Как в 1С напечатать документ: полная инструкция

Печать документов — одна из самых частых операций в 1С: счета, накладные, акты, кассовые ордера и отчёты ежедневно уходят контрагентам и в архив. Во всех типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ЗУП и других) механизм печати устроен одинаково: у документа есть кнопка «Печать», за которой скрывается список печатных форм.

Проблемы обычно возникают не с самой печатью, а с сопутствующими вопросами: где взять нужную форму, почему кнопка неактивна, как напечатать сразу несколько документов или сохранить файл в PDF вместо бумаги. Ниже разобраны все основные сценарии — от одиночной печати до пакетной выдачи и настройки принтера.

Где находится кнопка печати в 1С

В управляемых формах (интерфейс «Такси», который используется в актуальных версиях платформы 8.3) кнопка печати расположена на командной панели формы документа. Обычно она подписана «Печать» и имеет выпадающий список: нажатие на основную часть кнопки печатает форму по умолчанию, а стрелка рядом открывает перечень всех доступных форм.

В некоторых конфигурациях кнопка может быть спрятана в меню «Ещё» — это происходит, когда командная панель переполнена. Откройте «Ещё» и найдите пункт «Печать» или «Печатные формы». Если документ ещё не записан, платформа предложит сначала его провести или записать — без этого печатная форма может быть недоступна, так как данные ещё не зафиксированы в базе.

Также печать доступна из списка документов: выделите строку и нажмите кнопку «Печать» на панели списка. Это удобно, когда не нужно открывать сам документ.

Как напечатать один документ: пошагово

1. 1
   Откройте нужный документ и убедитесь, что он записан или проведён
2. 2
   Нажмите кнопку «Печать» на командной панели формы
3. 3
   Выберите из списка нужную печатную форму (например, «Счёт на оплату» или «ТОРГ-12»)
4. 4
   В окне предварительного просмотра проверьте содержимое: реквизиты, суммы, подписи
5. 5
   Нажмите кнопку с изображением принтера или Ctrl+P, выберите принтер и подтвердите печать

После выбора формы 1С формирует табличный документ и показывает его в окне предварительного просмотра. Не пропускайте этот этап: именно здесь видно, как документ ляжет на бумагу — не обрезаны ли колонки, корректно ли перенесены длинные наименования, на месте ли печать и подписи.

Из окна просмотра доступны дополнительные действия: изменение масштаба, настройка параметров страницы (поля, ориентация, колонтитулы) через меню «Файл — Параметры страницы», а также сохранение в файл. Если макет разъезжается, сначала попробуйте уменьшить масштаб или переключить ориентацию на альбомную — часто этого достаточно.

Выбор печатной формы: типовые, внешние и дополнительные

За кнопкой «Печать» скрывается не одна форма, а целый набор. Например, у реализации товаров обычно доступны товарная накладная, ТОРГ-12, счёт-фактура, УПД, акт — состав зависит от конфигурации и настроек. Форма, отмеченная как используемая по умолчанию, печатается при простом нажатии на кнопку без раскрытия списка.

Если нужной формы нет в списке, возможны три причины: она отключена в настройках печатных форм объекта, она реализована как внешняя печатная форма и не подключена, либо её просто не предусмотрено для данного вида документов. Внешние формы подключаются через раздел «Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки — Дополнительные отчёты и обработки», если в конфигурации включён соответствующий механизм.

Пакетная печать нескольких документов

Когда нужно распечатать, например, все накладные за день, открывать каждый документ не обязательно. В списке документов выделите нужные строки (с Ctrl — произвольные, с Shift — диапазон), нажмите «Печать» на панели списка и выберите форму. 1С сформирует единый табличный документ, где каждая печатная форма начинается с новой страницы.

В ряде конфигураций есть специализированные обработки для массовой печати — например, «Печать счетов» или групповая печать по отбору за период. Ищите их в разделах «Продажи», «Покупки» или в сервисных обработках соответствующего журнала документов.

При пакетной печати большого объёма сначала отправьте результат в PDF и пролистайте его: так проще поймать документ с ошибкой, чем после вывода сотни страниц на бумагу.

Печать в PDF и отправка по электронной почте

Бумага не всегда нужна: из окна предварительного просмотра документ можно сохранить через «Файл — Сохранить» или «Сохранить копию», выбрав формат PDF. Это стандартный способ подготовить счёт или акт для отправки контрагенту. Также доступны форматы Excel, HTML и другие — удобно, когда получателю нужен редактируемый файл.

Во многих конфигурациях есть встроенная отправка по электронной почте: кнопка с конвертом на панели формы или пункт в меню «Ещё». Документ автоматически прикладывается к письму в виде PDF. Для работы функции в программе должна быть настроена учётная запись почты — это делается в разделе администрирования, и обычно настройку выполняет администратор.

Настройка принтера и типичные проблемы печати

1С использует принтеры, установленные в операционной системе. Если в списке пусто, проблема не в 1С, а в Windows: проверьте, установлен ли драйвер, включён ли принтер и не стоит ли он на паузе. При работе в терминальном режиме (RDP) принтер должен быть проброшен в сессию — если локальный принтер не виден, обратитесь к системному администратору.

Другая частая ситуация — документ печатается с обрезанными полями или уезжает на вторую страницу. Причины: неверные поля в параметрах страницы, масштаб больше 100%, либо в свойствах принтера выбран не тот размер бумаги (A4 вместо Letter или наоборот). Проверьте соответствие настроек в трёх местах: параметры страницы в 1С, настройки задания печати и свойства принтера в системе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Предварительный просмотр

Норма

Все колонки и реквизиты видны целиком, документ занимает ожидаемое число страниц

Тревожный признак

Текст обрезан справа, таблица разорвана, появились пустые страницы

Пробная страница

Норма

Поля ровные, печать и подписи на своих местах

Тревожный признак

Смещение макета, нечитаемый шрифт, полоски — проверьте принтер и картридж

PDF-файл

Норма

Открывается на другом компьютере без искажений

Тревожный признак

Кракозябры вместо текста — проблема со шрифтами, переформируйте файл

Когда кнопка «Печать» неактивна или форма не формируется

Если кнопка печати серая, проверьте три вещи: записан ли документ, есть ли у вашего пользователя права на печать данного объекта и не открыт ли документ в режиме только просмотра. Ограничение прав — частая причина в базах с разграничением доступа: уточните у администратора, входит ли печать в вашу роль.

Ошибка при формировании формы («Поле объекта не обнаружено», «Ошибка компоновки») обычно означает, что макет рассчитан на данные, которых нет в документе, либо конфигурация обновилась, а внешняя печатная форма устарела. В первом случае заполните недостающие реквизиты (например, договор или ответственного), во втором — потребуется обновление внешней формы, это задача для специалиста по 1С.

FAQ

Как напечатать документ в 1С без принтера?

Используйте сохранение в PDF из окна предварительного просмотра: «Файл — Сохранить» и выбор формата PDF. Полученный файл можно отправить по почте или распечатать позже на любом другом компьютере.

Почему в списке печатных форм нет нужной?

Проверьте, не скрыта ли форма в настройках состава печатных форм объекта, и подключены ли внешние печатные формы в разделе «Администрирование — Дополнительные отчёты и обработки». Если формы нет в принципе, её нужно разработать или заказать у специалиста по 1С.

Можно ли напечатать сразу несколько разных документов?

Да, выделите несколько строк в списке документов и нажмите «Печать» — все выбранные формы попадут в один документ предпросмотра, каждая с новой страницы. Учтите, что печатная форма должна быть общей для всех выделенных документов одного вида.

Как изменить макет печатной формы: логотип, подписи, колонки?

Небольшие данные (наименование организации, подписанты) обычно подтягиваются из карточки организации и ответственных лиц — исправьте их там. Изменение структуры макета делается в конфигураторе или через внешнюю печатную форму; правка в окне предпросмотра не сохраняется.

Что делать, если 1С не видит принтер?

1С берёт список принтеров из Windows. Проверьте, что принтер установлен и печатает тестовую страницу из системы, а при удалённой работе — что локальные принтеры проброшены в терминальную сессию. Если в Windows принтер работает, а в 1С его нет, перезапустите сеанс 1С.

Как напечатать отчёт, а не документ?

Сформируйте отчёт кнопкой «Сформировать», затем используйте «Файл — Печать» или Ctrl+P — табличный документ результата печатается так же, как и печатная форма. Перед печатью широкого отчёта полезно включить альбомную ориентацию и автоподбор масштаба в параметрах страницы.