Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С распечатать сведения о застрахованном лице в ФСС
Пошаговая инструкция: как в 1С ЗУП и 1С Бухгалтерии распечатать сведения о застрахованном лице для ФСС (СФР), где находится форма и как проверить данные.
Сведения о застрахованном лице — это форма, которую работодатель направляет в ФСС (сейчас — Социальный фонд России, СФР) при приёме сотрудника на работу или при изменении его персональных данных. На основании этих сведений фонд назначает и выплачивает пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и другие страховые выплаты напрямую работнику.
В конфигурациях 1С форма реализована как печатный документ, который формируется автоматически на основании данных карточки сотрудника. Распечатать её можно из «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и из «1С:Бухгалтерии 8» — путь к документу немного отличается, но принцип одинаковый: программа берёт ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные и банковские реквизиты из справочника сотрудников и подставляет их в утверждённый бланк.
Ниже разобраны оба варианта, способ выгрузки сведений в электронном виде для отправки через оператора ЭДО, а также типичные ошибки, из-за которых фонд отклоняет документ.
Что представляет собой форма и когда её нужно распечатывать
Форма «Сведения о застрахованном лице» утверждена приказом ФСС и с объединением ПФР и ФСС в СФР сохранилась в актуализированном виде. Она содержит персональные данные работника: ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН, документ, удостоверяющий личность, адрес, гражданство, а также способ получения пособий — через банковский счёт, карту «Мир» или почтовым переводом.
Распечатать форму требуется в нескольких ситуациях: при трудоустройстве нового сотрудника, при смене фамилии, паспорта или банковских реквизитов, при запросе фонда уточнить данные, а также когда сотруднику нужен бумажный экземпляр для личных целей. Если организация отправляет сведения электронно, печатная форма обычно нужна только для внутреннего архива или подписи работником.
Как распечатать сведения в 1С:ЗУП 8
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) предусмотрено два пути. Первый — через специализированный документ. Откройте раздел «Отчетность, справки» и найдите пункт «Сведения о застрахованном лице, ФСС» (в некоторых релизах он находится в подразделе «1С-Отчетность» или «Пособия»). Создайте новый документ, выберите организацию и сотрудника — все поля заполнятся автоматически из его карточки.
Второй путь — прямо из карточки сотрудника. Откройте справочник «Сотрудники», найдите нужного человека и в меню «Печать» выберите форму «Сведения о застрахованном лице». Этот способ удобен, когда нужно быстро распечатать один экземпляр без создания документа в журнале.
После заполнения нажмите кнопку «Печать» и выберите нужный макет. Программа сформирует бланк по утверждённой форме. Перед выводом на принтер откройте предварительный просмотр и сверьте данные с оригиналами документов работника.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «Сведения о застрахованном лице, ФСС»
- 2Создайте документ и выберите организацию и сотрудника
- 3Проверьте автоматически заполненные поля: СНИЛС, ИНН, паспорт, банковские реквизиты
- 4Укажите способ выплаты пособий и при необходимости реквизиты карты «Мир»
- 5Нажмите «Печать» и выберите макет формы
- 6Проверьте предварительный просмотр и распечатайте документ
Как распечатать сведения в 1С:Бухгалтерии 8
В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) форма находится в разделе «Зарплата и кадры». Откройте пункт «Сведения о застрахованных лицах, ФСС» — если его нет в меню, проверьте, что в настройках учёта зарплаты включён обмен электронными документами с ФСС и ведётся кадровый учёт.
Создайте новый документ, выберите сотрудника — программа подтянет данные из справочника. Заполните недостающие поля вручную: адрес регистрации, способ выплаты, реквизиты счёта. Затем нажмите «Печать» и выберите «Сведения о застрахованном лице».
Если бухгалтерия ведётся в упрощённом режиме и кадровые документы не оформляются, часть полей может остаться пустой. В этом случае сначала заполните личные данные в карточке сотрудника (раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники»), иначе печатная форма выйдет с пропусками, и фонд её не примет.
Какие данные проверить перед печатью
Главная причина отказов фонда — расхождение данных в форме с реестрами СФР. Перед печатью сверьте СНИЛС с зелёной карточкой работника или выпиской из ПФР: даже одна неверная цифра приведёт к тому, что сведения не сопоставятся с застрахованным лицом в базе фонда.
Проверьте документ, удостоверяющий личность: серия и номер паспорта, кем и когда выдан. Если сотрудник менял паспорт, а в карточке остались старые данные, форма будет недействительна. То же касается фамилии после замужества — сначала оформите кадровый документ об изменении личных данных, затем печатайте сведения.
Отдельно проверьте способ выплаты пособий. Если выбран перевод на карту, убедитесь, что указан действующий банковский счёт с корректным БИК. Для пособий фонд требует карту платёжной системы «Мир» либо счёт, не привязанный к карте. Ошибка в реквизитах означает, что деньги работнику не дойдут, и пособие придётся переоформлять.
Как проверить результат
Совпадает цифра в цифру с карточкой СНИЛС работника
Есть расхождения или поле пустое
Серия, номер и кем выдан соответствуют действующему паспорту
Указан старый паспорт или пропущены поля
Счёт действующий, БИК корректный, указан способ выплаты
Счёт закрыт, БИК устарел, способ выплаты не выбран
Совпадают с паспортом без сокращений
Есть сокращения, опечатки или старая фамилия
Отправка сведений электронно вместо печати
Если организация подключена к электронному обмену с СФР (через 1С-Отчетность или оператора ЭДО), распечатывать форму для фонда не требуется. В том же документе «Сведения о застрахованном лице» нажмите кнопку «Отправить» — программа сформирует XML-файл по утверждённому формату, подпишет его электронной подписью и передаст в фонд.
Электронный способ обязателен для страхователей с численностью, превышающей установленный порог, и фактически стал стандартом для всех, кто сдаёт отчётность через интернет. Бумажный экземпляр в этом случае печатается только по желанию работника или для подшивки в личное дело.
После отправки отследите статус: в журнале документа появится отметка о доставке и результате приёма. Если фонд вернул протокол с ошибкой, исправьте указанные поля в карточке сотрудника и отправьте сведения повторно.
Печать или электронная отправка
Подходит для личного дела, подписи работником или подачи при отсутствии ЭДО. Ограничение: фонд обрабатывает бумагу дольше, требуется личная подача или почта.
Подходит всем, кто сдаёт отчётность электронно. Быстрая обработка, автоматический протокол приёма. Ограничение: нужна действующая электронная подпись и настроенный обмен с СФР.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — устаревшие данные в справочнике сотрудников. Программа не контролирует актуальность паспорта или счёта автоматически, поэтому перед формированием сведений запросите у работника подтверждающие документы и сверьте каждое поле.
Вторая ошибка — печать формы из старого релиза конфигурации. Формат сведений периодически обновляется, и устаревший бланк фонд не примет. Проверьте, что конфигурация обновлена до актуального релиза: актуальная форма появляется в программе вместе с регламентированными отчётами.
Третья ошибка — неправильный выбор организации в документе, если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам. Сведения, подписанные не тем страхователем, будут отклонены. Всегда проверяйте поле «Организация» до печати и отправки.
Что делать, если документ не формируется
Если пункт «Сведения о застрахованном лице» отсутствует в меню, проверьте функциональность программы. В 1С:ЗУП откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки организации» и убедитесь, что включён учёт пособий и обмен с ФСС. В 1С:Бухгалтерии проверьте раздел «Администрирование» → «Настройки зарплаты».
Если документ создаётся, но поля пустые, проблема в карточке сотрудника: откройте её и заполните вкладки «Личные данные», «Документы, удостоверяющие личность», «Банковские счета». После сохранения вернитесь в документ и обновите его.
Если при печати возникает ошибка макета, вероятнее всего, конфигурация давно не обновлялась. Обновите релиз через «Администрирование» → «Обновление версии программы» либо обратитесь к специалисту, сопровождающему вашу 1С. Самостоятельная правка макетов регламентированных форм не рекомендуется — при следующем обновлении изменения могут конфликтовать с типовой поставкой.
Удобно завести правило: при приёме сотрудника на работу сразу распечатывать сведения на бумаге для подписи, а в фонд отправлять электронно. Тогда у работника есть подтверждение, что данные переданы, а у кадровика — подписанный экземпляр для личного дела.
Что важно запомнить
Сведения о застрахованном лице печатаются из документа в разделе «Отчетность, справки» (ЗУП) или «Зарплата и кадры» (Бухгалтерия) либо из карточки сотрудника. Качество формы полностью зависит от заполненности справочника: проверьте СНИЛС, паспорт и банковские реквизиты до печати. Для отправки в СФР удобнее использовать электронный обмен, а бумагу оставить для личного дела.
Частые вопросы
Можно ли распечатать сведения сразу по нескольким сотрудникам?
Типовой документ формируется по одному сотруднику. Для массовой обработки создайте документы по каждому работнику — при электронной отправке их можно выделить в журнале и отправить пакетом. Групповая печать одной кнопкой в типовых конфигурациях не предусмотрена.
Где взять бланк, если в меню 1С нет нужного пункта?
Скорее всего, отключена функциональность обмена с ФСС или конфигурация устарела. Проверьте настройки учёта зарплаты и обновите релиз. Крайний вариант — заполнить бумажный бланк вручную по данным карточки сотрудника, но это допустимо только как временная мера.
Нужно ли заверять распечатанные сведения подписью и печатью?
Да, бумажная форма подписывается руководителем или уполномоченным лицом страхователя, при наличии печати ставится оттиск. Работник также знакомится со сведениями и подтверждает корректность данных. При электронной отправке подписью служит квалифицированная электронная подпись.
Что делать, если после отправки сотрудник сменил банковский счёт?
Сформируйте новый документ «Сведения о застрахованном лице» с актуальными реквизитами и отправьте его в фонд — новые данные заменят предыдущие. Делать это нужно до назначения пособия, иначе выплата уйдёт на старый счёт.
Подходит ли форма из 1С для СФР после объединения фондов?
Да, актуальные релизы конфигураций содержат форму, соответствующую требованиям СФР. Главное условие — своевременно обновлять программу, чтобы макет и формат электронного файла соответствовали действующим приказам фонда.