Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С распечатать список сотрудников с адресами
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии вывести и распечатать список сотрудников с адресами через отчёты, универсальную подборку и консоль.
Задача распечатать список сотрудников с адресами возникает регулярно: для пропусков, рассылки корреспонденции, проверок, сверки с военкоматом или просто для внутреннего реестра. В типовых конфигурациях 1С (ЗУП, Бухгалтерия, Управление персоналом) адрес хранится как контактная информация физического лица, поэтому вывести его в печатную форму можно несколькими способами — от готового отчёта до универсальной настройки без программирования.
Быстрее всего задача решается в 1С:ЗУП через отчёт «Штатное расписание» с добавлением поля адреса или через «Универсальный отчёт». В 1С:Бухгалтерии, где кадровый блок урезан, удобнее использовать список сотрудников с настройкой колонок либо отчёт «Списки сотрудников». Ниже разобраны оба пути, а также вариант с консолью отчётов для нестандартных ситуаций.
Где хранятся адреса сотрудников и почему это важно
В типовых конфигурациях 1С адрес не является реквизитом самого справочника «Сотрудники». Он привязан к физическому лицу и хранится в регистре контактной информации. Поэтому при построении отчёта адрес нужно брать из ветки «Физическое лицо → Контактная информация», а не из реквизитов сотрудника.
Обычно у физлица может быть несколько видов адресов: адрес по прописке (регистрации), адрес места проживания (фактический), почтовый адрес. Перед формированием отчёта решите, какой именно адрес нужен, иначе в списке окажутся пустые ячейки у тех сотрудников, у которых заполнен другой вид адреса.
Проверить, заполнен ли адрес, можно прямо из карточки сотрудника: откройте справочник «Сотрудники», перейдите по ссылке на физическое лицо и раскройте блок «Адреса, телефоны». Если адреса не введены, сначала заполните их — иначе печатная форма выйдет с пропусками.
Способ 1. Отчёт «Списки сотрудников» в 1С:ЗУП
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» есть готовый инструмент. Откройте раздел «Кадры» и найдите отчёт «Списки сотрудников» (в некоторых релизах он называется «Сотрудники (списки)» или доступен через «Кадровые отчёты»). Отчёт строится на системе компоновки данных, поэтому состав колонок можно менять без программирования.
Нажмите кнопку «Настройки» (или «Ещё → Изменить вариант»). На закладке «Поля» или в списке выбранных полей добавьте нужное поле: разверните ветку «Сотрудник → Физическое лицо → Контактная информация» и выберите «Адрес по прописке» или «Адрес фактический». При необходимости добавьте телефон, подразделение, должность.
После настройки нажмите «Сформировать». Проверьте, что в колонке адреса данные появились. Затем выведите на печать через «Файл → Печать» или кнопку с изображением принтера. Сформированный вариант отчёта можно сохранить, чтобы в следующий раз не настраивать заново.
- 1Откройте раздел «Кадры» → отчёт «Списки сотрудников»
- 2Нажмите «Настройки» и добавьте поле «Адрес по прописке» из контактной информации физлица
- 3Задайте отбор по организации и подразделению, если нужен не весь список
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте заполнение колонки адресов
- 5Сохраните вариант отчёта и выведите на печать
Способ 2. «Универсальный отчёт» по справочнику сотрудников
Если готового кадрового отчёта в вашей конфигурации нет или он не даёт нужных полей, подойдёт «Универсальный отчёт». В ЗУП он находится в разделе «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Универсальный отчёт» (точный путь зависит от релиза). В 1С:Бухгалтерии — «Отчёты → Универсальный отчёт».
В настройках универсального отчёта выберите тип объекта «Справочник» и объект «Сотрудники». Далее откройте настройку полей и добавьте колонки: ФИО, подразделение, должность, а также адрес из связанной контактной информации физического лица. Если поле адреса недоступно напрямую, попробуйте ветку «Физическое лицо» внутри сотрудника.
Ограничение способа: универсальный отчёт не всегда «видит» контактную информацию как обычное поле — в части конфигураций она доступна только через расширенные настройки компоновки. Если адрес не выводится, переходите к способу с консолью отчётов или к выгрузке в Excel через список справочника.
Способ 3. Выгрузка списка с добавлением колонки адреса
Простой обходной путь — вывести список сотрудников в табличный документ и дополнить его адресами. Откройте справочник «Сотрудники», настройте список: через «Ещё → Изменить форму» или кнопку настройки списка добавьте отображение нужных колонок. В ряде конфигураций адрес физлица доступен как колонка динамического списка.
Затем используйте «Ещё → Вывести список»: программа сформирует табличный документ с отмеченными колонками. Его можно сразу распечатать или сохранить в формате Excel (mxl, xlsx) для ручной дорботки — например, чтобы вставить адреса, скопированные пакетно из карточек физлиц.
Если сотрудников много, ручное копирование адресов непрактично. В этом случае надёжнее сформировать отчёт, где адрес подтягивается автоматически, либо попросить специалиста по 1С сделать простую внешнюю печатную форму.
Способ 4. Консоль отчётов и произвольный запрос
Когда типовых средств не хватает — например, нужен адрес в определённом формате, отбор по нескольким условиям или объединение с другими данными — используется консоль отчётов на СКД или консоль запросов. Это инструменты для продвинутых пользователей и специалистов по внедрению.
Идея запроса: выбрать сотрудников из справочника «Сотрудники» с соединением к регистру контактной информации физических лиц по виду адреса. В запросе важно указать конкретный вид контактной информации (например, «АдресПоПрописке»), иначе получите дубли строк по каждому виду адреса.
Результат запроса выводится в табличный документ стандартной кнопкой печати. Если подобные списки нужны регулярно, имеет смысл оформить запрос как внешний отчёт и подключить его через «Дополнительные отчёты и обработки» — тогда бухгалтер или кадровик сможет формировать его самостоятельно в один клик.
Сравнение способов
Подходит для ЗУП, настраивается без программирования; ограничение — состав полей зависит от релиза
Работает в ЗУП и Бухгалтерии; адрес может быть недоступен как поле в части конфигураций
Самый быстрый для небольшого штата; адреса часто приходится добавлять вручную
Максимальная гибкость и любой формат; требует навыков запросов или помощи специалиста
Настройка отборов и оформления перед печатью
Чтобы список был читаемым, заранее задайте отборы: организация (если в базе несколько юрлиц), подразделение, дата получения данных (сотрудники, работающие на конкретную дату). Без отбора по дате в список могут попасть уволенные — проверьте, есть ли в настройках флажок «Показывать уволенных» или отбор по состоянию.
Полезно добавить группировку по подразделениям: тогда каждый отдел начнётся с заголовка, и список удобнее использовать на бумаге. В настройках СКД группировка добавляется перетаскиванием поля «Подразделение» в область группировок выше детальных записей.
Перед печатью откройте предварительный просмотр и оцените ширину колонки адреса: длинные адреса переносятся на несколько строк, поэтому имеет смысл включить альбомную ориентацию или уменьшить масштаб. В параметрах страницы табличного документа можно задать повторение шапки на каждом листе — это удобно при большом списке.
Как проверить результат
Адреса заполнены у всех или почти всех сотрудников и соответствуют нужному виду (прописка/фактический)
Массовые пустые ячейки или смешение разных видов адресов
Только действующие сотрудники нужной организации и подразделений
Присутствуют уволенные или сотрудники чужой организации
Шапка повторяется на каждом листе, текст не обрезается
Колонка адреса уходит за край страницы, строки разрываются посередине
Частые ошибки и ограничения
Самая распространённая проблема — пустая колонка адреса при заполненных карточках. Причина почти всегда в том, что в отчёт добавлен другой вид адреса: в карточке введён «Адрес фактический», а в настройках выбран «Адрес по прописке». Проверьте соответствие видов и при необходимости добавьте обе колонки.
Вторая типичная ошибка — дубли строк: один сотрудник появляется в списке несколько раз. Это происходит, если в запросе или настройках не зафиксирован вид контактной информации либо выбраны несколько её видов одновременно. Уберите лишние поля или добавьте отбор по конкретному виду адреса.
Учтите и права доступа: если у пользователя нет прав на чтение контактной информации физических лиц, колонка адреса будет пустой без каких-либо сообщений об ошибке. В этом случае обратитесь к администратору 1С для настройки роли или профиля группы доступа.
Что делать, если ни один способ не сработал
Если конфигурация сильно доработана или сильно устарела, типовые пути могут отличаться. В этом случае сначала проверьте, есть ли в меню «Кадры» или «Отчёты» похожие по названию отчёты — часто нужный инструмент уже добавлен внедренцами под другим именем.
Как временная мера подойдёт комбинированный вариант: выгрузите список сотрудников в Excel через «Вывести список», а адреса получите отдельной выгрузкой контактной информации физлиц (если она доступна в вашей конфигурации) и объедините по ФИО или табельному номеру. Это трудоёмко, но не требует доработок программы.
Для регулярной потребности правильнее заказать у специалиста по 1С простой внешний отчёт: он подключается без изменения конфигурации, не нарушает поддержку и обновления и выдаёт готовую печатную форму по кнопке.
Что важно запомнить
Адрес сотрудника хранится в контактной информации физического лица, поэтому его нужно добавлять в отчёт отдельным полем. Оптимальный путь — отчёт «Списки сотрудников» или «Универсальный отчёт» с настройкой полей, отбором по организации и проверкой вида адреса. Перед печатью сверьте данные с карточками и помните о конфиденциальности персональных данных.
Частые вопросы
Почему в отчёте пустая колонка адреса, хотя в карточке сотрудника адрес есть?
Чаще всего выбран не тот вид адреса: в карточке заполнен, например, «Адрес места проживания», а в отчёт добавлен «Адрес по прописке». Откройте настройки отчёта и добавьте второй вид адреса либо замените поле. Также проверьте, что адрес введён у физического лица, а не только в примечании к сотруднику.
Можно ли распечатать список только работающих сотрудников?
Да. В настройках отчёта задайте отбор по состоянию или дате: укажите, что нужны сотрудники, работающие на текущую дату, либо снимите флажок показа уволенных. В универсальном отчёте добавьте условие по полю «В архиве» или аналогичному признаку.
Как сохранить настроенный отчёт, чтобы не настраивать его заново?
После настройки полей и отборов нажмите «Ещё → Сохранить вариант отчёта» (или кнопку сохранения варианта в окне настроек). Задайте понятное имя, например «Сотрудники с адресами». Вариант появится в списке отчётов раздела и будет доступен вам или всем пользователям — в зависимости от выбранной видимости.
Можно ли выгрузить список с адресами в Excel вместо печати?
Да. Сформированный табличный документ сохраняется через «Файл → Сохранить как» в форматах xlsx, mxl, pdf и других. Также можно вывести список справочника командой «Вывести список» и сразу сохранить результат в Excel для дальнейшей обработки.
Нужны ли специальные права для вывода адресов сотрудников?
Да, чтение контактной информации физических лиц регулируется правами доступа. Если у пользователя нет соответствующей роли, колонка адреса будет пустой без сообщений об ошибке. Доступ настраивает администратор через профили групп доступа.
Что делать, если в базе несколько организаций, а список нужен по одной?
Добавьте в настройках отчёта отбор по полю «Организация» и выберите нужное юрлицо. Без этого отбора в список попадут сотрудники всех организаций базы, и распечатка будет избыточной. Отбор по подразделению дополнительно сузит выборку до конкретного отдела.