Документы и Печать · 11 мин
Как распечатать товарную накладную в 1С
Как распечатать товарную накладную ТОРГ-12 в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей: выбор формы, настройка печати, исправление ошибок и частые вопросы.
Товарная накладная — основной документ, которым оформляется отгрузка товара покупателю. В большинстве конфигураций 1С (Бухгалтерия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) печать накладной сводится к одному действию: открыть документ реализации и нажать кнопку «Печать». Однако на практике возникают нюансы: какую форму выбрать — ТОРГ-12 или товарную накладную, почему не подтянулись подписанты, как вывести печать и подписи, как напечатать сразу несколько документов.
Ниже разобраны типовые сценарии для управляемых форм (1С:Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей 11, ERP), а также отдельно — для старых интерфейсов на обычных формах. Названия кнопок могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, но логика везде одинаковая: документ должен быть проведён, после чего из него вызывается печатная форма.
Где находится документ, из которого печатается накладная
Товарная накладная не существует в 1С как отдельный объект — это печатная форма документа отгрузки. В 1С:Бухгалтерии 8.3 такой документ называется «Реализация (акты, накладные)» и находится в разделе «Продажи». В Управлении торговлей 11 и ERP — «Реализация товаров и услуг», раздел «Продажи» или «Заказы клиентов».
Если документ уже создан, найдите его в журнале по номеру, дате или контрагенту через поиск. Если отгрузки ещё не было — создайте документ: нажмите «Создать», выберите вид операции «Товары», заполните шапку (организация, контрагент, договор, склад) и табличную часть с номенклатурой. Печатная форма берёт данные именно из этих полей, поэтому ошибка в документе автоматически попадёт на бумагу.
Печать ТОРГ-12 из документа реализации: пошагово
Основной сценарий занимает меньше минуты. Откройте проведённый документ реализации и в командной панели нажмите кнопку «Печать» — она обычно расположена вверху формы рядом с «Провести» и «Записать». В выпадающем списке выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)». Программа сформирует табличный документ в отдельном окне.
В открывшейся форме проверьте содержимое: наименования товаров, количество, цены, суммы, реквизиты грузоотправителя и грузополучателя, подписи ответственных лиц. Если всё верно, нажмите кнопку с изображением принтера на панели печатной формы или сочетание клавиш Ctrl+P, выберите принтер и при необходимости укажите количество копий — накладную обычно печатают минимум в двух экземплярах: для продавца и покупателя.
- 1Откройте журнал «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и найдите нужный документ
- 2Убедитесь, что документ проведён (значок проведения, отсутствие красной пометки)
- 3Нажмите «Печать» → «Товарная накладная (ТОРГ-12)»
- 4Проверьте в предпросмотре товары, суммы, реквизиты и подписантов
- 5Нажмите Ctrl+P или кнопку принтера, укажите 2 экземпляра и распечатайте
Какую форму выбрать: ТОРГ-12 или товарная накладная
В списке печатных форм обычно присутствуют несколько вариантов: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Товарная накладная», «Накладная на отпуск материалов (М-15)», а также комплекты документов. ТОРГ-12 — унифицированная форма, утверждённая Госкомстатом; с 2013 года она не обязательна, но остаётся привычным стандартом, который принимают все контрагенты и налоговые органы.
Простая «Товарная накладная» — это произвольная форма, разработанная в конфигурации; её можно использовать, если организация утвердила собственный бланк в учётной политике. М-15 применяется для отпуска материалов на сторону без продажи (например, передача давальческому переработчику). Если сомневаетесь, какая форма нужна покупателю, уточните у него требования — большинство компаний просят именно ТОРГ-12.
Сравнение вариантов
Универсальный выбор для продажи товаров любому контрагенту; принимается всеми, но форма длинная и содержит много полей
Компактнее и проще; подходит, если форма утверждена учётной политикой и покупатель её принимает
Печатает накладную вместе со счётом-фактурой или актом одной командой; удобно при массовой отгрузке, но тратит больше бумаги
Только для отпуска материалов без реализации; для обычной продажи не подходит
Настройка печатной формы: подписи, печать, дополнительные колонки
Частая проблема — пустые поля подписантов или отсутствующие должности. Эти данные подтягиваются из карточки организации и справочника «Ответственные лица организации». Откройте раздел «Главное» → «Реквизиты организации» (в УТ — «НСИ и администрирование» → «Организации») и проверьте, что заполнены руководитель, главный бухгалтер и ответственный за отпуск товара с указанием периода действия. Если дата документа не попадает в период действия ответственного лица, поле в накладной останется пустым.
Изображения печати и подписей в типовых конфигурациях настраиваются там же, в карточке организации — загрузите сканированные изображения в соответствующие поля, и они будут выводиться на печатные формы. Учтите, что факсимиле на бумажном документе юридически не заменяет живую подпись при разногласиях с контрагентом, поэтому многие компании печатают формы без изображений и подписывают вручную.
Если нужно изменить состав колонок (например, добавить артикул, код товара или страну происхождения), посмотрите настройки в самой печатной форме — в ряде конфигураций рядом с кнопкой «Печать» есть пункт «Настройка печатных форм» или параметры в форме предпросмотра. Глубокая доработка макета выполняется через конфигуратор или внешнюю печатную форму и требует навыков программирования в 1С.
Массовая печать нескольких накладных
Когда накладных много, открывать каждый документ нерационально. В журнале документов выделите нужные строки (с зажатой клавишей Ctrl — произвольные, с Shift — диапазон), нажмите кнопку «Печать» в командной панели журнала и выберите форму. Программа сформирует один общий табличный документ, где накладные идут друг за другом, каждая с новой страницы.
В Управлении торговлей и ERP также удобен рабочий стол «Оформление накладных» или обработка групповой печати из списка распоряжений. Проверьте перед массовой печатью, что все выделенные документы проведены: непроведённые документы либо не попадут на печать, либо распечатаются без гарантии корректности данных.
Если накладная печатается неправильно: диагностика
Проблемы с печатью делятся на три группы: данные документа, настройки программы и сам принтер. Если в форме пустые поля — ищите причину в справочниках (организация, контрагент, ответственные лица, договор). Если форма формируется, но обрезана или разъезжается — проверьте параметры страницы в предпросмотре: для ТОРГ-12 обычно нужна альбомная ориентация и масштаб, умещающий колонки по ширине листа A4.
Если документ вообще не формируется и 1С выдаёт ошибку, посмотрите текст сообщения: часто это отсутствие прав на печать (проверяется у администратора) или повреждённый макет после неудачного обновления. Ошибки вида «Поле объекта не обнаружено» после обновления конфигурации обычно означают конфликт с внешней печатной формой — отключите её в «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» и проверьте типовую.
Как проверить результат
В полях «Отпуск разрешил», «Главный бухгалтер», «Отпуск произвёл» стоят ФИО и должности
Поля пустые — проверьте справочник ответственных лиц на дату документа
Грузоотправитель и грузополучатель указаны с адресами и ИНН/КПП
Пропуски адресов или КПП — заполните карточки организации и контрагента
Все колонки помещаются на лист, суммы читаемы, номер накладной на месте
Колонки обрезаны — смените ориентацию на альбомную или уменьшите масштаб
Документ проведён, суммы в накладной совпадают с проводками
Документ не проведён или суммы расходятся — исправьте документ до печати
Печать накладной в старых версиях 1С и альтернативные способы
В конфигурациях на обычных формах (Управление торговлей 10.3, Бухгалтерия 2.0, УПП) кнопка «Печать» находится внизу формы документа или в меню «Действия». Логика та же: проведённый документ → «Печать» → выбор формы ТОРГ-12. В этих версиях чаще встречаются внешние печатные формы, подключённые через «Сервис» → «Дополнительные отчёты и обработки» — если типовая форма не устраивает, проверьте, нет ли там подключённой альтернативы.
Альтернативой бумажной накладной служит электронный документооборот: из того же документа реализации можно отправить УПД или товарную накладную в электронном виде через сервисы ЭДО (кнопка «ЭДО» или «Отправить» в документе). Электронный документ с подписью юридически равнозначен бумажному и избавляет от печати вовсе — если контрагент подключён к ЭДО, это самый быстрый путь.
Что важно запомнить
Накладная печатается из проведённого документа реализации кнопкой «Печать» → «ТОРГ-12». Перед печатью проверьте ответственных лиц, реквизиты сторон и ориентацию страницы. Для нескольких документов выделяйте их в журнале и печатайте пакетом. Доработку макета выполняйте только через внешние печатные формы, не трогая типовую конфигурацию.
Частые вопросы
Можно ли распечатать накладную, если документ не проведён?
Технически кнопка «Печать» доступна и в записанном, и даже в незаписанном документе. Но делать этого не стоит: при проведении программа может скорректировать цены, остатки или выдать ошибку, и бумажная накладная разойдётся с учётом. Сначала проведите документ, потом печатайте.
Почему в ТОРГ-12 пустые поля подписей?
Подписанты берутся из справочника ответственных лиц организации. Откройте карточку организации, перейдите к ответственным лицам и убедитесь, что руководитель, главный бухгалтер и кладовщик заведены с датой, которая покрывает дату документа. Если лицо назначено позже даты накладной, поле останется пустым.
Как распечатать накладную без цен и сумм?
Типовая ТОРГ-12 всегда содержит цены. Если нужна форма без сумм (например, для водителя), используйте внешнюю печатную форму «Товарная накладная без цен», подключаемую через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки», либо распечатайте ТТН, где стоимостные показатели не обязательны.
Как изменить номер накладной на печатной форме?
Номер берётся из номера документа. Если нужен другой формат (с префиксом, без нулей), проверьте настройки нумерации в «Администрирование» или измените номер вручную в документе, если конфигурация это разрешает. Учтите, что ручная правка номера может нарушить последовательность нумерации.
Принтер печатает накладную в две страницы по ширине, что делать?
Откройте предпросмотр печатной формы, перейдите в параметры страницы и установите альбомную ориентацию. Если колонки всё равно не помещаются, уменьшите масштаб печати (например, до 85–90%) или включите режим «уместить по ширине» в настройках печати табличного документа.
Можно ли отправить накладную покупателю прямо из 1С по email?
Да, если в программе настроена учётная запись электронной почты («Администрирование» → «Органайзер» или настройки обмена). В форме предпросмотра накладной нажмите кнопку отправки письма — форма прикрепится в формате PDF или MXL. Альтернатива — сохранить форму в PDF кнопкой «Сохранить» и отправить любым почтовым клиентом.