Как в 1С распечатать расчет больничного листа

Расчет больничного в 1С распечатывается непосредственно из документа «Больничный лист» — отдельный отчет создавать не нужно. Программа автоматически формирует печатную форму с расчетом среднего заработка, стажа, процента оплаты и итоговой суммы пособия. Достаточно открыть проведенный документ и выбрать нужную форму в меню «Печать».

Точный набор печатных форм зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) доступны «Расчет среднего заработка» и «Расчет пособия», а в 1С:Бухгалтерии предприятия — упрощенная форма расчета. Ниже разобраны оба варианта, а также способы вывести расчет для проверки перед выплатой и типичные ошибки, из-за которых суммы на печати не совпадают с ожиданиями.

Где находится печатная форма расчета больничного

В типовых конфигурациях 1С печать расчета привязана к самому документу. Путь к документу немного различается: в ЗУП это раздел «Зарплата» → «Больничные листы» (или «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников»), в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Все начисления» или «Больничные листы». Откройте нужный документ двойным щелчком.

Кнопка «Печать» находится в командной панели документа — обычно вверху, рядом с кнопками «Провести» и «Записать». При нажатии раскрывается список доступных форм. Если документ не проведен, часть форм будет недоступна или расчет в них окажется пустым, поэтому сначала проведите документ кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть».

Если в списке печати нет нужной формы, проверьте права пользователя и версию конфигурации. В старых релизах часть форм добавлялась позже, а в измененных конфигурациях состав печатных форм мог быть перенастроен администратором.

1. 1
   Откройте журнал «Больничные листы» и найдите нужный документ по сотруднику и периоду
2. 2
   Проведите документ, если он еще не проведен
3. 3
   Нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа
4. 4
   Выберите форму «Расчет среднего заработка» и/или «Расчет пособия»
5. 5
   В окне предварительного просмотра проверьте данные и нажмите «Печать» или сохраните в PDF

Печать расчета в 1С:Зарплата и управление персоналом

В ЗУП из документа «Больничный лист» доступны две основные формы. «Расчет среднего заработка» показывает, какие начисления и за какие месяцы вошли в базу, какие периоды исключены и как получен среднедневной заработок. «Расчет пособия» раскрывает итог: процент оплаты по стажу, ограничения по минимальному и максимальному размеру, разбивку суммы за счет работодателя и за счет ФСС (СФР).

Дополнительно доступна печать самого больничного листа и, при необходимости, реестра сведений для фонда. Для печати обеих форм расчета выбирайте их по очереди — каждая открывается в отдельном окне предварительного просмотра, откуда документ можно отправить на принтер или сохранить в файл.

Как распечатать расчет за конкретный период по нескольким сотрудникам

Если нужно проверить расчеты сразу по нескольким больничным, удобнее не открывать каждый документ, а воспользоваться отчетами. В ЗУП есть отчеты по начислениям и пособиям (раздел «Отчеты, справки»), где можно отобрать данные по виду расчета «Оплата больничного листа» за нужный месяц. Такой отчет не заменяет печатную форму расчета среднего заработка, но позволяет быстро сверить итоговые суммы по списку сотрудников.

Печать расчета в 1С:Бухгалтерии предприятия

В 1С:Бухгалтерии 8 документ «Больничный лист» создается в разделе «Зарплата и кадры». После проведения по кнопке «Печать» доступна форма «Расчет среднего заработка» с детализацией базы и среднедневного заработка. Состав форм здесь уже, чем в ЗУП, поэтому для полной расшифровки пособия иногда приходится смотреть вкладки самого документа: «Начислено», «Средний заработок».

Если учет ведется в бухгалтерской конфигурации, а требуется развернутый расчет для предъявления в фонд или сотруднику, откройте документ и используйте данные вкладки «Начислено» — там видны суммы за счет работодателя и фонда, НДФЛ и итог к выплате. Эти сведения можно вывести на печать через стандартную форму или скопировать в собственную справку.

Где печатать расчет

1С:ЗУП

Полный набор форм: расчет среднего заработка, расчет пособия, печать больничного. Подходит для расчетчиков зарплаты.

1С:Бухгалтерия

Ограниченный набор форм, достаточный для базовой проверки. Детализацию пособия смотрят на вкладках документа.

Что проверить в расчете перед печатью

Печатная форма лишь выводит то, что рассчитала программа. Если исходные данные неверны, на бумаге будет красиво оформленная ошибка. Перед печатью откройте документ и сверьте ключевые параметры: период нетрудоспособности, процент оплаты, расчетные годы и наличие справок о заработке от предыдущих работодателей.

Обратите внимание на страховой стаж — от него зависит процент оплаты (60, 80 или 100%). Стаж подтягивается из карточки сотрудника; если он не заполнен, программа применит минимальный процент. Также проверьте, нет ли у сотрудника районного коэффициента или ограничений по МРОТ — при расчете из МРОТ средний заработок на печати будет выглядеть необычно низким или высоким.

Контрольные точки

Как проверить расчет перед печатью

Среднедневной заработок

Норма

Совпадает с суммой на вкладке расчета среднего заработка, база включает два предшествующих года

Тревожный признак

Заработок нулевой или явно занижен — не введены справки о доходах или неверные расчетные годы

Процент оплаты

Норма

Соответствует страховому стажу сотрудника

Тревожный признак

Применен минимальный процент при длительном стаже — стаж не заполнен в карточке

Итоговая сумма пособия

Норма

Разбита на части за счет работодателя и фонда, дни совпадают с больничным

Тревожный признак

Количество дней не совпадает с листком нетрудоспособности — проверьте даты в документе

Как сохранить расчет в PDF или Excel вместо печати

В окне предварительного просмотра печатной формы есть кнопка сохранения (значок дискеты) или пункт «Файл» → «Сохранить». Табличный документ сохраняется в форматах MXL, PDF, Excel и других. PDF удобен для отправки сотруднику или в фонд, Excel — если нужно скопировать цифры в собственную справку.

Учтите, что сохраненный файл содержит персональные данные сотрудника: ФИО, заработок, диагноз не указывается, но период болезни и суммы — да. Передавайте такие файлы только по защищенным каналам и только тем, кому они нужны по работе.

Почему расчет не печатается или выводится с ошибками

Чаще всего проблема в том, что документ не проведен или расчет в нем не выполнен. Второй типичный случай — у пользователя нет прав на печать или на сам документ: тогда кнопка «Печать» неактивна либо список форм пуст. Третья причина — устаревший релиз конфигурации, в котором форма расчета еще не добавлена или работает некорректно.

Если форма открывается, но суммы нулевые, проверьте заполнение документа: не указан период больничного, не рассчитан средний заработок (нет данных за расчетные годы), либо документ создан как «исправление» и ссылается на другой документ. Расчет среднего заработка можно перезаполнить кнопкой обновления на соответствующей вкладке документа.

Нужно ли прикладывать расчет к больничному в архив

При электронном взаимодействии с фондом (проактивные выплаты, ЭЛН) бумажный расчет обычно не требуется — данные передаются в электронном виде. Однако многие организации продолжают распечатывать расчет для внутреннего архива, проверок и ответов на запросы сотрудников. Это разумная практика: печатная форма фиксирует, как именно была получена сумма на момент расчета.

Если сотрудник просит разъяснить сумму пособия, распечатка «Расчет среднего заработка» — самый наглядный документ: в нем видно, какие доходы учтены, какие периоды исключены и почему среднедневной заработок именно такой.

Частые вопросы

Можно ли распечатать расчет больничного без проведения документа?

Технически форма может открыться, но суммы в ней будут отсутствовать или неактуальны, так как расчет выполняется при проведении. Сначала проведите документ, затем печатайте.

Сотрудник принес справку о заработке после расчета больничного. Что делать?

Введите справку в программу (документ «Справка о заработке» или ввод данных в карточку расчета среднего), затем выполните перерасчет больничного документом-исправлением и распечатайте новый расчет из него.

Как распечатать расчет по электронному больничному (ЭЛН)?

Точно так же: программа загружает данные ЭЛН из фонда и создает документ «Больничный лист». Печатная форма расчета доступна из этого документа независимо от того, бумажный был листок или электронный.

Почему в печатной форме средний заработок равен расчету из МРОТ?

Это происходит, если у сотрудника нет данных о заработке за расчетные годы, заработок ниже минимального или стаж менее полугода. Проверьте наличие справок о доходах и правильность расчетных лет в документе.

Можно ли изменить печатную форму расчета под нужды организации?

Да, но для этого требуется доработка конфигурации или подключение внешней печатной формы. Такую работу выполняет специалист по 1С; самостоятельно менять типовые макеты не рекомендуется — при обновлении изменения могут быть потеряны.