Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С распечатать карточку и справку по сотруднику
Пошаговая инструкция: как в 1С ЗУП и 1С Бухгалтерии найти сотрудника, сформировать личную карточку и справку с места работы, настроить и распечатать документ.
Карточка сотрудника и справка с места работы — два самых запрашиваемых кадровых документа в 1С. Карточка нужна кадровику и руководителю для внутреннего учёта: в ней собраны личные данные, приём на работу, переводы, отпуска, образование и состав семьи. Справка выдаётся работнику для банка, визового центра, соцзащиты или нового работодателя и подтверждает факт трудоустройства и доход.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровые печатные формы наиболее полные, в 1С:Бухгалтерии набор ограничен, но базовые справки и карточку распечатать можно. Ниже разобраны оба варианта, а также способ сформировать произвольную справку, если типовой формы не хватает.
Что именно нужно распечатать: определяемся с документом
Прежде чем искать кнопку печати, уточните, какой документ требуется. Личная карточка Т-2 — внутренняя форма учёта, её заполняет кадровая служба при приёме сотрудника и ведёт всё время работы. Справка с места работы — выдаётся работнику на руки и содержит минимум: наименование организации, ФИО, должность, дату приёма, иногда оклад или средний заработок.
Отдельная ситуация — справка о доходах. Для банков и посольств чаще нужна справка о сумме заработной платы за конкретный период, а не просто подтверждение работы. В 1С:ЗУП такая справка формируется отдельной печатной формой с выбором периода. Справка 2-НДФЛ — это уже налоговый документ, он формируется в разделе отчётности по НДФЛ, а не в кадровом разделе.
Как выбрать действие
Печать личной карточки сотрудника в 1С:ЗУП
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом откройте раздел «Кадры» и перейдите в справочник «Сотрудники». Найдите нужного человека через поиск по фамилии и откройте его карточку двойным щелчком. В командной панели формы нажмите кнопку «Печать» — откроется список доступных печатных форм.
В списке выберите «Личная карточка (Т-2)» или «Карточка сотрудника». Форма Т-2 заполняется автоматически из данных справочника: личные сведения, паспорт, образование, стаж, приём и переводы, отпуска. Перед печатью откроется предварительный просмотр — пролистайте его и убедитесь, что все разделы заполнены. Пустые разделы означают, что данные не внесены в карточку сотрудника, а не ошибку печати.
Для вывода на бумагу нажмите кнопку с изображением принтера в окне предварительного просмотра. Если документ нужен в электронном виде — используйте «Сохранить» и выберите формат PDF или Excel. Файл удобно отправить руководителю на согласование, не распечатывая.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
- 2Найдите и откройте карточку нужного сотрудника
- 3Нажмите «Печать» и выберите «Личная карточка (Т-2)»
- 4Проверьте заполнение разделов в предварительном просмотре
- 5Нажмите кнопку печати или сохраните документ в PDF
Печать справки с места работы в 1С:ЗУП
Справка сотруднику создаётся как отдельный документ. Перейдите в раздел «Кадры», откройте «Все кадровые документы» и нажмите «Создать». В списке типов документов найдите «Справка сотруднику» (в некоторых релизах — «Справка с места работы»). Укажите сотрудника, организацию и дату формирования.
В документе выберите вид справки: подтверждение работы, справка о заработной плате за произвольный период, справка для посольства. Программа подставит данные автоматически — должность, дату приёма, размер оклада или средний заработок за выбранные месяцы. Текст справки можно отредактировать вручную, если требуется нестандартная формулировка, например указать цель предоставления «по месту требования».
После заполнения нажмите «Провести», затем «Печать». Справка выводится на фирменном бланке с реквизитами организации, если они заполнены в карточке организации. Подписывает справку руководитель или уполномоченное лицо — подпись и печать проставляются уже на бумажном документе.
Как распечатать карточку и справку в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии кадровый функционал проще, но основные задачи решаются. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» (в старых интерфейсах — «Кадры»). Откройте карточку сотрудника и нажмите «Печать»: доступны «Личная карточка (Т-2)» и ряд кадровых приказов. Заполнение формы зависит от того, ведёте ли вы в программе приёмы на работу документами «Приём на работу» и «Кадровый перевод».
Отдельного документа «Справка сотруднику» в типовой Бухгалтерии может не быть. Практичный выход — сформировать справку через произвольный печатный документ: создайте текст справки в редакторе Word по шаблону организации, а данные (дату приёма, должность, оклад) возьмите из карточки сотрудника и расчётных листков. Либо используйте отчёт «Расчётный листок» как приложение, подтверждающее доход.
Если справки требуются регулярно, рассмотрите переход кадрового учёта в 1С:ЗУП — там формирование справок занимает меньше минуты и не требует ручной сборки текста.
Сравнение вариантов
Полный набор: Т-2, справки с места работы, справки о заработке за период. Подходит при регулярной выдаче справок.
Печатает личную карточку Т-2 и приказы; справку с места работы придётся собирать вручную по шаблону.
Подключаемый шаблон справки для Бухгалтерии. Требует установки файла и прав администратора.
Проверка данных перед печатью
Главная причина «кривых» справок — незаполненные или устаревшие данные в базе. Перед печатью откройте карточку сотрудника и сверьте: актуальную фамилию (была ли смена), должность и подразделение по последнему кадровому переводу, дату приёма. Если сотрудник недавно переведён, а в справке старая должность — значит, кадровый перевод не проведён или проведён более поздней датой.
Для справки о заработке проверьте, что расчёт зарплаты за нужные месяцы выполнен и документы «Начисление зарплаты» проведены. Непроведённые начисления в справку не попадут, и сумма окажется заниженной. Также убедитесь, что в карточке организации актуальны наименование, ИНН, адрес и ФИО руководителя.
Как проверить результат
Совпадают с последним кадровым приказом
Указана должность на момент приёма — не проведён перевод
Совпадает с расчётными листками за те же месяцы
Сумма меньше — есть непроведённые начисления
Актуальные наименование, ИНН и руководитель
Старый адрес или прежний директор
Совпадает с действующим паспортом
Девичья фамилия — не оформлена смена ФИО в базе
Типичные ошибки и ограничения
Частая проблема — кнопка «Печать» неактивна или нужной формы нет в списке. Обычно это вопрос прав: у пользователя нет роли кадровика или расчётчика. Проверьте права в разделе «Администрирование» → «Пользователи и права» или попросите администратора добавить нужный профиль доступа. Вторая причина — сотрудник ещё не принят на работу документом: карточка в справочнике есть, а кадровых данных нет, поэтому формы пустые.
Ещё одна ошибка — печать справки «задним числом» без учёта состояния базы на ту дату. Программа подставляет данные по состоянию на дату документа справки; если нужна информация на прошлую дату, корректно укажите её в поле даты справки, а не меняйте текущую дату компьютера.
Если справки выдаются часто, сохраните согласованный шаблон текста (назначение, формулировки, подписант) и зафиксируйте его во внутреннем регламенте. Это избавит от ситуации, когда каждый кадровик оформляет справку по-своему, а банк отклоняет документ из-за нестандартной формулировки.
Частые вопросы
Можно ли распечатать карточку сотрудника по всем работникам сразу?
Да, в списке справочника «Сотрудники» выделите несколько строк (с Ctrl или Shift) и нажмите «Печать» — программа сформирует карточки по каждому выделенному сотруднику в одном пакете. В 1С:ЗУП также есть отчёты по кадровым данным, если нужна сводная таблица, а не индивидуальные карточки.
Почему в личной карточке Т-2 пустые разделы об отпусках и переводах?
Потому что форма заполняется только из проведённых кадровых документов. Если отпуска оформлялись в другой программе или приказами на бумаге, а в 1С документы «Отпуск» не создавались, разделы останутся пустыми. Внесите документы за нужные периоды и перепечатайте карточку.
Как сформировать справку, если сотрудник уже уволен?
Так же, как для действующего: откройте карточку уволенного сотрудника (в списке включите отображение уволенных) и создайте справку. В тексте укажите период работы с даты приёма по дату увольнения — программа подставит эти данные из кадровых документов.
Можно ли изменить шаблон справки под требования конкретного банка?
Да. В документе «Справка сотруднику» текст редактируется вручную перед печатью. Для постоянного использования нестандартного шаблона потребуется подключение внешней печатной формы — это делает администратор или программист 1С через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки».
Чем справка о доходах отличается от справки о заработной плате в 1С?
Справка о заработной плате — произвольная кадровая форма с суммами за выбранные месяцы, оформляется в свободном виде. Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) — официальная налоговая форма, формируется в разделе «Отчётность, справки» → «Справка о доходах для сотрудника» и содержит данные о налоге. Банки и госорганы могут требовать именно налоговую форму — уточняйте требование заранее.
Что важно запомнить
Карточка Т-2 печатается из карточки сотрудника через кнопку «Печать», справка с места работы — документом «Справка сотруднику» в разделе кадровых документов 1С:ЗУП. Качество печатных форм полностью зависит от полноты кадровых данных в базе: перед выдачей справки сверьте должность, периоды начислений и реквизиты организации.