Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С поменять накладную на акт
Как в 1С заменить накладную на акт: ввод на основании, изменение вида документа, печатные формы. Проверка проводок, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Контрагент отказывается подписывать накладную и требует акт, отгрузка по договору оказалась услугой, а не поставкой товара, или бухгалтерия закрывает месяц единым комплектом документов — в 1С это решается двумя путями. Первый вариант: тот же документ реализации печатается по другой форме (акту вместо ТОРГ-12), второй — на основании накладной создаётся документ другого вида, например «Реализация (акты, накладные, УПД)» с типом «Услуги». Что из этого нужно, определяет проверка: достаточно ли сменить печатную форму через кнопку «Печать» или в учёте должен появиться отдельный акт с собственными проводками.
Важно понимать разницу: товарная накладная (ТОРГ-12) и акт — это зачастую две печатные формы одного документа «Реализация (акты, накладные)» в 1С:Бухгалтерии 8.3. В этом случае ничего «менять» не нужно — достаточно выбрать другую форму при печати. Если же требуется заменить сам документ (например, «Реализацию товаров» на «Реализацию услуг» в старых конфигурациях или в «Управлении торговлей»), придётся создавать новый документ и корректно закрывать старый.
Ниже разобраны оба сценария: быстрая смена печатной формы и полноценная замена документа с контролем проводок, НДС и взаиморасчётов. Инструкции ориентированы на типовые конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:Управление торговлей 11.
Определите, что именно нужно поменять
Перед любыми действиями уточните требование контрагента или бухгалтерии. Чаще всего под «поменять накладную на акт» понимают одно из трёх: напечатать акт вместо ТОРГ-12, перевыпустить документ другим видом или исправить уже отправленный документ, по которому прошли взаиморасчёты.
Если речь о печатной форме — задача решается за минуту без изменения учётных данных. Если нужен другой вид документа — потребуется новый документ, а исходный придётся корректно отменить, чтобы не задвоить выручку, НДС и задолженность покупателя.
Как выбрать действие
Как напечатать акт вместо накладной в 1С:Бухгалтерии 8.3
В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 документ «Реализация (акты, накладные)» универсален. В шапке документа есть поле вида операции или состава: «Товары», «Услуги», «Товары, услуги, комиссия». От выбранного состава зависит, какие печатные формы доступны.
Откройте нужный документ из раздела «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)». Нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа. В выпадающем списке выберите «Акт об оказании услуг» или «Акт на передачу прав», если нужен акт, либо «Товарная накладная (ТОРГ-12)», если нужна накладная.
Если в списке печати нет акта, проверьте состав документа: акт формируется, когда в табличной части есть услуги или выбран вид операции с услугами. Для документа только с товарами типовая форма акта может быть недоступна — это ограничение конфигурации, а не ошибка.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и найдите документ по номеру или контрагенту
- 2Откройте документ и проверьте вид операции и состав табличной части
- 3Нажмите «Печать» и выберите «Акт об оказании услуг» вместо ТОРГ-12
- 4Проверьте предварительный просмотр: номер, дату, суммы, подписантов
- 5Сохраните форму в PDF или отправьте на печать
Замена вида документа через ввод на основании
Когда нужен именно другой документ — например, «Реализация услуг» вместо «Реализации товаров» в конфигурациях, где эти виды разделены, — используйте механизм «Ввод на основании». Он переносит контрагента, договор, суммы и табличную часть, что исключает ручной перенос данных и ошибки в цифрах.
Откройте исходный документ, нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите нужный вид документа из списка. Программа создаст новый документ с заполненными реквизитами. Проверьте счета учёта, номенклатуру и ставки НДС: для услуг счета учёта отличаются от товарных, и автозаполнение может потребовать корректировки.
Что сделать со старым документом
После создания нового документа исходный нельзя оставлять проведённым — иначе выручка и задолженность задвоятся. Откройте старый документ, отмените проведение и пометьте его на удаление либо оставьте непроведённым с комментарием о причине замены. Если документ попадает в закрытый период, по которому сдана отчётность, удалять его нельзя — оформляйте корректировку.
Замена документа в 1С:Управление торговлей 11
В «Управлении торговлей» отгрузка товаров оформляется документом «Реализация товаров и услуг», а акт по услугам может оформляться отдельным документом «Акт выполненных работ» (в зависимости от настроек и версии). Логика замены та же: новый документ создаётся на основании исходного, старый отменяется.
Откройте реализацию, нажмите «Ввод на основании» и выберите нужный документ. Если требуемого вида нет в списке, проверьте права пользователя и настройки функциональности: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи». Некоторые виды документов включаются отдельными опциями.
Учтите особенность УТ 11: документы связаны с заказами клиентов и ордерным складом. Если по накладной уже оформлен расходный ордер, перед отменой проведения потребуется отменить или переоформить и ордер, иначе складские остатки станут некорректными.
Проверка проводок, НДС и взаиморасчётов после замены
После замены документа обязательно проверьте учётные следствия. Откройте новый документ и нажмите «Показать проводки» (кнопка Дт/Кт): убедитесь, что выручка отражена один раз, себестоимость списана корректно, а НДС начислен с правильной ставкой.
Проверьте счёт-фактуру: если исходный документ удалён или отменён, связанный счёт-фактура также должен быть отменён или перевыпущен на новый документ. «Висящий» счёт-фактура на помеченный документ приведёт к ошибкам в книге продаж.
Сверьте взаиморасчёты с контрагентом через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62» (в Бухгалтерии) или «Взаиморасчёты с партнёрами» (в УТ). Задолженность покупателя должна соответствовать сумме нового документа, без дублирования.
Как проверить результат
Одна запись Дт 62 Кт 90.01 на сумму нового документа
Две записи на одинаковую сумму — старый документ не отменён
Привязан к новому проведённому документу
Ссылается на помеченный на удаление документ
Товар списан один раз, остатки неотрицательные
Двойное списание или отрицательные остатки
Акт открывается с корректными номером, датой и подписями
Форма недоступна или содержит данные старого документа
Типичные ошибки при замене накладной на акт
Самая частая ошибка — создание нового документа вручную копированием сумм без отмены старого. В результате выручка и НДС задваиваются, а расхождение обнаруживается только при сверке с контрагентом или при камеральной проверке.
Вторая распространённая проблема — попытка изменить вид документа прямо в форме. В типовых конфигурациях вид документа не меняется после создания: можно скорректировать вид операции, но превратить один документ в другой штатно нельзя. Не используйте обработки «группового изменения реквизитов» для смены типа документа — это нарушит ссылки в связанных объектах.
Если документ передан по ЭДО
Когда накладная уже подписана и отправлена контрагенту через оператора электронного документооборота, замена усложняется. Документ юридически зафиксирован, и простая смена печатной формы в 1С ничего не изменит для покупателя.
Порядок действий: согласуйте с контрагентом аннулирование документа, отправьте предложение об аннулировании через ЭДО, после подтверждения отмените проведение в 1С и сформируйте новый документ с актом. Если аннулирование невозможно, оформляйте коррективный документ по правилам вашего оператора ЭДО.
Если контрагент просит акт «для внутренней отчётности», а по смыслу отгружались товары, часто достаточно универсального передаточного документа (УПД) — он заменяет и накладную, и счёт-фактуру, и устраивает большинство покупателей. Проверьте, доступна ли форма УПД в кнопке «Печать» вашего документа.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли просто переименовать накладную в акт?
Нет. Название печатной формы — это не реквизит, а отдельный шаблон. В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт и накладная формируются из одного документа через кнопку «Печать», поэтому переименовывать ничего не нужно: выберите другую форму при выводе на печать.
Почему в кнопке «Печать» нет формы акта?
Акт доступен, если в документе присутствуют услуги или выбран соответствующий вид операции. Для документа только с товарами типовая форма акта обычно недоступна. Проверьте состав табличной части или используйте универсальный передаточный документ, если он подходит сторонам.
Что делать, если накладная попала в закрытый период?
Удалять или отменять такой документ нельзя — это исказит сданную отчётность. Оформите документ «Корректировка реализации» с видом «Корректировка по согласованию сторон» или «Исправление ошибки», а затем при необходимости введите новый документ текущей датой.
Задвоилась задолженность покупателя после замены — как исправить?
Значит, исходный документ остался проведённым. Найдите его по номеру или через отчёт по взаиморасчётам, отмените проведение и пометьте на удаление. После этого перепроверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62 — задолженность должна уменьшиться до суммы нового документа.
Нужно ли заново выставлять счёт-фактуру после замены документа?
Да. Счёт-фактура привязан к конкретному документу-основанию. После отмены старого документа создайте новый счёт-фактуру на основании нового документа, а старый отмените или пометьте на удаление, чтобы в книге продаж не было дублей.
Можно ли заменить накладную на акт без доступа администратора?
Смена печатной формы доступна любому пользователю с правами на документ. А вот создание документов других видов, отмена проведения в закрытом периоде и работа с ЭДО могут требовать расширенных прав — при отсутствии доступа обратитесь к администратору базы.
Что важно запомнить
В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт и накладная — это формы одного документа: выберите нужную через кнопку «Печать». Если требуется другой вид документа, создавайте его на основании исходного и обязательно отменяйте старый, контролируя проводки, счёт-фактуру и взаиморасчёты. Документы из закрытых периодов и переданные по ЭДО заменяйте только через корректировку или аннулирование.