Документы и Печать · 9 мин
Как в 1С распечатать документы
Как распечатать документы в 1С: одиночная и массовая печать, выбор макета, печать без подписей, настройка принтера, исправление ошибок и ответы на частые вопросы.
Печать документов — одна из самых частых операций в 1С: счета, накладные, акты, приказы и отчёты нужно выводить на бумагу или сохранять в PDF. Механизм печати в типовых конфигурациях устроен одинаково: у документа есть печатные формы (макеты), пользователь выбирает нужную форму, просматривает её и отправляет на принтер или в файл.
Проблемы возникают обычно не с самой кнопкой «Печать», а с деталями: не та форма, не выводится подпись, таблица не помещается на лист, массовая печать формирует сотни страниц вместо нужных десяти. Ниже разобраны основные сценарии — от одиночной печати до пакетной обработки и сохранения в PDF.
Где находится команда печати и какие формы доступны
В управляемых формах (1С 8.3, интерфейс «Такси») кнопка «Печать» расположена в командной панели формы документа — сверху, рядом с кнопками «Провести» и «Записать». Иногда она свёрнута в меню «Ещё», если форма нестандартная или окно сужено. Нажатие открывает список доступных печатных форм: например, у реализации товаров это ТОРГ-12, счёт-фактура, акт, накладная и другие варианты в зависимости от конфигурации.
Набор форм зависит от вида документа и настроек конфигурации. Кроме встроенных макетов к документу могут быть подключены внешние печатные формы — они появляются в том же списке, если администратор зарегистрировал их в справочнике «Дополнительные отчеты и обработки». Если нужной формы нет в списке, это первый признак того, что она не подключена или отключена.
Как распечатать один документ пошагово
Базовый сценарий одинаков почти для всех документов. Откройте нужный документ из журнала, убедитесь, что он проведён (некоторые формы для непроведённых документов формируются с пометкой или не формируются вовсе), и нажмите «Печать». Выберите форму — откроется окно предварительного просмотра с готовым табличным документом.
В окне предпросмотра проверьте содержимое: реквизиты сторон, суммы, количество страниц. Затем нажмите кнопку с изображением принтера или сочетание Ctrl+P. В диалоге печати выберите принтер, укажите количество копий и диапазон страниц, подтвердите печать. Если на бумаге нужно несколько экземпляров сразу, проще задать число копий здесь, чем печатать форму повторно.
- 1Откройте документ и убедитесь, что он проведён
- 2Нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы
- 3Выберите нужную печатную форму из списка
- 4Проверьте данные в окне предварительного просмотра
- 5Нажмите Ctrl+P, выберите принтер и число копий
- 6Убедитесь, что на бумаге всё выведено без обрезки
Массовая печать нескольких документов
Когда нужно распечатать пачку документов — например, все накладные за день, — открывать каждый не обязательно. В журнале документов выделите нужные строки: с зажатой Ctrl — отдельные документы, с Shift — диапазон. Затем откройте меню «Ещё» в командной панели списка и найдите команду «Печать» — система предложит выбрать форму и сформирует её сразу для всех выделенных документов.
Сформированные документы обычно объединяются в один общий табличный документ, где каждая форма начинается с новой страницы. Перед отправкой на принтер пролистайте предпросмотр: в длинной пачке легко пропустить документ с ошибкой, и перепечатывать придётся весь пакет. При больших объёмах (сотни документов) формирование может занять заметное время — это нормально, не прерывайте процесс повторными нажатиями.
Как сохранить документ в PDF вместо печати
Если документ нужно отправить контрагенту или сохранить в архив, бумага не требуется: сформированную печатную форму можно выгрузить в файл. В окне предпросмотра откройте меню «Файл» (или кнопку сохранения на панели) и выберите «Сохранить» либо «Сохранить как». Укажите формат PDF, имя файла и папку — табличный документ сохранится с сохранением вёрстки.
Альтернативный способ — виртуальный PDF-принтер операционной системы: в диалоге печати вместо физического принтера выберите, например, «Microsoft Print to PDF». Результат аналогичен, но встроенное сохранение обычно удобнее, так как не требует проходить через диалог печати. Во многих конфигурациях также есть кнопка «Отправить» — она формирует файл и сразу прикрепляет его к письму.
Сравнение вариантов
Подходит для подписания и передачи бумажного оригинала. Требует настроенного принтера и проверки масштаба.
Подходит для отправки по почте и электронного архива. Не заменяет подписанный оригинал там, где требуется бумага.
Удобно при настроенной учётной записи почты в программе. Без настройки почты кнопка не сработает.
Настройки печати: масштаб, поля, ориентация
Частая жалоба — таблица не помещается на лист по ширине или обрезается справа. Причина почти всегда в параметрах страницы. В окне предпросмотра откройте «Файл → Параметры страницы» (или «Параметры печати» в зависимости от версии платформы) и проверьте ориентацию (альбомная для широких таблиц), поля и масштаб. Включённый режим «Автомасштаб» или «По ширине страницы» подгоняет таблицу под лист.
Отдельный нюанс — принтер по умолчанию. 1С берёт параметры страницы с учётом драйвера выбранного принтера, поэтому одна и та же форма может выглядеть по-разному на разных рабочих местах. Если вёрстка «поехала» только у одного пользователя, сравните его принтер по умолчанию и настройки масштабирования в диалоге печати — в Windows там встречается режим «По размеру страницы», искажающий макет.
Почему не печатается: типичные проблемы и решения
Если кнопка «Печать» есть, но список форм пуст или нужной формы нет, проверьте права пользователя и подключение внешних печатных форм. В типовых конфигурациях внешние формы регистрируются в разделе «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки». Также убедитесь, что документ проведён: часть макетов требует проведённого документа.
Если форма открывается, но принтер молчит, проблема обычно вне 1С: проверьте очередь печати Windows, доступность принтера по сети и наличие бумаги. Полезный тест — напечатать пробную страницу из любого другого приложения. Если из других программ печать идёт, а из 1С нет, проверьте, не выбран ли в диалоге печати отключённый сетевой принтер: 1С запоминает последний использованный.
Как проверить результат
Все колонки видны, данные совпадают с документом
Таблица обрезана, пустые поля, старые данные после изменения документа
Задание появляется и уходит на печать
Задание висит в статусе «Ошибка» или «Приостановлено»
Файл открывается, вёрстка совпадает с предпросмотром
Пустой файл, битые шрифты, неверная кодировка
Когда нужна доработка, а не настройка
Стандартными средствами решаются задачи выбора формы, массовой печати, сохранения в файл и настройки страницы. Но если требуется изменить сам макет — добавить логотип, вывести дополнительные реквизиты, поменять состав строк — понадобится внешняя печатная форма или доработка конфигурации. Это работа для специалиста по 1С: правка встроенных макетов в типовой конфигурации усложнит обновления.
Перед обращением к разработчику сформулируйте требования конкретно: какой документ, какая форма, что именно должно выводиться иначе. Часто выясняется, что нужное уже есть в другой типовой форме того же документа — например, накладная с ценами и без, акт с расшифровкой и без.
Что важно запомнить
Печать в 1С строится по одной схеме: открыть документ → «Печать» → выбрать форму → предпросмотр → принтер или PDF. Массовая печать делается выделением документов в списке. Большинство проблем решается проверкой масштаба, параметров страницы и очереди принтера; изменение макета — задача для разработчика.
Частые вопросы
Можно ли распечатать документ, не открывая его?
Да. Выделите документ в журнале и вызовите команду печати из меню «Ещё» — форма сформируется без открытия карточки документа. Так же работает выделение нескольких строк для пакетной печати.
Почему на печатной форме нет подписей и печати?
В типовых формах подписи выводятся текстом (ФИО ответственных лиц из данных организации), а изображения подписи и печати подставляются только если они загружены в карточку организации и макет это поддерживает. Проверьте реквизиты организации и наличие в списке формы с пометкой «с подписями».
Как напечатать только часть страниц длинного документа?
В диалоге печати (Ctrl+P) укажите диапазон страниц — например, с 2 по 3. Номера страниц видны в предпросмотре при пролистывании, поэтому сначала найдите нужный фрагмент, потом запускайте печать.
Форма выводится с пометкой «Черновик» или не выводится вовсе — что делать?
Чаще всего документ не проведён. Проведите его и сформируйте печатную форму заново. Если документ проведён, а пометка осталась, проверьте, не используется ли внешняя печатная форма с собственной логикой.
Можно ли настроить свою печатную форму без программиста?
Частично: в ряде конфигураций есть редактор макетов или настройки вывода реквизитов (логотип, подписи, состав колонок) в карточке организации и параметрах формы. Полноценное изменение структуры макета требует создания внешней печатной формы, а это работа с кодом.
Почему один и тот же документ печатается по-разному на разных компьютерах?
Параметры страницы зависят от драйвера принтера по умолчанию и настроек масштабирования на конкретном рабочем месте. Сравните принтеры по умолчанию, поля и масштаб в «Параметрах страницы» у обоих пользователей и приведите их к одинаковым значениям.