Как оформить доверенность на получение в 1С

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей — документ, который организация выдаёт сотруднику, чтобы он мог получить груз у поставщика или транспортной компании. В программах 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) для этого предусмотрен отдельный документ «Доверенность», который заполняется на основании заказа или поступления и печатается по унифицированной форме М-2 (или в произвольной форме, утверждённой организацией).

Хотя обязательность унифицированных форм отменена, форма М-2 остаётся удобным стандартом: поставщики и перевозчики привыкли к ней, и риск отказа в выдаче груза минимален. В 1С она встроена как печатная форма, поэтому достаточно корректно заполнить документ — программа сама подставит реквизиты организации, контрагента и перечень получаемых ценностей.

Ниже разобран порядок оформления доверенности на примере типовых конфигураций, отличия в разных решениях 1С, типичные ошибки и способы контроля выданных доверенностей.

Где в 1С находится документ «Доверенность»

В «1С:Бухгалтерии 8» документ расположен в разделе «Покупки» → «Доверенности». Если журнал пуст, значит, доверенности раньше не выписывались — это нормально, документ доступен сразу без дополнительной настройки. Через кнопку «Создать» открывается форма новой доверенности.

В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» документ называется «Доверенность на получение товаров» (или «Выданная доверенность») и находится в разделе «Закупки» → «Документы закупки» либо в подсистеме «Склад и доставка». Быстрый способ найти его в любой конфигурации — воспользоваться поиском в меню «Все функции»: введите «доверенность», и программа покажет нужный объект.

Если документа нет в интерфейсе, проверьте функциональные опции: в некоторых конфигурациях учёт доверенностей включается в настройках («НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов»). Также у пользователя должны быть права на добавление документов этого вида — при их отсутствии кнопка «Создать» будет недоступна.

Как заполнить доверенность шаг за шагом

Порядок заполнения в типовых конфигурациях практически одинаков. Рассмотрим его на примере «1С:Бухгалтерии 8»:

1. Откройте раздел «Покупки» → «Доверенности» и нажмите «Создать».
2. Поле «Организация» заполнится по умолчанию — проверьте, что выбрана та организация, от имени которой получают груз.
3. В поле «Контрагент» укажите поставщика или перевозчика, у которого сотрудник получит ценности. Программа подставит его наименование в текст доверенности.
4. В поле «Физическое лицо» выберите сотрудника-получателя из справочника «Физические лица». Паспортные данные подтянутся из карточки сотрудника, если они там заполнены.
5. Укажите срок действия доверенности (дату «действительна до»). По общему правилу срок не ограничен законом, но на практике доверенности на получение ТМЦ выдают на короткий срок — от нескольких дней до месяца.
6. На вкладке «Товары» заполните перечень получаемых ценностей: наименование, единицу измерения и количество. Можно добавить строки вручную или подобрать из номенклатуры.
7. Проведите документ и нажмите «Печать» → «Доверенность (М-2)».

Отдельное внимание уделите паспортным данным сотрудника. Если в карточке физического лица не заполнен документ, удостоверяющий личность, печатная форма выйдет с пустыми полями «Документ: серия, номер». Заполните их в справочнике «Физические лица» на вкладке «Личные данные», затем обновите печатную форму.

1. 1
   Откройте «Покупки» → «Доверенности», нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию, контрагента-поставщика и сотрудника-получателя
3. 3
   Проверьте паспортные данные сотрудника в справочнике «Физические лица»
4. 4
   Укажите срок действия и заполните перечень получаемых ТМЦ
5. 5
   Проведите документ и распечатайте по форме М-2
6. 6
   Подпишите доверенность у руководителя и главного бухгалтера, заверьте печатью при её наличии

Создание доверенности на основании других документов

Ручное заполнение перечня товаров — самая трудоёмкая и подверженная ошибкам часть работы. Поэтому правильный приём — создавать доверенность на основании документа-основания: «Заказ поставщику», «Счёт на оплату поставщика» или «Поступление (акт, накладная)». Тогда табличная часть заполнится автоматически, а в доверенности зафиксируется ссылка на основание.

Для этого откройте документ-основание, нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Доверенность». Проверьте, что количество в строках соответствует фактически получаемому объёму: если груз забирают частями, отредактируйте количество вручную, иначе сотруднику выпишут доверенность на весь заказ.

В «1С:Управление торговлей» доверенность удобно вводить из формы заказа поставщику или накладной — связь документов сохранится в структуре подчинённости, и потом легко проверить, какая доверенность к какой поставке относится.

Печать и подписание доверенности

Печатная форма М-2 состоит из двух частей: самой доверенности, которую сотрудник отдаёт поставщику, и отрывного корешка, остающегося в бухгалтерии. При массовой выдаче вместо корешков ведут журнал учёта выданных доверенностей (форма М-2а).

Перед печатью проверьте, что в программе корректно заполнены: подпись руководителя и главного бухгалтера (справочник «Организации», раздел «Подписи» или «Ответственные лица»), наименование и реквизиты организации, должность сотрудника-получателя. Пустые подписи в печатной форме — частая причина отказа поставщика выдать груз.

После печати доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером (или уполномоченными лицами, приказ о которых хранится в бухгалтерии). Печать организации ставится, если она используется. Незаполненные поля в бумажном документе зачёркиваются — дописывать что-либо от руки после подписания нельзя, это основание признать доверенность недействительной.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты организации и контрагента

Норма

Наименования совпадают с договором и накладной поставщика

Тревожный признак

Сокращённое или устаревшее наименование, другая организация

Данные получателя

Норма

ФИО, должность, серия и номер паспорта заполнены полностью

Тревожный признак

Пустые поля документа, удостоверяющего личность

Перечень ТМЦ

Норма

Наименования и количество совпадают с документами поставщика

Тревожный признак

Общие формулировки без количества, лишние позиции

Подписи и срок

Норма

Подписи ответственных лиц проставлены, срок действия не истёк

Тревожный признак

Нет подписи руководителя или дата окончания раньше даты получения

Особенности в разных конфигурациях 1С

В «1С:Бухгалтерии» документ «Доверенность» не формирует проводок — это чисто учётно-печатный объект. Его задача — зафиксировать факт выдачи и дать печатную форму. Оприходование полученных ценностей оформляется отдельно документом «Поступление».

В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» доверенности интегрированы в процесс закупки: их статус можно отслеживать вместе с заказом, а в рабочем месте оформления накладных видно, какие доверенности выданы по конкретному распоряжению. Это удобно, когда груз получают несколько сотрудников в разные дни.

В «1С:Зарплате и управлении персоналом» отдельного документа «Доверенность» нет — это конфигурация кадрового учёта. Там доверенность либо не оформляется вовсе, либо печатается через внешние печатные формы. Если ваша компания ведёт учёт в связке ЗУП + Бухгалтерия, оформляйте доверенность на стороне бухгалтерской программы.

Сравнение вариантов

Ввод доверенности вручную

Подходит для разовой выдачи без заказа в системе. Минус — перечень ТМЦ придётся заполнять самостоятельно, выше риск расхождений с накладной.

Создание на основании заказа или поступления

Оптимально для регулярных закупок: перечень подставляется автоматически, сохраняется связь документов. Ограничение — основание должно быть корректно заполнено.

Внешняя печатная форма

Используется, если типовая М-2 не устраивает (нужна своя форма по локальному акту). Требует подключения файла формы и её сопровождения при обновлениях.

Учёт и контроль выданных доверенностей

Журнал «Доверенности» в 1С — это и есть реестр выданных документов. По нему можно проверить, кому, когда и на что выдана доверенность, и не истёк ли срок. Для анализа используйте отборы по сотруднику, контрагенту и периоду.

Контроль исполнения ведётся вне программы: корешки доверенностей (или журнал М-2а) сшиваются и хранятся, а неиспользованные доверенности с истёкшим сроком возвращаются в бухгалтерию и помечаются «не использована». В самой 1С нет автоматического механизма закрытия доверенности фактом поступления — сверку делает бухгалтер по первичным документам.

Полезная практика — нумеровать доверенности сквозной нумерацией в течение года и не удалять ошибочно созданные документы, а помечать их на удаление с комментарием. Так сохраняется непрерывность номеров, что важно при проверках.

Частые вопросы

Можно ли оформить доверенность без заказа поставщику в 1С?

Да. Создайте документ «Доверенность» напрямую из журнала и заполните перечень ТМЦ вручную или текстом в свободной форме — типовая форма М-2 это допускает. Заказ нужен только для автоматического заполнения.

Что делать, если в печатной форме нет подписи руководителя?

Откройте карточку организации и проверьте раздел ответственных лиц (подписей): укажите руководителя и главного бухгалтера с датой начала полномочий. После сохранения закройте и заново откройте печатную форму — подписи подтянутся.

На какой срок выдавать доверенность?

Закон не ограничивает срок, но практика — выдавать на срок, необходимый для получения конкретного груза: обычно от одного дня до месяца. Доверенности на длительный срок без необходимости увеличивают риск злоупотреблений и вопросов при проверках.

Нужно ли регистрировать доверенность в журнале М-2а, если учёт ведётся в 1С?

Журнал доверенностей в 1С заменяет бумажный журнал как учётный реестр, но при использовании формы М-2 с отрывным корешком корешки всё равно хранятся. Если доверенностей много, удобнее перейти на форму М-2а и вести журнал в программе с периодической распечаткой.

Как оформить доверенность, если получает груз ИП без сотрудников?

Индивидуальному предпринимателю, получающему товар лично, доверенность не нужна — он действует от своего имени. Доверенность оформляется, только если груз получает другое физическое лицо по поручению ИП.