Как в 1С распечатать кассовую книгу вместе с приходниками и расходниками

Кассовая книга (форма КО-4) — сводный отчёт по движению наличных денег в кассе организации. К ней положены приложения: приходные кассовые ордера (ПКО, форма КО-1) и расходные кассовые ордера (РКО, форма КО-2). Когда приходит время сдать книгу на проверку или передать её в архив, бухгалтеру нужно распечатать не только листы книги, но и все кассовые документы за тот же период — и желательно в правильной хронологической последовательности.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого есть штатные инструменты: отчёт «Кассовая книга» и журнал «Кассовые документы» с групповой печатью. В типовой конфигурации нет одной кнопки, которая выведет книгу и все ордера единым комплектом, поэтому комплект собирается в два этапа. Ниже — точный порядок действий, настройки нумерации, проверка результата и разбор типичных ошибок.

Что входит в комплект и какие формы используются

Полный комплект кассовой отчётности за день или период состоит из трёх частей. Первая — лист кассовой книги по форме КО-4: в нём отражаются сальдо на начало дня, все приходы и расходы с указанием номеров ордеров и корреспондирующих счетов, итоги за день и сальдо на конец. Вторая часть — приходные кассовые ордера (КО-1) с отрывными квитанциями. Третья — расходные кассовые ордера (КО-2).

Важно понимать логику комплекта: каждая строка кассовой книги ссылается на конкретный ордер по его номеру. Поэтому при печати критично, чтобы нумерация ПКО и РКО в программе совпадала с той, что указана в книге, и чтобы в комплект попали все документы за период — без пропусков и дублей. Если хотя бы один ордер не проведён или удалён, книга и приложения разойдутся.

Подготовка: проверка документов перед печатью

Прежде чем что-либо печатать, убедитесь, что учёт за период закрыт корректно. Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы», установите отбор по периоду и проверьте, что все нужные ПКО и РКО проведены — у проведённых документов нет пометки непроведённого (значок с крестиком или серый значок). Непроведённые документы в кассовую книгу не попадут, и комплект будет неполным.

Второй шаг подготовки — контроль нумерации. Номера ПКО и РКО должны идти подряд внутри периода без пропусков. Если документы создавались вручную и номера редактировались, возможны разрывы. Проще всего проверить это, отсортировав журнал по колонке «Номер» и просмотрев последовательность. Также убедитесь, что в карточке организации и в документах заполнены обязательные реквизиты: главный бухгалтер, кассир, руководитель — эти ФИО подставляются в печатные формы, и пустые подписи придётся дописывать от руки.

Формирование и печать кассовой книги

Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовая книга» (в некоторых релизах отчёт находится в разделе «Отчёты»). Укажите период — день, месяц или произвольный интервал — и при необходимости выберите организацию, если в базе их несколько. Нажмите «Сформировать». Программа построит листы книги: на каждый день, в котором были движения по кассе, формируется отдельный лист с сальдо, оборотами и итогами.

Обратите внимание на настройки отчёта (кнопка «Показать настройки» или аналогичная). Там можно включить вывод оборотов по валютам, если ведётся валютная касса, и задать вариант группировки. Для сдачи на проверку обычно используется стандартный вид без дополнительных группировок. После формирования нажмите кнопку печати на панели отчёта и отправьте документ на принтер или сохраните в PDF — последнее удобно, если комплект нужно передать в электронном виде.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовая книга»
2. 2
   Установите период и организацию, нажмите «Сформировать»
3. 3
   Проверьте сальдо на начало и конец — они должны сойтись с данными учёта
4. 4
   Нажмите кнопку печати и выведите листы на принтер или в PDF

Групповая печать приходных и расходных ордеров

Теперь нужно распечатать сами ордера. Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы». Установите отбор по периоду, совпадающему с периодом кассовой книги. Если приходники и расходники нужны раздельными стопками, добавьте отбор по виду документа: сначала «Приходный кассовый ордер», затем «Расходный кассовый ордер».

Выделите все документы в списке комбинацией Ctrl+A или выберите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl. Затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели журнала и выберите пункт «Приходный кассовый ордер (КО-1)» или «Расходный кассовый ордер (КО-2)» — в зависимости от того, какие документы выделены. Программа сформирует единый печатный документ, где каждый ордер начинается с новой страницы, и отправит его на принтер одним заданием.

Если в вашей конфигурации кнопка групповой печати неактивна, проверьте, не установлен ли в журнале слишком жёсткий отбор, скрывающий часть документов, и есть ли у пользователя права на печать. В редких случаях печатные формы переопределены внешними — тогда ищите нужный пункт в подменю «Ещё» → «Печать».

Сборка комплекта и проверка результата

После печати всех трёх частей соберите комплект в правильном порядке: лист кассовой книги за день, затем приходные ордера по возрастанию номеров, затем расходные ордера по возрастанию номеров. Если книга сформирована за месяц, листы идут по датам, а ордера прикладываются к соответствующим дням либо общими блоками за период — в зависимости от принятого в организации порядка ведения кассы.

Проверку комплекта выполняйте по трём контрольным точкам: количество строк в книге равно количеству приложенных ордеров, каждый номер из книги находится среди приложений, итоговое сальдо книги совпадает с фактическим остатком в кассе и с данными счёта 50 в оборотно-сальдовой ведомости. Расхождение хотя бы по одной точке означает, что документ потерян, не проведён или продублирован.

Контрольные точки

Как проверить результат

Число строк в листе книги

Норма

Равно числу приложенных ПКО и РКО

Тревожный признак

Ордеров больше или меньше, чем строк в книге

Номера ордеров

Норма

Каждый номер из книги есть среди приложений, без дублей

Тревожный признак

Есть пропуски, дубли или номера, которых нет в книге

Сальдо на конец периода

Норма

Совпадает с остатком по счёту 50 в ОСВ

Тревожный признак

Книга и оборотка показывают разные суммы

Типичные ошибки и ограничения типовой конфигурации

Самая частая проблема — в книге отсутствует документ, который бухгалтер «точно создавал». Причина почти всегда одна: ордер не проведён, проведён другой датой или относится к другой организации в базе. Вторая типичная ситуация — пустые поля подписей в печатных формах: ФИО кассира и главного бухгалтера берутся из ответственных лиц организации, и если они не заданы на дату документа, поля останутся пустыми.

Третья ошибка — печать книги до того, как напечатаны ордера, с последующим изменением документов. После любого перепроведения или исправления ПКО/РКО кассовую книгу нужно формировать заново: отчёт не обновляется автоматически в уже распечатанном виде. Также учитывайте ограничение: типовая 1С не умеет выводить книгу и ордера одним общим печатным заданием с автоматической врезкой ордеров после каждого листа — такая сортировка выполняется вручную или через доработанную внешнюю печатную форму.

Альтернативы: электронный комплект и внешние формы

Если бумажный комплект не обязателен, все три части удобно сохранить в PDF: и кассовая книга, и групповая печать ордеров поддерживают сохранение через стандартную кнопку «Сохранить» в печатной форме. Файлы можно объединить в один PDF внешними средствами и передать на проверку в электронном виде, если это допускает регламент проверяющего.

Для организаций с большим потоком кассовых документов существуют внешние обработки и доработки, которые формируют книгу вместе с ордерами единым пакетом с автоматической сортировкой. Их подключают через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Перед подключением любой внешней обработки убедитесь, что она получена из надёжного источника и протестирована на копии базы — обработки имеют доступ к данным учёта.

Сравнение вариантов

Штатная печать в два шага

Подходит всем: книга через отчёт, ордера групповой печатью из журнала. Ограничение — сортировка комплекта вручную

Сохранение в PDF

Подходит для электронной передачи и архива. Ограничение — объединение файлов выполняется внешними средствами

Внешняя обработка

Подходит при большом объёме документов: единый пакет с автосортировкой. Ограничение — требует проверки источника и тестирования на копии базы

Частые вопросы

Можно ли распечатать кассовую книгу сразу вместе с ордерами одной кнопкой?

В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 такой кнопки нет. Книга формируется отчётом, а ордера — групповой печатью из журнала «Кассовые документы». Единый пакет возможен только через внешние обработки или доработку конфигурации.

Почему в кассовую книгу не попал созданный ордер?

Чаще всего документ не проведён, проведён датой вне выбранного периода или относится к другой организации в базе. Проверьте статус проведения, дату и реквизит «Организация» в самом документе, затем пересформируйте книгу.

Как распечатать ордера только за один конкретный день?

В журнале «Кассовые документы» установите отбор по периоду с указанием одной даты, выделите все строки списка (Ctrl+A) и выполните групповую печать нужной формы — КО-1 для приходников или КО-2 для расходников.

В печатной форме ордера пустые поля подписей. Что делать?

ФИО подставляются из регистра ответственных лиц организации. Откройте карточку организации, перейдите к ответственным лицам и задайте главного бухгалтера и кассира на нужную дату, после чего пересформируйте печатную форму.

Исправили ордер после печати книги. Нужно ли перепечатывать?

Да. Кассовая книга — это отчёт, который строится по текущим данным. После любого изменения или перепроведения кассовых документов сформируйте книгу заново и замените лист в комплекте, иначе книга и приложения разойдутся.

Нумерация ордеров сбилась, есть пропуски. Как исправить?

Отсортируйте журнал по номерам и найдите разрывы. Номера можно исправить вручную в документах с соблюдением хронологии, после чего заново сформировать книгу. На будущее не редактируйте номера вручную — программа ведёт сквозную нумерацию автоматически.