Как в 1С сформировать акт выполненных работ

Акт выполненных работ — первичный документ, подтверждающий факт оказания услуг заказчику. В типовых конфигурациях 1С он формируется автоматически на основании документа реализации: достаточно правильно заполнить шапку и табличную часть, а программа сама подставит суммы, нумерацию и реквизиты сторон в печатную форму.

Порядок действий зависит от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии 8» акт создаётся документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». В «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексной автоматизации» используется документ «Реализация товаров и услуг». Логика везде одинаковая: документ учёта → печатная форма акта → подписание и выгрузка.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до проверки готового акта, а также типичные ошибки, из-за которых документ приходится переделывать.

Что подготовить перед формированием акта

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. Печатная форма акта собирается из карточек организации, контрагента и договора, и любая неточность в них попадёт в готовый документ.

Проверьте карточку собственной организации: юридический адрес, ИНН, КПП, банковские реквизиты и данные подписанта (руководителя). В разделе «Главное — Реквизиты организации» в «1С:Бухгалтерии» или «НСИ и администрирование — Организации» в УТ убедитесь, что указан действующий руководитель — его ФИО выводится в строке подписи акта.

Затем откройте карточку контрагента и договор с ним. В договоре должен быть указан номер, дата и вид «С покупателем». Если договора нет, акт сформируется, но в печатной форме основание будет пустым или некорректным, что вызовет вопросы у бухгалтерии заказчика.

Наконец, проверьте номенклатуру услуг: тип номенклатуры должен быть «Услуга», заполнена единица измерения и ставка НДС. Если ставка НДС не задана в карточке, её придётся указывать вручную в каждом документе.

Как создать документ реализации услуг в 1С:Бухгалтерии 8

Откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «Реализация» и в выпадающем списке выберите вид операции «Услуги (акт)». Программа создаст новый документ с автоматическим номером и текущей датой.

В шапке документа заполните поля: «Контрагент» — заказчик услуг, «Договор» — выберите из списка договоров этого контрагента, «Организация» — если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам. Поле «Расчёты» обычно заполняется автоматически счетами по умолчанию; если используются нестандартные счета, проверьте их по ссылке «Правила расчётов».

В табличной части нажмите «Добавить» и выберите номенклатуру услуги. Укажите количество, цену и ставку НДС. Колонка «Сумма» пересчитается автоматически. Если услуг несколько, добавьте строки для каждой — все они попадут в один акт. В поле «Содержание» или в наименовании номенклатуры сформулируйте описание работ так, как оно должно выглядеть в акте: например, «Услуги по технической поддержке за март».

Нажмите «Провести». Программа сформирует проводки по дебету 62 и кредиту 90.01, а также начислит НДС, если он предусмотрен. Если проведение завершилось ошибкой, чаще всего причина в незаполненном счёте доходов в карточке номенклатуры или в закрытом периоде.

1. 1
   Раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → кнопка «Реализация» → «Услуги (акт)»
2. 2
   Заполните контрагента, договор и организацию в шапке документа
3. 3
   Добавьте строки с услугами: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
4. 4
   Проверьте итоговую сумму и содержание услуг
5. 5
   Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
6. 6
   Кнопка «Печать» → «Акт об оказании услуг»

Как сформировать акт в 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации

В УТ 11 и КА 2 используется документ «Реализация товаров и услуг» из раздела «Продажи». Создайте новый документ, выберите клиента и соглашение (или договор). В табличной части «Товары» добавьте позиции с типом «Услуга» — программа сама определит, что для документа требуется печать акта, а не накладной.

Обратите внимание на вид операции и порядок расчётов: если ведётся учёт по заказам клиентов, реализацию удобнее создавать на основании заказа — тогда все позиции и цены подтянутся автоматически, а риск расхождения с согласованными условиями исчезает.

После заполнения установите статус «Реализовано» (если используются статусы) и проведите документ. Печатная форма доступна по кнопке «Печать» в командной панели документа: выберите «Акт выполненных работ» или «Акт об оказании услуг» — состав форм зависит от настроек печати конфигурации.

Печать и настройка печатной формы акта

Кнопка «Печать» находится в командной панели документа. В «1С:Бухгалтерии» доступны формы «Акт об оказании услуг», «Акт (руб.)» и, при необходимости, УПД. В УТ и КА список форм шире, включая акты с расшифровкой по заказам. Выберите нужную — откроется предварительный просмотр табличного документа.

В предпросмотре проверьте ключевые поля: номер и дату акта, наименования сторон, основание (договор), перечень услуг с количеством, ценой и суммой, итоговую сумму прописью, ставку и сумму НДС, строки подписей. Если какое-то поле пустое или неверное, закройте предпросмотр и исправьте источник данных — карточку организации, договор или сам документ, а не текст в форме.

Печатную форму можно сохранить в PDF или отправить контрагенту напрямую из программы, если настроена учётная запись электронной почты. Также акт можно вывести в составе комплекта: акт + счёт-фактура (или УПД) печатаются одним действием, что ускоряет подготовку закрывающих документов.

Как подписать и отправить акт контрагенту

Бумажный акт распечатывается в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами. В строке подписи программа подставляет руководителя организации; если акт подписывает доверенное лицо, реквизиты доверенности указываются в карточке организации или в параметрах печати — иначе в форме останется неверный подписант.

Если с контрагентом настроен электронный документооборот (ЭДО), акт отправляется прямо из документа кнопкой «ЭДО» → «Отправить». Программа сформирует электронный документ, подпишет его сертификатом и передаст оператору. Статус доставки и подписания отображается в карточке документа, что избавляет от контроля почты и курьеров.

При отправке PDF по электронной почте помните: скан подписанного акта имеет юридическую силу только если это предусмотрено договором. Для большинства контрагентов потребуется оригинал на бумаге или документ через ЭДО.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — пустое или неверное основание в акте. Причина всегда одна: в документе не выбран договор или в договоре не заполнены номер и дата. Откройте договор, заполните реквизиты, перепроведите реализацию и напечатайте акт заново.

Вторая распространённая ошибка — неверная сумма НДС или её отсутствие в печатной форме. Проверьте ставку НДС в строках документа и настройку налогообложения организации: если организация на УСН, а в строках стоит ставка 20%, акт уйдёт заказчику с лишним налогом, и счёт-фактуру придётся исправлять.

Третья группа проблем — расхождение акта со счётом на оплату. Такое происходит, когда счёт выставляли вручную, а реализацию создали отдельно с другими ценами или составом услуг. Правильная последовательность: счёт на оплату → создание реализации на основании счёта. Тогда суммы совпадут автоматически.

Проверка результата и закрытие периода

После формирования акта сверьте документ с первичными данными: сумма по акту должна совпадать с суммой договора, счёта или заказа. Откройте проводки документа кнопкой «Дт/Кт» и убедитесь, что выручка отражена на правильном счёте и НДС начислен корректно.

Если акты формируются регулярно, например ежемесячно по абонентскому договору, используйте механизм регулярных операций: в «1С:Бухгалтерии» реализацию можно копировать из прошлого периода, а в некоторых конфигурациях доступно автоматическое создание актов по расписанию. Это снижает риск пропустить закрывающий документ.

Перед закрытием месяца проверьте, что все оказанные услуги отражены актами: отчёт «Анализ субконто» по контрагентам или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62» покажет задолженность, по которой ещё не сформированы документы.

Контрольные точки

Как проверить готовый акт

Номер, дата и основание

Норма

Номер присвоен автоматически, указан договор с номером и датой

Тревожный признак

Пустое основание или дублирующийся номер

Суммы и НДС

Норма

Итог совпадает со счётом, НДС соответствует режиму налогообложения

Тревожный признак

Расхождение с счётом, НДС при УСН или нулевая ставка у плательщика НДС

Подписанты

Норма

В акте действующий руководитель или лицо по доверенности

Тревожный признак

Устаревшая ФИО или пустая строка подписи

Проводки

Норма

Дт 62 — Кт 90.01, НДС отражён отдельной проводкой

Тревожный признак

Ошибка при проведении или неверные счета учёта

Частые вопросы

Можно ли сформировать акт за прошлый период?

Да, документ создаётся любой датой, если период не закрыт для редактирования. Установите нужную дату в шапке документа, но учтите: проводки попадут в тот период, и если отчётность уже сдана, потребуется уточнение. При закрытой дате запрета редактирования сначала согласуйте изменение с главным бухгалтером.

Как изменить формулировку услуги только в одном акте?

Отредактируйте текст в колонке «Содержание» строки документа — в «1С:Бухгалтерии» она видна в табличной части при соответствующей настройке формы. Менять наименование в карточке номенклатуры не нужно: это повлияет на все документы.

Чем акт отличается от УПД, что лучше отправить?

УПД объединяет акт и счёт-фактуру в одном документе и подходит плательщикам НДС. Если организация работает без НДС или контрагент просит классический комплект, отправляйте акт и счёт-фактуру отдельно. В 1С обе формы формируются из одного документа реализации.

Почему в акте не выводится сумма прописью?

Обычно причина в том, что итоговая сумма документа равна нулю или не проведён документ. Проверьте заполнение цен в табличной части и проведите документ повторно. Также убедитесь, что используется штатная печатная форма, а не внешняя с ошибками.

Можно ли сформировать один акт по нескольким реализациям?

Штатно акт формируется по одному документу реализации. Если нужен сводный акт за период, создайте одну реализацию с несколькими строками услуг или используйте внешнюю печатную форму, собирающую данные из нескольких документов, — такие решения подключаются через «Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки».

Что делать, если контрагент вернул акт с ошибкой?

Если акт ещё не отражён в учёте у обеих сторон, исправьте документ и распечатайте заново с тем же номером и датой. Если акт уже подписан или отправлен по ЭДО, создайте корректировку реализации — программа сформирует исправительный документ и корректирующий счёт-фактуру.