Документы и Печать · 8 мин
Как распечатать файл PDF из 1С
Как распечатать PDF-файл из 1С: печать сохранённых документов, настройка виртуального принтера, вывод на бумагу и решение типичных проблем с печатью.
Пользователи 1С сталкиваются с PDF в двух ситуациях: когда документ из программы уже сохранён в формате PDF и его нужно вывести на бумагу, и когда нужно наоборот — получить PDF вместо печати на физическом принтере. Оба сценария решаются штатными средствами 1С и Windows, без установки сторонних программ в большинстве случаев.
Ключевой момент: сама 1С не умеет напрямую открывать и печатать произвольные PDF-файлы, как это делает Acrobat Reader. Программа работает со своими табличными документами, а PDF выступает форматом обмена. Поэтому порядок действий зависит от того, где находится файл — внутри базы как присоединённый документ или в папке на диске.
Как сохранить документ 1С в PDF перед печатью
Чаще всего задача «распечатать PDF» начинается с того, что печатную форму нужно сначала в этом формате получить. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, ЗУП) откройте документ, сформируйте печатную форму кнопкой «Печать», затем в окне предпросмотра выберите «Файл → Сохранить как» и укажите тип файла «Документ PDF». Файл сохранится на диск, и его можно переслать контрагенту или распечатать позже.
Альтернативный способ — сохранение напрямую из списка документов. Во многих конфигурациях есть команда «Сохранить в PDF» в меню «Ещё» или в подменю печати: программа сформирует файл без открытия предпросмотра. Это удобно при пакетной выгрузке нескольких счетов или актов.
- 1Откройте документ и нажмите кнопку «Печать», выберите нужную форму
- 2В окне предпросмотра откройте меню «Файл → Сохранить как»
- 3Выберите тип файла «Документ PDF (*.pdf)» и укажите папку
- 4Откройте сохранённый файл и проверьте, что все страницы на месте
Печать сохранённого PDF-файла на принтере
После сохранения файл печатается средствами операционной системы. Дважды щёлкните по файлу — он откроется в программе просмотра по умолчанию (Adobe Acrobat Reader, браузер Edge или Chrome). Нажмите Ctrl+P, выберите принтер, укажите диапазон страниц и количество копий, затем подтвердите печать.
Обратите внимание на настройку масштаба в диалоге печати. Вариант «По размеру страницы» или «Уместить» подходит для большинства документов, но если печатная форма содержит мелкие графы (например, ТОРГ-12), уменьшение может сделать текст нечитаемым. В таком случае выбирайте «Фактический размер» и проверяйте, не обрезаются ли поля.
Печать PDF, присоединённого к документу в базе 1С
В конфигурациях с механизмом присоединённых файлов (например, в карточке контрагента или документа хранятся сканы договоров в PDF) файл открывается из самой 1С. Найдите прикреплённый файл на вкладке «Присоединённые файлы» или по кнопке со скрепкой, выделите его и нажмите «Открыть». Файл запустится в системном просмотрщике, откуда его можно распечатать стандартной командой.
Ограничение: если в базе используется встроенный просмотр без открытия внешней программы, команда печати может быть недоступна. В этом случае сохраните файл на диск кнопкой «Сохранить на диск» и распечатайте уже из папки.
Получение PDF через виртуальный принтер
Если штатное сохранение в PDF по какой-то причине недоступно (например, конфигурация старая или кнопка отключена настройками прав), используйте виртуальный принтер. В Windows 10 и новее он встроен и называется Microsoft Print to PDF: в диалоге печати 1С выберите его вместо физического принтера, нажмите «Печать» — система предложит указать имя и папку для готового PDF-файла.
Способ работает с любой печатной формой, которую 1С способна вывести на бумагу. Минус — файл формируется как «печатный поток», поэтому текст в нём иногда нельзя выделить и скопировать, а размер файла может быть больше, чем при штатном сохранении.
Способы получения и печати PDF из 1С
Лучшее качество и текстовый слой; доступно не во всех конфигурациях и формах
Работает всегда, где есть печать; файл может быть тяжелее, текст иногда не выделяется
Стандартный путь для уже готовых файлов; зависит от установленной программы просмотра
Пакетная печать нескольких PDF-файлов
Когда нужно распечатать сразу десятки файлов — например, комплект счетов-фактур за месяц — открывать каждый по отдельности долго. В проводнике Windows выделите нужные файлы (Ctrl+клик или Ctrl+A для всех в папке), щёлкните правой кнопкой и выберите «Печать». Система отправит документы на принтер по очереди с настройками по умолчанию.
Учтите два ограничения. Во-первых, при массовом выделении Windows может ограничивать число файлов, отправляемых за один раз. Во-вторых, все файлы печатаются с одинаковыми настройками — ориентация и масштаб индивидуально не задаются. Если часть документов альбомной ориентации, разделите их на группы и печатайте отдельно.
Типичные проблемы и их решение
Если при печати PDF страницы выходят пустыми, сначала проверьте, отображается ли содержимое в просмотрщике. Файл, открывающийся пустым, скорее всего повреждён или сохранён с ошибкой — сформируйте его заново из 1С. Если на экране всё видно, а печать пустая, обновите или переустановите драйвер принтера и попробуйте другой просмотрщик.
Ошибка «файл занят другим приложением» при сохранении PDF из 1С означает, что предыдущая версия файла открыта в просмотрщике. Закройте его и повторите сохранение, либо укажите другое имя файла.
Как проверить результат
Все страницы, печати и таблицы отображаются в просмотрщике
Пустые листы, обрезанные таблицы, отсутствующие страницы
Текст читаем, поля не обрезаны, ориентация верная
Мелкий нечитаемый шрифт, срезанные края, повёрнутые страницы
Текст выделяется и копируется
Файл — только картинка, поиск по тексту не работает
FAQ
Можно ли распечатать PDF прямо из 1С, не открывая другие программы?
Напрямую произвольный PDF-файл 1С не печатает — она работает со своими табличными документами. Присоединённый файл открывается во внешнем просмотрщике, откуда и выполняется печать. Исключение — специализированные доработки конфигурации с компонентами просмотра и печати PDF.
Почему при сохранении в PDF из 1С пропадают печати и подписи?
Если печать и подпись добавлены как картинки в макет, они сохраняются вместе с формой. Если изображения пропадают, проверьте, что картинки доступны в базе (не удалены из хранилища) и попробуйте сохранить через Microsoft Print to PDF — он выводит документ «как на экране».
Как распечатать PDF на двух сторонах листа?
Двусторонняя печать задаётся в диалоге печати просмотрщика: выберите принтер, откройте его свойства и включите режим «Печать на обеих сторонах» (duplex). Сам PDF-файл настройку не хранит — она зависит от возможностей принтера и его драйвера.
PDF из 1С весит очень много, как уменьшить?
Большой размер обычно возникает при сохранении через виртуальный принтер или при встроенных картинках высокого разрешения. Используйте штатное «Сохранить как PDF» вместо печати в файл, а при наличии сканов печатей уменьшите их разрешение перед добавлением в макет.
Как распечатать только часть страниц большого PDF?
В диалоге печати просмотрщика (Ctrl+P) укажите диапазон страниц, например «1-3, 7» — будут напечатаны страницы с первой по третью и седьмая. Предварительно сверьтесь с нумерацией в панели миниатюр, чтобы не перепутать порядок.
Что делать, если кнопка «Сохранить в PDF» неактивна в 1С?
Проверьте, что печатная форма сформирована и находится в активном окне — команда недоступна без открытого табличного документа. Если кнопка неактивна и при этом, сохраните форму в Excel или MXL, либо используйте виртуальный принтер Microsoft Print to PDF как обходной путь.
Что важно запомнить
PDF из 1С печатается через системный просмотрщик: сохраните форму штатной командой «Сохранить как PDF» или через Microsoft Print to PDF, откройте файл и отправьте на принтер. Перед печатью проверяйте масштаб, ориентацию и наличие всех страниц — большинство проблем связано именно с настройками вывода, а не с самим файлом.