Как в 1С проверить непроведенные документы

Непроведенные документы — одна из самых частых причин расхождений в учете: товар списан на складе физически, а в программе реализация не проведена, и остатки «не сходятся». Документ может остаться непроведенным из-за ошибки при записи, нехватки остатков, блокировки другим пользователем или просто потому, что оператор сохранил его кнопкой «Записать» вместо «Провести».

Отличить такой документ легко: в списках он отображается серым значком без зеленой «галочки», а его движения по регистрам отсутствуют. Проблема в том, что в большой базе таких документов могут быть сотни, и искать их вручную по журналам — долго. Ниже разобраны рабочие способы быстро найти все непроведенные документы в типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP, ЗУП) и решить, что с ними делать.

Что считается непроведенным документом и почему это важно

В 1С у документа есть три состояния: проведен, не проведен (записан) и помечен на удаление. Проведенный документ формирует движения по регистрам — именно на их основе строятся отчеты, остатки и проводки. Записанный, но не проведенный документ хранится в базе, но на учет не влияет: он как будто «черновик».

Опасность таких «черновиков» в том, что пользователи часто уверены — документ введен и учтен. На деле суммы по нему не попадают ни в оборотно-сальдовую ведомость, ни в складские отчеты. Перед закрытием месяца, инвентаризацией или сдачей отчетности непроведенные документы нужно найти и обработать: провести, перезаполнить или удалить.

Поиск через журнал документов с отбором

Самый доступный способ — отбор прямо в списке документов, он не требует прав администратора и работает в любой типовой конфигурации. Откройте нужный журнал (например, «Покупки» → «Поступления (акты, накладные)» или «Все функции» → нужный вид документов).

Далее настройте отбор: нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список» (в некоторых интерфейсах — «Отбор и сортировка»). Добавьте условие «Проведен» = «Нет» (или «Ложь»). Список покажет только записанные, но не проведенные документы. Если в журнале нет поля «Проведен», ориентируйтесь по пиктограмме: непроведенный документ показан серым значком, помеченный на удаление — значком с красным крестом.

1. 1
   Откройте журнал нужного вида документов
2. 2
   Нажмите «Ещё» → «Настроить список»
3. 3
   Добавьте условие: Проведен равно Нет
4. 4
   При необходимости добавьте отбор по периоду и организации
5. 5
   Сохраните настройку отбора как вариант, чтобы не настраивать повторно

Ограничение способа очевидно: отбор настраивается в каждом журнале отдельно. Если нужно проверить все виды документов сразу — реализации, поступления, кассовые, складские — перебирать десятки журналов неудобно. Для этого есть специализированные инструменты.

Обработка «Проведение документов»

В типовых конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3 есть штатная обработка «Проведение документов». Найти ее можно через меню «Все функции» → «Обработки» → «Проведение документов» либо через раздел «Операции» (в Бухгалтерии 3.0 — «Операции» → «Проведение документов»). Если пункт «Все функции» не отображается, включите его: кнопка с треугольником в левом верхнем углу → «Сервис» → «Параметры» → флажок «Отображать команду Все функции».

В обработке укажите период и при необходимости организацию. Программа покажет список документов, которые не проведены, и позволит провести их пакетно — все сразу или выборочно. Это удобно перед закрытием периода: одна операция вместо ручного открытия каждого документа.

Обратите внимание: обработка проводит документы в хронологической последовательности, но не исправляет их содержимое. Если документ не проводится из-за отрицательных остатков, он так и останется непроведенным — сначала нужно устранить причину.

Отчеты и стандартные механизмы контроля

В ряде конфигураций есть встроенные средства контроля. В 1С:Бухгалтерии при закрытии месяца и в экспресс-проверке ведения учета («Отчеты» → «Экспресс-проверка») программа выявляет типовые проблемы, включая документы без движений. В Управлении торговлей и ERP аналогичные проверки выполняет механизм закрытия месяца и отчеты по остаткам.

Универсальный прием — сверка через отчеты. Если вы знаете, что документ должен был сформировать движения (например, реализация должна уменьшить складские остатки), сформируйте отчет «Остатки товаров на складах» или оборотно-сальдовую ведомость с детализацией до документа. Документ, которого нет в расшифровке, хотя он введен за этот период, — почти наверняка не проведен.

Поиск через запрос: вариант для администраторов

Когда нужно получить полную картину по всем видам документов сразу — например, перед сверткой базы или миграцией — удобнее консоль запросов. Запрос с условием по реквизиту «Проведен» вернет все непроведенные документы выбранного типа за любой период.

ВЫБРАТЬ
	РеализацияТоваровУслуг.Ссылка КАК Документ,
	РеализацияТоваровУслуг.Дата КАК Дата,
	РеализацияТоваровУслуг.Номер КАК Номер
ИЗ
	Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК РеализацияТоваровУслуг
ГДЕ
	РеализацияТоваровУслуг.Проведен = ЛОЖЬ
	И НЕ РеализацияТоваровУслуг.ПометкаУдаления
	И РеализацияТоваровУслуг.Дата МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
	Дата

Для перебора всех видов документов в конфигурации используется цикл по метаданным: для каждого объекта из коллекции «Документы» формируется запрос аналогичного вида. Такой вариант требует прав на внешние обработки и базовых навыков работы с консолью запросов, поэтому обычно его выполняет администратор или программист 1С.

Что делать с найденными документами

Найти непроведенные документы — половина задачи. Дальше по каждому нужно принять решение, и оно зависит от причины, по которой документ остался непроведенным.

После обработки повторите отбор по статусу «не проведен» — список должен опустеть либо остаться только с осознанно оставленными черновиками. Затем сверьте ключевые отчеты (ОСВ, остатки склада, взаиморасчеты) до и после операции, чтобы убедиться, что изменения соответствуют ожиданиям.

Частые ошибки при поиске и обработке

Отдельно стоит упомянуть дату запрета редактирования. Если в базе установлена дата запрета (в типовых — «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Даты запрета изменения данных»), провести документ раньше этой даты не получится даже администратору без снятия ограничения. Это защитный механизм, и обходить его нужно только по согласованию с ответственным за учет.

FAQ