировать ТН из документа реализации — например, если в базе заведена «зеркальная» реализация от имени поставщика в отдельной учётной системе, или если вы оформляете перемещение между своими складами, но ТН нужна с реквизитами поставщика как отправителя.
В этом случае важно вручную скорректировать роли сторон в печатной форме. В типовых формах ТН поля «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» заполняются автоматически из шапки документа, но часть реквизитов (адрес погрузки, контактные лица, данные перевозчика) можно отредактировать перед печатью, если форма открыта для редактирования, либо через настройки доставки.
В УТ 11 и КА 2 для этого используется механизм доставки: в документе на вкладке «Доставка» указываются перевозчик, адрес погрузки и адрес доставки. Именно эти данные попадают в транспортную накладную. Если адрес погрузки совпадает со складом поставщика, ТН сформируется корректно.
Настройка реквизитов: грузоотправитель, перевозчик, транспортное средство
Главная причина «кривых» ТН — незаполненные справочники. Чтобы форма выходила полной, проверьте четыре блока данных до печати.
Первый блок — карточка контрагента-поставщика: полное наименование, ИНН, КПП, юридический и фактический адреса, телефон. Второй блок — ваша организация как грузополучатель: адрес доставки должен совпадать с фактическим местом разгрузки. Третий блок — перевозчик: если перевозку выполняет сторонняя транспортная компания, заведите её как контрагента с типом «Перевозчик» (в УТ/КА это отдельный реквизит в данных доставки). Четвёртый блок — транспортное средство и водитель: марка и госномер автомобиля, ФИО и данные водительского удостоверения.
В Бухгалтерии 3.0 часть этих данных вводится непосредственно в форме ТН перед печатью. В УТ 11 и ERP данные о транспортных средствах хранятся в справочнике «Транспортные средства», а водители — в справочнике физических лиц или контрагентов, в зависимости от того, штатный это водитель или наёмный.
Проверьте полное наименование, ИНН и адрес в справочнике контрагентов
Заполните поле «Перевозчик» в документе или в данных доставки
Введите данные вручную в форме ТН или в справочниках
Сверьте форму с действующим приложением к Правилам перевозок грузов
Отличия по конфигурациям: где искать печатную форму
Расположение команды печати ТН немного различается между конфигурациями, что часто сбивает пользователей, переходящих между программами.
| Конфигурация | Документ-основание | Где команда печати ТН |
|---|---|---|
| Бухгалтерия предприятия 3.0 | Поступление (акты, накладные, УПД) | Кнопка «Печать» в документе, пункт «Транспортная накладная» |
| Управление торговлей 11 | Приобретение товаров и услуг / Реализация товаров и услуг | «Печать» — «Транспортная накладная», данные из вкладки «Доставка» |
| Комплексная автоматизация 2 / ERP 2 | Приобретение товаров и услуг | «Печать» — «Транспортная накладная», используется механизм доставки |
| Управление нашей фирмой | Приходная накладная / Расходная накладная | «Печать» в документе, форма выбирается из списка |
Если в вашей конфигурации нужной формы нет вовсе, проверьте раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Дополнительные отчеты и обработки»: возможно, ТН подключается как внешняя печатная форма. В типовых поставках базовые формы ТН присутствуют, но в сильно доработанных базах они могли быть заменены.
Проверка результата перед передачей документа
После формирования печатной формы не отправляйте её на принтер сразу — откройте предварительный просмотр и пройдитесь по контрольным точкам. Ошибка в ТН, уехавшей с водителем, исправляется долго: документ придётся перепечатывать и пересылать.
Обязательный минимум проверки: совпадают ли грузоотправитель и грузополучатель с договором, указаны ли адреса погрузки и разгрузки, корректен ли перечень груза (наименования, количество мест, вес), заполнены ли данные перевозчика, автомобиля и водителя, проставлены ли дата и номер документа.
Как проверить результат
Указан поставщик с полными реквизитами
Подставилась ваша организация или поле пустое
Погрузка — склад поставщика, разгрузка — ваш склад
Адреса перепутаны местами или отсутствуют
Совпадает с накладной поставщика по позициям и количеству
Расхождения в наименованиях или количестве мест
Заполнены ТК, автомобиль, ФИО водителя
Поля пустые или указан неверный перевозчик
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — печать ТН, где грузоотправителем автоматически стала ваша организация, потому что документ оформлен от вашего лица. В этом случае нужно либо редактировать форму, либо формировать ТН из документа, где поставщик стоит в роли отправителя.
Вторая ошибка — расхождение ТН с товарной накладной (ТОРГ-12 или УПД) поставщика. Если в ТН перечень груза не совпадает с сопроводительными документами, при проверке в пути или при приёмке возникнут вопросы. Сверяйте документы до подписания.
Третья группа проблем — техническая: у пользователя нет прав на печать или редактирование документа, печатная форма недоступна из-за настроек прав, либо в базе отключён механизм доставки. Эти вопросы решает администратор 1С через настройку ролей и прав доступа.
Если типовой формы не хватает: внешние печатные формы
Когда типовая ТН не закрывает потребности — например, поставщик требует свой бланк или нужны дополнительные поля — используют внешнюю печатную форму. Она подключается через «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Дополнительные отчеты и обработки» без изменения конфигурации и снятия её с поддержки.
Разработку внешней формы лучше поручить специалисту по 1С: макет ТН содержит много обязательных реквизитов, и ошибка в структуре формы приведёт к тому, что документ не примут. После подключения внешняя форма появится в списке печати документа рядом с типовыми.
Что важно запомнить
Транспортную накладную за поставщика в 1С печатают из документа поступления или реализации через команду «Печать» — «Транспортная накладная». Успех зависит от заранее заполненных реквизитов: поставщика как грузоотправителя, перевозчика, автомобиля и водителя. Документ обязательно должен подписать грузоотправитель — без его подписи ТН не действует.
Частые вопросы
Можно ли распечатать ТН за поставщика без его ведома?
Технически программа позволяет сформировать бланк с любыми реквизитами, но без подписи грузоотправителя транспортная накладная не является действительным документом. Обязательно согласуйте с поставщиком оформление ТН от его имени и обеспечьте подписание до передачи груза перевозчику.
Почему в списке печати документа нет пункта «Транспортная накладная»?
Возможные причины: недостаточно прав у пользователя, в базе используется старый релиз конфигурации, форма подключается как внешняя и ещё не добавлена, либо документ не того вида. Проверьте права доступа, состав дополнительных печатных форм и версию конфигурации.
Чем транспортная накладная отличается от товарно-транспортной накладной (ТТН)?
ТН подтверждает только договор перевозки груза, а ТТН объединяет товарный и транспортный разделы. В типовых конфигурациях 1С доступны обе формы; какую использовать, зависит от договорённостей сторон и требований перевозчика. Товарный раздел при перевозке обычно закрывается УПД или ТОРГ-12.
Как в ТН попадают вес и количество мест?
Если в карточках номенклатуры заполнены вес и единицы хранения, программа рассчитает эти показатели автоматически из табличной части документа. Иначе вес и количество мест вводятся вручную в печатной форме или в данных доставки документа.
Можно ли отправить ТН поставщику электронно из 1С?
Да, сформированную печатную форму можно сохранить в PDF или Excel через кнопку «Сохранить» в окне предварительного просмотра и отправить поставщику. Если подключён сервис обмена электронными документами, часть сопроводительных документов передаётся через ЭДО, но порядок обмена именно транспортными накладными зависит от настроек оператора ЭДО.
Что делать, если в ТН ошибка обнаружилась после подписания?
Исправлять подписанный документ вручную нельзя. Сформируйте в 1С новую, исправленную ТН, распечатайте её и организуйте повторное подписание всеми сторонами, а ошибочный экземпляр отзовите и уничтожьте, чтобы в обороте не оказалось две версии одного документа.