Документы и Печать · 12 мин
Как в 1С распечатать несколько документов сразу
Как распечатать несколько документов в 1С одновременно: печать из списка, групповая обработка, пакетная печать без открытия форм. Подробная инструкция с советами и FAQ.
Печать документов по одному — типичная рутинная операция, которая отнимает заметную часть рабочего дня бухгалтера или менеджера. Когда накладных, счетов или актов десятки, открывать каждый документ, нажимать «Печать» и ждать формирования формы нерационально. В 1С предусмотрено несколько способов вывести на принтер сразу пакет документов: из списка журнала, через групповую обработку и специальные сервисы печати.
Конкретный набор инструментов зависит от конфигурации и её версии. В типовых решениях на управляемых формах («Управление торговлей 11», «Бухгалтерия предприятия 3.0», «ERP») групповая печать встроена в списки документов. В старых конфигурациях на обычных формах механика другая, но принцип тот же: сначала выделяются нужные объекты, затем запускается команда печати для всей выборки.
Ниже разобраны основные сценарии пакетной печати, настройка параметров, типичные ошибки и способы проверить, что все документы вышли на печать корректно и в нужном количестве.
Какие способы групповой печати есть в 1С
Условно все методы делятся на три группы. Первая — печать напрямую из журнала документов: пользователь выделяет строки и вызывает команду печати. Это самый быстрый способ, он доступен почти в любой типовой конфигурации без доработок. Вторая группа — специализированные обработки и сервисы, например «Групповая печать документов» или «Пакетная печать», которые позволяют гибко отбирать документы по периоду, контрагенту, организации и другим условиям.
Третья группа — программная печать через внешние обработки или встроенный язык. Этот вариант нужен, когда штатных средств не хватает: например, требуется печатать разные формы для разных типов документов одним пакетом или автоматически раскладывать результат по файлам PDF. Программный способ требует навыков работы в конфигураторе или помощи специалиста.
Выбор зависит от объёма и регулярности задачи. Для разовой печати пяти-десяти накладных достаточно выделения в списке. Для ежедневной печати десятков документов стоит освоить групповую обработку или настроить отборы в журнале, чтобы не выделять строки вручную.
Сравнение вариантов пакетной печати
Подходит для небольших пакетов до нескольких десятков документов. Не требует настройки, но строки приходится выделять вручную.
Удобен для регулярной печати по отборам: период, контрагент, склад. Позволяет сохранять настройки, но доступен не во всех конфигурациях.
Решает нестандартные задачи: разные формы в одном пакете, выгрузка в PDF. Требует участия программиста и тестирования.
Печать нескольких документов из списка журнала
Самый распространённый сценарий выглядит так. Откройте журнал нужного вида документов, например «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» в «1С:Бухгалтерии» или «Реализации товаров и услуг» в «Управлении торговлей». При необходимости установите отбор по периоду или контрагенту, чтобы в списке остались только нужные строки.
Выделите документы: щелчок мышью с зажатой клавишей Ctrl выделяет отдельные строки, с клавишей Shift — диапазон от первой до последней выбранной. Если нужны все документы списка, нажмите Ctrl+A. Затем нажмите кнопку «Печать» на панели инструментов журнала и выберите нужную печатную форму — например, «ТОРГ-12» или «Счет на оплату». Программа последовательно сформирует табличные документы для каждой выделенной строки.
В зависимости от конфигурации результат появится либо в виде одного общего табличного документа, где формы идут друг за другом, либо в виде набора отдельных листов. Дальше остаётся нажать Ctrl+P или кнопку печати табличного документа и отправить всё на принтер одним заданием.
- 1Откройте журнал нужного вида документов и при необходимости установите отбор по периоду или контрагенту
- 2Выделите строки: Ctrl — отдельные документы, Shift — диапазон, Ctrl+A — весь список
- 3Нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную печатную форму из списка
- 4Дождитесь формирования табличного документа и проверьте, что в нём присутствуют все выбранные документы
- 5Отправьте результат на принтер через Ctrl+P, указав принтер и число копий
Настройки печати и предварительный просмотр
Перед отправкой большого пакета на принтер обязательно откройте предварительный просмотр. В нём видно, сколько страниц займёт печать, не «разваливается» ли форма, корректно ли переносятся табличные части. Если документов много, пролистайте хотя бы первые и последние страницы — это займёт минуту, но убережёт от перепечатывания всей пачки.
Обратите внимание на параметры страницы: ориентацию, поля, масштаб. Если печатная форма не помещается по ширине, включите автомасштабирование или измените ориентацию на альбомную в настройках печати табличного документа. В некоторых конфигурациях параметры страницы заданы в макете печатной формы и меняются только через конфигуратор — тогда подобрать можно лишь масштаб при печати.
Полезная возможность — печать без предварительного просмотра. Если форма отлажена и проверена, в настройках команды печати (кнопка с шестерёнкой рядом с «Печать» в ряде конфигураций) можно включить режим «Печатать сразу без предварительного просмотра». Тогда пакет уйдёт на принтер сразу после выбора формы, что заметно ускоряет работу с большими объёмами.
Групповая обработка и сервисы пакетной печати
В ряде конфигураций есть отдельные инструменты для массовой печати. Например, в «1С:Управление торговлей» и «ERP» доступны обработки группового изменения и печати, а в «Бухгалтерии» пакетная печать реализована через выделение в списке и команду «Ещё» → «Печать». В отраслевых решениях встречаются сервисы вроде «Печать комплекта документов», где по одной реализации формируются сразу накладная, счёт-фактура и счёт на оплату.
Типовой сценарий работы с групповой обработкой: открыть обработку, задать отбор (период, организация, контрагент, склад), нажать «Заполнить» — список документов сформируется автоматически. Затем выбрать печатную форму и нажать «Печать». Преимущество подхода в том, что отборы можно сохранять и переиспользовать, а риск пропустить документ или выделить лишний минимален.
Если в вашей конфигурации такого сервиса нет, проверьте раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Во многие типовые решения можно подключить внешнюю обработку групповой печати, найденную на официальных ресурсах или разработанную под ваши задачи.
Печать из старых конфигураций на обычных формах
В конфигурациях на обычных формах (например, «Управление торговлей 10.3», «Бухгалтерия 2.0») механика немного отличается. Выделение строк в журнале работает так же — через Ctrl и Shift, но команда печати может находиться в меню «Действия» или вызываться правой кнопкой мыши по выделенным строкам. В контекстном меню обычно есть пункт «Печать» со списком доступных форм.
Особенность старых конфигураций — не все печатные формы поддерживают групповой режим. Если после выбора формы печатается только один документ, значит, процедура печати этой формы рассчитана на единственный объект. В таком случае поможет либо универсальная обработка групповой печати (их много в открытом доступе под конкретные конфигурации), либо доработка макета программистом.
Ещё один рабочий приём для обычных форм — сформировать табличный документ по каждому объекту и сохранить их в один файл, а затем распечатать файл целиком. Это медленнее, но надёжно, когда штатная групповая печать недоступна.
Если пакетная печать нужна ежедневно, договоритесь с программистом о добавлении кнопки «Печать комплекта» прямо в журнал документов. Обычно это несложная доработка, которая окупается за считаные дни экономии времени.
Как проверить результат и не напечатать лишнего
Главный риск пакетной печати — расхождение между тем, что выделено, и тем, что ушло на принтер. Перед отправкой задания сверьте количество сформированных документов с количеством выделенных строк. В большинстве конфигураций при групповой печати формы разделяются разрывами страниц, и по числу страниц в предпросмотре можно прикинуть полноту пакета.
После печати проверьте очередь принтера: если задание «зависло» на середине, не отправляйте его повторно сразу — сначала очистите очередь, иначе получите дубли. Дублирование документов на бумаге не страшно само по себе, но при выдаче накладных контрагентам лишние экземпляры создают путаницу.
Если часть документов не сформировалась, проверьте, проведены ли они. Непроведённые документы многие конфигурации печатать отказываются либо выводят с пометкой о непроведённости. Также убедитесь, что у пользователя есть права на печать всех выбранных видов документов — при ограниченных правах часть пакета может молча пропускаться.
Как проверить результат печати
Совпадает с числом выделенных документов
Форм меньше — часть документов пропущена, проверьте проведение и права
Одно задание, страницы печатаются последовательно
Несколько одинаковых заданий — будут дубли, очистите очередь
Каждая форма начинается с новой страницы, данные читаемы
Формы «наползают» друг на друга или обрезаны — проверьте параметры страницы
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — выделение не тех строк из-за отсутствия отбора. Пользователь жмёт Ctrl+A в журнале за весь период и получает на печати сотни лишних документов. Всегда сначала сужайте список отбором по дате, контрагенту или организации, а потом выделяйте.
Вторая типичная проблема — попытка напечатать одной командой документы разных видов. Кнопка «Печать» в журнале работает с формами конкретного вида документа; если в выделении смешаны, например, реализации и счета-фактуры, часть объектов будет проигнорирована или печать завершится ошибкой. Печатайте каждый вид отдельным пакетом.
Третья группа ошибок связана с производительностью. При печати очень больших пакетов (сотни документов) формирование табличного документа может занять минуты и потребовать много оперативной памяти. В таких случаях разбивайте пакет на части по 50–100 документов или используйте выгрузку в PDF с последующей печатью из просмотрщика.
FAQ: частые вопросы о печати нескольких документов
Почему кнопка «Печать» неактивна при выделении нескольких строк?
Чаще всего причина в отсутствии прав на печать у текущего пользователя или в том, что среди выделенных строк есть объекты, для которых печатные формы не предусмотрены. Снимите выделение с подозрительных строк и проверьте снова. Также убедитесь, что в настройках не отключены дополнительные печатные формы.
Можно ли распечатать документы сразу в PDF, а не на принтер?
Да. После формирования табличного документа используйте «Файл» → «Сохранить» и выберите формат PDF, либо печатайте на виртуальный PDF-принтер, установленный в системе. Это удобно для отправки пакета документов контрагенту по электронной почте.
Как напечатать документы только за конкретный период?
Установите в журнале отбор по дате: кнопка «Ещё» → «Настроить список» или стандартная панель периода над списком. После применения отбора выделите все строки через Ctrl+A и выполните печать — в пакет попадут только документы за выбранный период.
Печатается только первый документ из выделенных. Что делать?
Это признак того, что выбранная печатная форма не поддерживает групповой режим (характерно для старых конфигураций). Попробуйте другую форму из списка, штатную обработку групповой печати или обратитесь к программисту для доработки процедуры печати.
Как напечатать комплект: накладную, счёт-фактуру и счёт одним действием?
В ряде типовых конфигураций есть команда «Печать комплекта» в карточке документа или в списке. Если её нет, сформируйте каждую форму по очереди в один табличный документ или подключите внешнюю обработку комплектной печати через «Дополнительные отчёты и обработки».
Принтер печатает пакет очень медленно. Это нормально?
Большие задания с табличными документами обрабатываются дольше, особенно если формы содержат логотипы и штрихкоды. Ускорить помогает печать черновым качеством для внутренних копий, разбиение пакета на части и предварительная выгрузка в PDF.
Что важно запомнить
Групповая печать в 1С выполняется выделением документов в журнале и выбором печатной формы. Перед печатью сужайте список отбором, проверяйте результат в предпросмотре и не смешивайте разные виды документов в одном пакете. Для регулярной работы с большими объёмами используйте групповые обработки или настройте комплектную печать.