Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С 8 распечатать акт сверки взаиморасчетов
Пошаговая инструкция: как сформировать и распечатать акт сверки взаиморасчетов в 1С 8.3, настроить период, проверить данные и исправить типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчетов — один из самых востребованных документов при работе с контрагентами: он нужен при закрытии периода, перед подписанием договора, при инвентаризации расчетов и в спорных ситуациях. В 1С 8 документ формируется автоматически на основании данных учета, поэтому задача пользователя — правильно указать параметры и проверить результат перед печатью.
Инструкция подходит для типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3: «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», ERP. Названия пунктов меню в разных конфигурациях немного отличаются, но общая логика одинакова: создается документ «Акт сверки взаиморасчетов», заполняются реквизиты, табличная часть заполняется автоматически, затем документ выводится на печать.
Перед формированием акта убедитесь, что в базу внесены все первичные документы по контрагенту за проверяемый период: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Если часть документов не проведена или проведена задним числом после сверки, акт покажет некорректное сальдо, и контрагент его не подпишет.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С
В «1С:Бухгалтерии 8» документ расположен в разделе «Покупки» → «Акты сверки взаиморасчетов» или «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчетов» — оба пункта ведут в один и тот же журнал. Также акт доступен из карточки контрагента по кнопке «Сверка взаиморасчетов» или из раздела «Отчеты».
В «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» путь другой: «Продажи» → «Документы продаж» → «Сверки взаиморасчетов» либо «Закупки» → «Документы закупки». В ERP акт сверки находится в разделе «Казначейство» или «Продажи» в зависимости от настроек интерфейса. Если пункта в меню нет, воспользуйтесь поиском по функциям (кнопка с лупой или сочетание клавиш) и введите «акт сверки».
Если документ не находится ни в одном разделе, возможны две причины: у пользователя нет прав на документ (проверяется у администратора в профиле групп доступа) либо конфигурация сильно переработана и документ переименован. Во втором случае уточните у внедренца, какой объект используется для сверки.
Создание и заполнение документа «Акт сверки взаиморасчетов»
Откройте журнал актов сверки и нажмите кнопку «Создать». В шапке документа заполните обязательные реквизиты: организацию (от чьего имени сверка), контрагента, договор (если учет ведется по договорам) и период сверки — даты «с» и «по». Период задается произвольно: месяц, квартал, год или интервал с даты последней подписанной сверки.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» (в некоторых конфигурациях — «Заполнить по данным учета»). Программа соберет в табличную часть все проведенные документы по расчетам с контрагентом за указанный период: отгрузки, поступления, оплаты, возвраты, корректировки долга. Колонки «Дебет» и «Кредит» отражают увеличение и уменьшение задолженности с точки зрения вашей организации.
- 1Откройте журнал «Акты сверки взаиморасчетов» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки
- 3Нажмите «Заполнить по данным учета» и дождитесь формирования таблицы
- 4Сверьте итоговое сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60, 62, 76
- 5Проведите документ и нажмите «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов»
- 6При необходимости сохраните печатную форму в PDF для отправки контрагенту
В «1С:Бухгалтерии» есть полезная опция «С сальдо на начало периода» — если она включена, первая строка акта покажет входящую задолженность. Также табличную часть можно дополнить вручную: например, добавить строку со ссылкой на счет-фактуру или уточняющим комментарием, если контрагент просит дополнительную расшифровку.
Проверка данных перед печатью
Главный контрольный показатель — конечное сальдо по акту. Оно должно совпадать с сальдо по счетам расчетов с этим контрагентом в оборотно-сальдовой ведомости (счета 60, 62, 76 в бухгалтерской конфигурации). Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», установите тот же период и отбор по контрагенту, сравните цифры.
Если суммы не сходятся, типовые причины такие: непроведенные документы, документы с датой за пределами периода, расчеты по другому договору того же контрагента, ручные операции по счетам расчетов. Проверьте также, не дублируются ли документы — например, оплата отражена и платежным поручением, и операцией вручную.
Как проверить результат
Совпадает с сальдо по счетам 60/62/76 в ОСВ за тот же период
Расхождение — есть непроведенные документы или разрывы по договорам
Все отгрузки и оплаты за период присутствуют, без дублей
Документы отсутствуют или повторяются
Акт сформирован по нужному договору, суммы в валюте расчетов
В акт попали расчеты по другому договору или другой валюте
Обратите внимание на представление документов в акте: номер и дата должны быть понятны контрагенту, чтобы он мог найти документ у себя. Если ваша нумерация внутренняя и не совпадает с тем, что указано на бумажных оригиналах, контрагент может не опознать строки и вернуть акт без подписи.
Печать акта и сохранение в электронном виде
После проверки нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа и выберите форму «Акт сверки взаиморасчетов». Откроется табличный документ-предпросмотр. Здесь можно оценить разбиение на страницы, при необходимости изменить масштаб, ориентацию листа (книжная/альбомная) и поля через «Файл» → «Параметры страницы».
Для вывода на принтер нажмите кнопку печати в предпросмотре или сочетание Ctrl+P. Для отправки контрагенту удобнее сохранить акт в PDF: кнопка «Сохранить» (иконка дискеты) в предпросмотре, формат «Документ PDF». PDF не редактируется получателем и корректно открывается на любых устройствах, что снижает риск «потери» форматирования при пересылке.
Если требуется подписанный акт с двух сторон, распечатайте два экземпляра: подписи и печати ставятся на каждом. В 1С можно вывести в форму реквизиты подписантов — в «1С:Бухгалтерии» они подтягиваются из карточки организации и контрагента, при необходимости редактируются вручную перед печатью.
Как вывести акт сверки без создания документа
В ряде ситуаций документ создавать не обязательно. В «1С:Бухгалтерии» есть отчет «Анализ расчетов с контрагентами» и универсальные отчеты по счетам расчетов, которые можно вывести на печать в виде реестра операций. Такой отчет подходит для внутренней сверки, но контрагенту обычно отправляют именно акт, поэтому для внешней сверки документ предпочтительнее.
В «Управлении торговлей» и ERP существует отчет «Ведомость расчетов с партнерами» / «Сверка взаиморасчетов с партнером», который формируется без проведения документа. Это быстрый способ получить картину по задолженности, но юридически значимой формой он не является.
Сравнение вариантов
Полноценная форма для подписи контрагентом, хранится в базе, можно вернуться к нему позже. Требует заполнения и проведения.
Быстро, без создания документа. Подходит для внутренней проверки, но не оформлен как двусторонний акт.
Крайний вариант при расхождениях в учете: построчное сопоставление первички. Трудоемко, используется только при спорах.
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая проблема — пустая табличная часть после нажатия «Заполнить». Причины: неверно указан договор (документы проведены по другому), не тот период, отсутствуют проведенные документы либо у пользователя ограничены права на чтение документов расчетов. Проверьте отборы по очереди, начиная с договора.
Вторая типовая ситуация — сальдо «уходит» в минус или показывает аванс там, где его нет. Обычно это следствие незачтенных оплат: платеж проведен, но не связан с реализацией, либо наоборот. В «1С:Бухгалтерии» помогает обработка зачета авансов, в торговых конфигурациях — проверка взаимозачетов и документов «Взаимозачет задолженности».
Если акт формируется корректно, но печатная форма выглядит «криво» (обрезаются колонки, не помещается на лист), не редактируйте макет в конфигураторе без необходимости — сначала попробуйте альбомную ориентацию, уменьшение масштаба до 90–95% и настройку полей страницы. Изменение макета требует снятия конфигурации с поддержки и усложняет обновления.
FAQ: частые вопросы по печати акта сверки в 1С
Можно ли распечатать акт сверки за несколько лет одним документом?
Технически да — достаточно указать в шапке длинный период. На практике длинные акты неудобны: табличная часть разрастается, контрагенту сложно проверять. Оптимально формировать акты поквартально или за год, а при первой сверке за весь период — с разбивкой по годам.
Почему в акте не отображаются оплаты, хотя платежки проведены?
Чаще всего платежное поручение отнесено к другому договору или к другому счету расчетов, чем указано в отборе акта. Проверьте в платежном документе поля «Договор» и «Счет расчетов», а также убедитесь, что документ проведен и дата попадает в период сверки.
Как отправить акт сверки контрагенту прямо из 1С?
В конфигурациях с настроенной учетной записью электронной почты доступна кнопка «Отправить» в предпросмотре печатной формы — акт прикрепится к письму в PDF. Альтернатива — сохранить файл в PDF и отправить через обычный почтовый клиент или систему ЭДО, если она подключена.
Можно ли изменить шаблон печатной формы акта?
Да, но для этого требуются навыки работы в конфигураторе и, как правило, снятие формы с поддержки. Безопаснее использовать механизм внешних печатных форм (подсистема «Дополнительные отчеты и обработки»): внешняя форма подключается без изменения конфигурации и не мешает обновлениям.
Что делать, если контрагент просит акт с расшифровкой по счетам-фактурам?
Добавьте нужные строки в табличную часть вручную через кнопку «Добавить» либо укажите номера счетов-фактур в комментариях к строкам реализаций. В части конфигураций представление документа в акте можно настроить так, чтобы выводились номера счетов-фактур автоматически.
Обязательно ли проводить документ «Акт сверки» перед печатью?
Печатная форма обычно доступна и из непроведенного документа, но проведение фиксирует акт в учете и защищает от случайного изменения после отправки контрагенту. Рекомендуется проводить документ и только после этого печатать или отправлять акт.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С 8 печатается из документа «Акт сверки взаиморасчетов»: заполните шапку, нажмите «Заполнить по данным учета», сверьте сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью и только после этого выводите на печать или сохраняйте в PDF. Большинство проблем связано с неверным договором, непроведенными документами или незачтенными оплатами.