Документы и Печать · 12 мин
Как настроить печать документа в 1С
Как настроить печать документа в 1С: выбор макета, печатные формы, параметры страницы, подписи и логотип. Практическая инструкция для типовых конфигураций.
Печать документов — одна из самых частых операций в 1С: счета, накладные, акты, доверенности и приказы уходят контрагентам и в архив ежедневно. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP) печатные формы уже встроены, но почти всегда требуют настройки: нужно подставить логотип, изменить состав полей, добавить подписи или скорректировать поля страницы под конкретный принтер.
Способ настройки зависит от задачи. Простые изменения — выбор принтера, ориентация, поля, масштаб — выполняются пользователем без прав администратора. Изменение состава данных в форме требует работы с макетом, а это уже задача для специалиста с доступом к конфигуратору или механизму дополнительных печатных форм.
Ниже разобраны оба уровня: пользовательская настройка печати и подключение собственных печатных форм без доработки конфигурации. Материал ориентирован на типовые решения на платформе 1С:Предприятие 8.3, но общая логика применима и к более ранним версиям.
Проверка стандартной печати: с чего начать
Прежде чем что-то настраивать, убедитесь, что стандартный механизм работает. Откройте любой проведённый документ, например «Реализация товаров и услуг», и нажмите кнопку «Печать» на командной панели формы. Выпадет список доступных печатных форм: для реализации это обычно ТОРГ-12, счёт-фактура, УПД, акт.
Выберите форму — 1С сформирует табличный документ и покажет его в окне предварительного просмотра. Если форма открылась и данные подставились корректно, базовый механизм исправен, и можно переходить к настройке параметров вывода. Если кнопка печати неактивна или список пуст, проверьте, проведён ли документ и есть ли у пользователя права на печать.
Обратите внимание на кнопку с изображением шестерёнки или стрелки рядом с «Печать» — в ряде конфигураций через неё открывается настройка комплекта печатных форм, где можно задать, какие документы печатаются по умолчанию и в каком количестве экземпляров.
Как проверить, что печать работает
Кнопка активна, список форм открывается
Кнопка серая или список пуст — проверьте проведение документа и права
Данные документа подставлены, нет пустых обязательных полей
Пустые поля организации или подписантов — не заполнена карточка организации
Документ печатается без обрезки
Текст обрезается или уезжает — нужно настроить поля и масштаб
Настройка параметров страницы и принтера
После формирования печатной формы откройте настройки страницы: в окне предпросмотра это меню «Файл → Параметры страницы» или соответствующая кнопка на панели. Здесь задаются ориентация (книжная или альбомная), размер бумаги, поля и масштаб. Для накладных и актов чаще используется книжная ориентация, для широких табличных форм — альбомная.
Если текст обрезается по краям, уменьшите поля или включите режим «Автомасштаб» / «Уместить на странице». Учтите, что слишком маленький масштаб делает документ нечитаемым — для документов, которые подписывает контрагент, мелкий шрифт недопустим практически.
Выбор принтера выполняется в стандартном диалоге печати («Файл → Печать»). Если в списке нет нужного устройства, проблема на уровне операционной системы, а не 1С: установите драйвер принтера и проверьте, что он печатает из других программ. В клиент-серверном варианте и при работе через веб-клиент печать может идти через сервер — в этом случае принтер должен быть доступен серверу 1С.
Заполнение данных, которые подставляются в печатную форму
Большинство «проблем с печатью» на практике — это не настройка печати, а незаполненные справочники. Печатная форма берёт данные из карточки организации: наименование, ИНН, КПП, адрес, банковские реквизиты, данные руководителя и главного бухгалтера. Если в форме пустые строки или устаревшие реквизиты, откройте раздел «Главное → Реквизиты организации» (в разных конфигурациях путь отличается) и заполните поля.
Подписи руководителя и бухгалтера подтягиваются из ответственных лиц организации. Проверьте, что в карточке организации на закладке с подписантами указаны действующие сотрудники и корректные периоды их полномочий — 1С подставляет данные на дату документа, поэтому документ прошлого периода может показать прежнего директора.
Логотип и факсимиле также добавляются в карточке организации: загрузите изображение в соответствующее поле, и оно появится в формах, где это предусмотрено макетом (например, в счетах на оплату). Используйте изображение умеренного размера — тяжёлые файлы замедляют формирование печатных форм.
Изменение макета печатной формы
Когда нужно изменить саму структуру формы — добавить колонку, переместить блок, изменить текст шаблона — работа ведётся с макетом. В типовых конфигурациях макеты печатных форм хранятся в конфигураторе: «Конфигурация → Открыть конфигурацию», далее найдите нужный документ и его макеты (обычно они называются по имени формы, например «МакетТОРГ12»).
Макет представляет собой табличный документ с областями: шапка, строка таблицы, подвал. Ячейки содержат либо фиксированный текст, либо параметры в квадратных скобках, например [НаименованиеОрганизации], которые заполняются программно. Изменяя текст и оформление ячеек, вы меняете внешний вид формы; изменяя набор параметров, вы меняете выводимые данные, что требует правки программного кода формирования.
Прямая правка типового макета — крайняя мера: при обновлении конфигурации изменения могут быть утеряны. Безопасные альтернативы — внешние печатные формы и механизм «Изменение форм» через расширение конфигурации.
Подключение внешних печатных форм без доработки конфигурации
Механизм дополнительных печатных форм позволяет добавить собственную форму, не трогая конфигурацию, что сохраняет возможность обновления. Сначала включите функцию: «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки», установите флажок «Дополнительные отчеты и обработки».
Затем откройте список дополнительных обработок и добавьте файл внешней печатной формы (файл с расширением .epf, подготовленный разработчиком или скачанный из проверенного источника). При добавлении укажите, к каким документам привязана форма, и при необходимости ограничьте доступ по пользователям.
После подключения новая форма появится в меню «Печать» документа, обычно в блоке дополнительных форм. Проверьте её работу на тестовом документе: сравните выводимые данные с исходным документом, убедитесь, что суммы, даты и реквизиты совпадают.
- 1Включите «Дополнительные отчеты и обработки» в разделе «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки»
- 2Откройте «Дополнительные отчеты и обработки» и нажмите «Добавить из файла»
- 3Выберите файл .epf и подтвердите загрузку
- 4Укажите размещение — виды документов, для которых доступна форма
- 5Откройте тестовый документ, нажмите «Печать» и проверьте новую форму
Групповая печать и комплекты документов
Когда документов много, печатать каждый по отдельности нерационально. В списках документов (например, журнал «Реализация») выделите несколько строк с помощью Ctrl или Shift и нажмите кнопку печати на панели списка — 1С сформирует формы для всех выбранных документов и отправит их на печать одним заданием.
В ряде конфигураций доступна настройка комплектов: для типа документа задаётся набор форм и количество экземпляров каждой (например, ТОРГ-12 — 2 экземпляра, счёт-фактура — 1). Комплект печатается одной командой. Настройка находится в параметрах печати конкретного вида документов или в разделе настроек печатных форм.
Для массовой печати следите за порядком страниц: если формы разных документов перемешиваются в задании, разбирать пачку придётся вручную. Практичный приём — печатать сначала один тип формы для всех документов, затем следующий.
Способы изменить печатную форму
Подходит, когда форма устраивает, но реквизиты пустые или неверные. Выполняет пользователь, конфигурация не меняется
Подходит для новой или сильно изменённой формы. Конфигурация остаётся на поддержке, обновления не ломаются. Нужен разработчик для создания файла
Подходит для правки типового макета или кода печати. Безопаснее прямой доработки, но требует навыков программирования в 1С
Только когда другие варианты невозможны. Усложняет обновления, требует снятия с полной поддержки
Печать из веб-клиента и тонкого клиента
При работе через браузер печать имеет особенности: табличный документ формируется на сервере, а печатается через механизмы браузера. В веб-клиенте используйте команду «Файл → Печать» в окне печатной формы — 1С сформирует PDF или передаст документ в диалог печати браузера.
Если в веб-клиенте печать не работает, проверьте, не блокирует ли браузер всплывающие окна для адреса сервера 1С — окно предпросмотра может просто не открываться. Также убедитесь, что установлены актуальные компоненты веб-клиента, если конфигурация их требует.
В тонком клиенте печать обычно идёт напрямую на локальный принтер и проблем не вызывает. Если принтер виден в системе, но не виден в 1С, перезапустите сеанс — список принтеров считывается при старте.
Как выбрать действие
Контроль результата перед отправкой документа контрагенту
Перед печатью всегда открывайте предпросмотр и сверяйте ключевые поля: наименование и реквизиты вашей организации, данные контрагента, дату и номер документа, итоговые суммы и подписантов. Ошибка в реквизитах на бумаге обходится дороже, чем две минуты на проверку.
Если документ отправляется в электронном виде, используйте сохранение в PDF: в окне печатной формы «Файл → Сохранить» и выберите формат PDF. Так вы зафиксируете именно ту версию, которую видит получатель, и исключите разночтения из-за настроек печати на его стороне.
Для юридически значимых форм (счета-фактуры, УПД) помните, что состав обязательных реквизитов определён нормативно. Удалять обязательные поля из макета нельзя — документ потеряет силу для налогового учёта.
Что важно запомнить
Большинство задач печати решается без программирования: заполнением карточки организации, настройкой параметров страницы и подключением внешних форм. Правку макетов доверяйте разработчику и всегда делайте резервную копию перед изменениями. Перед отправкой документа проверяйте предпросмотр.
Частые вопросы
Почему в печатной форме пустые поля организации или подписанта?
Данные подставляются из карточки организации и регистра ответственных лиц. Откройте реквизиты организации, заполните недостающие поля и проверьте, что подписант указан с корректным периодом действия — 1С берёт данные на дату документа.
Как добавить логотип в счёт на оплату?
Загрузите изображение логотипа в карточку организации — в типовых конфигурациях для этого есть отдельное поле. Если после этого логотип не появился, значит, конкретный макет его не выводит, и потребуется доработка макета разработчиком.
Можно ли изменить печатную форму без программиста?
Частично. Параметры страницы, реквизиты, логотип и выбор форм настраивает пользователь. Изменение структуры формы и состава выводимых данных требует правки макета или создания внешней печатной формы, что выполняет специалист.
Пропадут ли мои настройки печати при обновлении конфигурации?
Настройки справочников и подключённые внешние печатные формы при обновлении сохраняются. А вот макеты, изменённые напрямую в конфигурации, могут быть перезаписаны — поэтому доработки рекомендуется делать через расширения или внешние формы.
Почему документ печатается обрезанным?
Чаще всего причина в несовпадении полей макета и настроек принтера. Откройте параметры страницы в предпросмотре, уменьшите поля или включите автомасштаб. Также проверьте, что в драйвере принтера выбран тот же размер бумаги, что и в 1С.
Как распечатать сразу много документов?
Выделите нужные строки в журнале документов с помощью Ctrl или Shift и нажмите кнопку печати на панели списка. Для регулярной печати одних и тех же наборов форм настройте комплект печатных форм в параметрах вида документа.