Документы и Печать · 14 мин
Как в 1С перенумеровать ПКО и РКО
Как перенумеровать приходные и расходные кассовые ордера в 1С: обработка перенумерации, ручной способ, настройка нумераторов, типичные ошибки и проверка результата.
Приходные и расходные кассовые ордера (ПКО и РКО) — это документы, к которым законодательство и внутренний контроль предъявляют требование сквозной нумерации в пределах кассовой книги. На практике нумерация сбивается: документ создали и удалили, провели задним числом, ввели ордер в другой базе или изменили номер вручную. В результате появляются пропуски, дубли и номера, идущие не по порядку дат.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) есть штатные механизмы для исправления нумерации: от ручного изменения номера до групповой обработки «Перенумерация объектов». Выбор способа зависит от масштаба проблемы: один сбитый номер правится вручную за минуту, а сотни документов за квартал разумнее перенумеровать обработкой.
Перед любыми массовыми изменениями сделайте резервную копию информационной базы. Перенумерация затрагивает ссылки в печатных формах, кассовой книге, журналах регистрации и в данных, уже переданных в банк или контрагентам. Если ордера уже распечатаны и подписаны, менять номера в базе нужно согласованно с бумажным архивом.
Когда требуется перенумерация кассовых ордеров
Нумерация ПКО и РКО ведется раздельно: у приходных ордеров своя последовательность, у расходных — своя. Типовая 1С присваивает номера автоматически при записи документа, привязываясь к году или к периоду, заданному настройками нумератора. Проблемы возникают в нескольких типовых ситуациях.
Первая ситуация — удаленные документы. Если ордер с номером 15 пометили на удаление, в последовательности образуется разрыв, и при проверке кассовой дисциплины возникнет вопрос, где этот документ. Вторая — ввод документов задним числом: ордер, созданный позже, но датированный раньше, получает больший номер, чем документы с более поздней датой, и порядок «номер — дата» нарушается.
Третья причина — ручное изменение номеров пользователями. В типовых конфигурациях поле «Номер» по умолчанию недоступно для редактирования, но его можно разблокировать, и тогда нумератор перестает контролировать уникальность. Четвертая — обмен данными между базами, когда одинаковые номера приходят из разных источников и возникают дубли.
Постройте список ордеров за период и сравните последовательность номеров
Отсортируйте журнал по номеру и найдите повторы
Проверьте, монотонно ли растут номера по мере роста дат
Используйте команду «Изменить форму» или обработку перенумерации
Подготовка: что сделать до перенумерации
Первый шаг — резервное копирование. В файловой базе достаточно скопировать файл 1Cv8.1CD или выгрузить базу через конфигуратор (Администрирование → Выгрузить информационную базу). В клиент-серверном варианте согласуйте копию с администратором. Это единственная гарантия отката, если обработка перенумерует не то, что планировалось.
Второй шаг — определить границы периода. Перенумеровывать имеет смысл только открытый период: документы в закрытом периоде (после установки даты запрета изменения данных) обработка трогать не должна. Проверьте настройку в разделе «Администрирование → Поддержка и обслуживание → Даты запрета изменения данных».
Третий шаг — сверить базу с бумажным архивом. Если ордера распечатаны, подписаны и сшиты в кассовую книгу, изменение номеров в программе создаст расхождение с первичкой. В этом случае либо перенумеровывают и перевыпускают бумажные документы, либо оставляют номера как есть и оформляют пояснительную записку к кассовой книге.
Ручное изменение номера одного документа
Если сбит один-два ордера, проще исправить номер вручную. Откройте документ, затем через меню «Ещё» в форме документа выберите команду «Изменить форму» (в некоторых версиях — «Ещё → Изменить номер» или потребуется включить редактирование реквизитов). В типовой Бухгалтерии 3.0 поле «Номер» скрыто от редактирования, но его можно вывести через настройку формы: нажмите «Ещё → Изменить форму», найдите реквизит «Номер» и включите его отображение.
После того как поле стало доступным, впишите нужный номер и запишите документ. Программа проверит уникальность: если такой номер уже существует в этом периоде нумерации, появится предупреждение. Учтите, что при префиксации (например, в распределенных базах) номер содержит префикс, и его тоже нужно сохранить.
Ручной способ не обновляет автоматический нумератор. Если вы вручную присвоили номер 100, а очередной автоматический номер был 50, следующий документ все равно получит номер из старой последовательности. Поэтому после ручной правки проверьте, какой номер программа предложит следующему ордеру.
- 1Откройте документ ПКО или РКО в журнале кассовых документов
- 2Через «Ещё → Изменить форму» выведите реквизит «Номер» на форму
- 3Убедитесь, что документ находится в открытом периоде и не подписан на бумаге
- 4Впишите новый номер с сохранением префикса, если он используется
- 5Запишите документ и проверьте отсутствие предупреждений о дублях
- 6Создайте пробный новый ордер и посмотрите, какой номер присваивается автоматически
Массовая перенумерация через типовую обработку
В конфигурациях на базе Библиотеки стандартных подсистем (БСП) есть штатный механизм групповой перенумерации. Обычно он доступен по пути «Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов» либо через внешнюю обработку «Перенумерация объектов», которую можно найти на диске ИТС или в составе типовых инструментов разработчика.
Через «Групповое изменение реквизитов» механика такая: выберите тип объектов «Приходный кассовый ордер» (или «Расходный кассовый ордер»), задайте отбор по периоду и организации, затем в списке реквизитов найдите «Номер» и воспользуйтесь специальной операцией перенумерации, если она предложена, либо задайте алгоритм формирования номера. В ряде конфигураций есть отдельная команда «Перенумеровать документы» прямо в журнале кассовых документов через меню «Ещё».
Общий принцип массовой перенумерации: документы сортируются по дате и времени, затем им последовательно присваиваются номера, начиная с заданного начального значения. Сначала запустите обработку в режиме предварительного просмотра (если такой режим есть), чтобы увидеть соответствие старых и новых номеров до записи изменений.
- 1Сделайте резервную копию базы и убедитесь, что пользователи не работают с кассовыми документами
- 2Откройте «Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов»
- 3Выберите тип «Приходный кассовый ордер», установите отбор по периоду и организации
- 4Найдите реквизит «Номер» и задайте способ перенумерации с начальным номером
- 5Выполните предварительный просмотр соответствия старых и новых номеров
- 6Запустите выполнение и дождитесь отчета об измененных объектах
- 7Повторите процедуру для расходных кассовых ордеров с их собственной нумерацией
Особенности нумераторов и префиксов
В 1С номер документа — не просто число, а строка, которую формирует нумератор. Нумератор может быть общим для нескольких видов документов, вести нумерацию в пределах года (периодичность «год») или быть непериодическим. Для кассовых ордеров типовая практика — ежегодное обнуление: с 1 января нумерация начинается заново.
Если база работает в режиме обмена (например, с филиалами или с Управлением торговлей), к номеру добавляется префикс узла или организации, например «БП-000015». При перенумерации префикс должен сохраняться: обработки, которые затирают префикс, ломают механизм разрешения коллизий при обмене, и в следующий сеанс синхронизации дубли вернутся.
Отдельная тонкость — «выпущенные» номера. Нумератор хранит последнее выданное значение, и если вы перенумеровали документы так, что максимальный номер стал меньше, чем помнит нумератор, новые документы продолжат старую последовательность. В этом случае понадобится обновить нумератор — штатной командой «Обновить нумерацию» (если она есть в журнале) или через обработку, сбрасывающую текущее значение нумератора.
Проверка результата после перенумерации
После обработки откройте журнал кассовых документов, установите отбор по виду (только ПКО, затем только РКО) и отсортируйте по дате. Номера должны расти строго последовательно, без пропусков и повторов. Самый быстрый способ найти дубли — отсортировать журнал по колонке «Номер» и визуально проверить повторы, либо вывести список в табличный документ и проанализировать.
Сформируйте кассовую книгу за период и сверьте номера ордеров в отчете с номерами в журнале. Если кассовая книга за этот период уже формировалась и сдавалась, потребуется её перевыпуск. Также проверьте связанные документы: отражение зарплаты, подотчетные операции, эквайринг — номера ордеров могут упоминаться в комментариях и печатных формах смежных документов.
Завершающий контроль — создать новый тестовый ордер и убедиться, что ему присваивается корректный следующий номер. После проверки тестовый документ можно пометить на удаление, но помните, что это снова создаст разрыв, поэтому лучше использовать последний номер периода и затем отменить проведение без удаления, если разрыв критичен.
Как проверить результат
Номера растут по датам без пропусков и дублей
Повторяющиеся номера или разрывы в середине периода
Номера в отчете совпадают с журналом
Расхождения номеров, устаревшие данные в отчете
Присваивается следующий по порядку номер с правильным префиксом
Номер продолжает старую последовательность или теряет префикс
Синхронизация проходит без коллизий
Предупреждения о дублях номеров при обмене
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространенная ошибка — перенумерация без резервной копии. Вторая по частоте — обработка обоих видов ордеров за один проход с общим начальным номером, из-за чего ПКО и РКО получают пересекающиеся номера и путается кассовая дисциплина. Третья — перенумерация в многопользовательском режиме, когда кассир в этот момент создает новый ордер и получает номер, который обработка уже присвоила другому документу.
Еще одна ошибка — изменение номеров в закрытом периоде. Если дата запрета не установлена, обработка молча перенумерует прошлогодние документы, и данные, по которым уже сдана отчетность, перестанут совпадать с бумажным архивом. Всегда проверяйте дату запрета изменения данных и ограничивайте отбор обработки открытым периодом.
Наконец, пользователи часто забывают, что внешние печатные формы и макеты могут выводить номер с особыми правилами (например, без префикса или с лидирующими нулями). После перенумерации распечатайте один ордер и убедитесь, что печатная форма отображает номер корректно.
Когда ручной способ не подходит: альтернативы
Если штатных инструментов недостаточно — например, нужна перенумерация со сложной логикой (по кассам, по подразделениям, с сохранением старых номеров в дополнительном реквизите) — используют внешние обработки. На портале 1С:ИТС и в открытых источниках доступны обработки «Перенумерация документов», которые позволяют задавать шаблон номера, начальное значение и отбор. Запускать внешние обработки должен пользователь с правами администратора, в безопасном режиме или после проверки кода.
Для разовой задачи с небольшим количеством документов альтернативой может быть выгрузка списка в табличный документ, ручное сопоставление старых и новых номеров и последующая загрузка через обработку «Загрузка данных из табличного документа». Это дольше, но дает полный визуальный контроль каждой пары «старый номер — новый номер».
В самописных и сильно доработанных конфигурациях номера кассовых документов могут формироваться кодом при записи. Тогда любая обработка перенумерации будет бесполезна: при перезаписи документа номер пересчитается обратно. В этом случае сначала анализируют обработчики «ПриЗаписи» и «ПриУстановкеНовогоНомера» в модуле объекта.
Сравнение способов перенумерации
Подходит для 1–3 документов; не обновляет нумератор и требует контроля следующего номера
Штатный способ для массовой правки за период; требует прав администратора и копии базы
Гибкие шаблоны и отборы; нужна проверка источника обработки и тест на копии
Для нестандартной логики нумерации; выполняет разработчик, не разовое действие
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли перенумеровать ПКО и РКО одной обработкой за один проход?
Технически можно выбрать оба вида документов, но делать этого не стоит: у приходных и расходных ордеров независимая нумерация. Запускайте обработку отдельно для каждого вида с собственным начальным номером.
Что будет с уже распечатанными ордерами после перенумерации?
Бумажные документы автоматически не изменятся — в базе появится расхождение с архивом. Либо перевыпустите и переподпишите ордера с новыми номерами, либо не трогайте номера и зафиксируйте разрыв пояснительной запиской к кассовой книге.
Почему после перенумерации новый документ получает старый номер?
Нумератор хранит последнее выданное значение и не знает о вашей ручной правке. Обновите нумератор штатной командой (если доступна в журнале документов) или обработкой сброса нумерации, чтобы следующий номер продолжил новую последовательность.
Как перенумеровать ордера, если поле «Номер» недоступно для редактирования?
В форме документа откройте «Ещё → Изменить форму», найдите реквизит «Номер» и включите его отображение. Если прав не хватает, выполните изменение под пользователем с полными правами или через обработку группового изменения реквизитов.
Нужно ли перенумеровывать документы за прошлый год?
Только при крайней необходимости и с согласования главного бухгалтера: прошлый период обычно закрыт, отчетность сдана, а кассовая книга распечатана и подписана. Изменение номеров создаст расхождение между базой и архивом, которое придется объяснять при проверке.
Сохранится ли префикс номера при массовой перенумерации?
Зависит от обработки: штатные механизмы обычно сохраняют префикс, но сторонние обработки могут его затирать. Перед запуском проверьте на копии базы, что префикс остался на месте, иначе при обмене данными возникнут коллизии номеров.
Что важно запомнить
Перенумерация ПКО и РКО выполняется раздельно по видам документов: вручную для единичных случаев, обработкой «Групповое изменение реквизитов» — для массовых. Всегда делайте копию базы, работайте только с открытым периодом, сохраняйте префиксы и после обработки проверяйте журнал, кассовую книгу и номер следующего нового документа.