Документы и Печать · 9 мин
Как в 1С распечатать табель учёта рабочего времени за месяц
Как в 1С:ЗУП распечатать табель учёта рабочего времени за месяц по форме Т-13: настройка, проверка данных, печать и типичные ошибки.
Табель учёта рабочего времени — основной документ, по которому бухгалтерия начисляет зарплату, а кадровая служба подтверждает фактическую явку сотрудников. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) табель формируется автоматически на основании графиков работы и кадровых документов, поэтому распечатать его за месяц можно буквально в несколько кликов — при условии, что учёт вёлся корректно.
Чаще всего печатают унифицированную форму Т-13, реже — Т-12 с расшифровкой оплаты. Ниже разберём, где находится табель в разных версиях ЗУП, какие данные нужно проверить перед печатью, как вывести табель по отдельному подразделению или сотруднику и что делать, если в отчёте пустые строки или неверные часы.
Где находится табель в 1С:ЗУП
В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 печатная форма табеля находится в разделе «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Это готовый отчёт, который не требует настройки — достаточно задать период и организацию.
Если нужен не только факт отработанного времени, но и расшифровка начислений, используйте форму Т-12 — она доступна там же, в списке отчётов, либо через общий отчёт «Табель учёта рабочего времени» с выбором варианта. В некоторых доработанных конфигурациях названия пунктов меню могут отличаться, тогда отчёт проще найти через строку поиска в меню «Все функции» или «Найти».
В старых версиях (ЗУП 2.5) табель открывается через закладку «Расчёт зарплаты» или «Кадровый учёт» → «Отчёты» → «Табель». Логика та же: период, организация, кнопка «Сформировать».
Пошаговая печать табеля за месяц
Базовый сценарий занимает меньше минуты и подходит для большинства случаев, когда нужен табель по всей организации или подразделению.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)».
- 2В поле периода укажите нужный месяц (например, с 1-го по последнее число).
- 3Выберите организацию. При необходимости уточните подразделение или конкретного сотрудника в настройках отбора.
- 4Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчёта.
- 5Проверьте заполнение: коды явок, часы, итоги за первую и вторую половину месяца.
- 6Нажмите кнопку «Печать» (или Ctrl+P), выберите принтер, при необходимости задайте альбомную ориентацию и масштаб.
- 7Отправьте на печать и сверьте бумажный экземпляр с экранной версией.
Обратите внимание на ориентацию листа: табель широкий, поэтому в настройках печати почти всегда нужна альбомная ориентация. Если столбцы не помещаются, уменьшите масштаб до 80–90% или включите режим «Уместить по ширине страницы» в параметрах страницы.
Готовый табель можно не только распечатать, но и сохранить в PDF или Excel через «Файл» → «Сохранить копию» — это удобно для отправки руководителю на подпись или архивации.
Что проверить перед печатью
Табель в 1С не заполняется вручную — он собирается из графиков работы сотрудников и зарегистрированных документов отклонений. Если какие-то данные не введены, на печати появятся пропуски или неверные коды, и подписанный табель придётся переделывать.
Как проверить результат
Все отпуска, больничные, командировки оформлены документами и отражены кодами ОТ, Б, К
Сотрудник отсутствовал, но в табеле стоят явки или пустые ячейки
Нерабочие дни отмечены кодом В по производственному календарю
Выходные заполнены как рабочие или наоборот
Сумма часов за месяц совпадает с нормой по графику сотрудника
Итоги расходятся с графиком, есть незаполненные дни
Новые сотрудники есть в табеле с даты приёма, уволенные — до даты увольнения
Уволенный числится с явками после увольнения, новичок отсутствует
Особое внимание уделите сотрудникам, у которых в течение месяца менялся график или было несколько видов отсутствий. Именно в таких строках чаще всего встречаются расхождения между табелем и реальным положением дел.
Печать табеля по подразделению или сотруднику
Руководителям подразделений обычно нужен табель только по их людям. Для этого в отчёте Т-13 откройте настройки (кнопка «Настройки» или «Показать настройки») и на закладке «Отбор» добавьте условие: поле «Подразделение» → «Равно» → нужное подразделение. После этого сформируйте отчёт заново.
Аналогично можно вывести табель по одному сотруднику — добавьте отбор по полю «Сотрудник». Это удобно для справок, ответов на запросы или разбора спорных ситуаций по конкретному человеку.
Если подразделений много и каждое печатается отдельно, проверьте, есть ли в вашей версии отчёт «Табели по подразделениям» или возможность группировки по подразделению с разрывом страниц — тогда весь пакет печатается одним действием.
Типичные проблемы и их решение
Чаще всего пользователи сталкиваются с пустым табелем, неверными кодами или «лишними» сотрудниками. Почти всегда причина в исходных данных, а не в самом отчёте.
Если табель пуст полностью, проверьте три вещи: правильно ли выбрана организация, есть ли в базе сотрудники с назначенными графиками на этот период и заполнен ли производственный календарь. Отсутствие календаря — частая причина пустых отчётов в новых или недавно обновлённых базах.
Если в табеле появился уволенный сотрудник, убедитесь, что документ увольнения проведён и дата увольнения указана корректно. Отчёт строится по кадровым данным, поэтому непроведённый приказ в табель не попадёт, а неверная дата даст лишние строки.
Особенности в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8 полноценного табеля по форме Т-13 в типовой поставке может не быть — там учёт рабочего времени ведётся упрощённо, через документ «Начисление зарплаты» с указанием отработанных дней. Для печатной формы Т-13 обычно подключают внешнюю печатную форму или ведут табель в ЗУП.
В конфигурациях «Управление нашей фирмой» (УНФ) и «Комплексная автоматизация» табель также присутствует: ищите его в разделах «Зарплата» или «Персонал» среди отчётов. Логика формирования совпадает с ЗУП — период, организация, отбор, печать.
Сравнение вариантов
Полноценный табель Т-13 и Т-12 из коробки, автоматические коды отклонений. Оптимальный вариант для кадрового учёта.
Типовой формы Т-13 обычно нет, нужна внешняя печатная форма или выгрузка данных. Подходит только для простого учёта.
Табель есть в составе отчётов по зарплате и персоналу, функциональность близка к ЗУП, но меню отличается.
Как ускорить регулярную печать табеля
Если табель печатается каждый месяц по одним и тем же правилам, сохраните настройки отчёта как вариант: кнопка «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта». В следующий раз достаточно будет открыть сохранённый вариант и поменять только период.
Для отправки табеля руководителям используйте экспорт в PDF — файл удобно подписывать электронно или пересылать. Если в организации принята бумажная архивация, настройте в параметрах страницы поля для подшивки, чтобы не корректировать их каждый раз.
Удобная привычка — формировать табель дважды: сначала в середине последней недели месяца для сверки с руководителями подразделений, а затем финальную версию после ввода всех документов отсутствий. Так большинство расхождений выявляется до подписания, а не после.
Что важно запомнить
Табель за месяц в 1С:ЗУП печатается через «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»: задайте период и организацию, сформируйте и отправьте на печать в альбомной ориентации. Главное условие корректного табеля — все отпуска, больничные и командировки должны быть зарегистрированы документами до формирования отчёта.
Частые вопросы
Почему в табеле пустые строки или нули по сотруднику?
Чаще всего сотруднику не назначен график работы в кадровом документе (приём на работу или кадровый перевод) либо не заполнен производственный календарь на нужный год. Проверьте карточку сотрудника и заполнение календаря, затем сформируйте отчёт заново.
Можно ли распечатать табель за неполный месяц, например за первую половину?
Да. В параметрах отчёта укажите произвольный период — например, с 1-го по 15-е число. Табель сформируется за эти даты с соответствующими итогами. Это удобно для авансового расчёта.
Как вывести табель только по одному подразделению?
Откройте настройки отчёта Т-13, на закладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение равно [нужное подразделение]» и сформируйте отчёт. Не забудьте снять отбор, когда снова понадобится табель по всей организации.
Что делать, если в табеле стоят явки вместо отпуска или больничного?
Значит, соответствующий документ (отпуск, больничный лист) не введён или не проведён в программе. Зарегистрируйте документ задним числом в пределах расчётного периода, проведите его и пересформируйте табель. Ручная правка печатной формы недопустима — исправлять нужно данные учёта.
Можно ли сохранить табель в PDF или Excel вместо печати?
Да. После формирования отчёта используйте «Файл» → «Сохранить копию» (или кнопку сохранения на панели) и выберите формат PDF, XLSX или MXL. PDF подходит для подписи и архива, Excel — для дополнительной обработки данных.
Почему табель печатается обрезанным, не помещается по ширине?
Табель содержит до 31 колонки дней, поэтому требует альбомной ориентации. В настройках печати переключите ориентацию на альбомную и при необходимости уменьшите масштаб или включите умещение по ширине страницы.