Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С 8.3 создать акт сверки взаиморасчетов
Как в 1С 8.3 создать акт сверки взаиморасчетов с контрагентом: настройки, заполнение документа, проверка расхождений и печать. Пошаговая инструкция.
Акт сверки взаиморасчетов в 1С 8.3 формируется документом «Акт сверки взаиморасчетов», который собирает данные по всем операциям с контрагентом за выбранный период: реализации, поступления, оплаты и возвраты. Документ доступен в типовых конфигурациях «Бухгалтерия предприятия 3.0», «Управление торговлей 11» и «Комплексная автоматизация». Разберём, где находится документ, как его заполнить, проверить расхождения и вывести на печать.
Перед формированием акта убедитесь, что в базе корректно отражены первичные документы: счета-фактуры, накладные, платежные поручения. Акт сверки не исправляет учёт — он лишь консолидирует уже введённые данные. Если в учёте есть непроведённые документы или ошибки в договорах, акт покажет искажённую картину, и сверка с контрагентом затянется.
Ниже — полный порядок работы: от создания документа до печати и исправления типичных ошибок.
Где находится документ «Акт сверки» в 1С 8.3
В «1С:Бухгалтерии 3.0» акт сверки находится в нескольких местах: раздел «Продажи» → «Акты сверок взаиморасчетов», раздел «Покупки» → одноимённый журнал, а также «Расчёты» → «Акты сверок взаиморасчетов». Все три пути ведут к одному и тому же журналу документов, поэтому используйте любой удобный.
В «Управлении торговлей 11» документ расположен в разделе «Продажи» → «Документы продаж» или через «Казначейство» → «Взаиморасчёты». Если пункта меню не видно, проверьте права пользователя: доступ к документу должен быть включён в роли, а в настройках функциональности не должно быть ограничений на раздел взаиморасчётов.
Быстрый способ найти документ в любой конфигурации — воспользоваться строкой поиска в верхней части окна программы: введите «акт сверки», и система покажет соответствующий журнал и функции создания.
Пошаговое создание акта сверки
Откройте журнал «Акты сверок взаиморасчетов» и нажмите кнопку «Создать». Появится форма нового документа. Шапку заполняют четыре ключевых поля: организация, контрагент, договор и период сверки. Организация подставляется по умолчанию, если она одна в базе.
Поле «Договор» можно оставить пустым — тогда акт соберёт расчёты по всем договорам с этим контрагентом. Это удобно, когда с партнёром заключено несколько договоров и нужна общая картина задолженности. Если договор указан, в акт попадут только операции по нему.
Период сверки задаётся датами «с» и «по». Чаще всего сверяют квартал, полугодие или год, но можно выбрать любой интервал. Учтите: начальное сальдо программа рассчитает на начало указанного периода автоматически на основании данных учёта.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным учёта». Табличная часть заполнится документами: реализациями, поступлениями, оплатами, корректировками. Каждая строка покажет дебет и кредит операции, а внизу сформируется итоговое сальдо.
- 1Откройте «Продажи» → «Акты сверок взаиморасчетов» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента, при необходимости — договор
- 3Задайте период сверки датами «с» и «по»
- 4Нажмите «Заполнить» → «По данным учёта»
- 5Проверьте итоговое сальдо и расхождения
- 6Запишите документ и выведите печатную форму
Настройки заполнения и состав данных
На закладке «Дополнительно» (или в настройках документа, в зависимости от конфигурации) можно уточнить параметры формирования. Полезная опция — «Разбить по договорам»: таблица сгруппирует операции отдельными блоками по каждому договору, что упрощает проверку при нескольких действующих договорах.
В акт можно включить не только документы расчётов, но и счета-фактуры. Для этого в шапке установите соответствующий флаг, если он предусмотрен конфигурацией. Также проверьте валюту документа: для рублёвых расчётов она подставляется автоматически, для валютных договоров убедитесь, что акт формируется в валюте договора.
Если контрагент одновременно является покупателем и поставщиком, акт сверки по умолчанию покажет расчёты в разрезе выбранного договора или всех договоров. Для полной взаимной сверки с зачётом встречных обязательств сначала оформите документ «Взаимозачёт задолженности» (в Бухгалтерии — «Корректировка долга»), иначе сальдо будет показано развёрнуто.
Проверка расхождений и работа с контрагентом
После заполнения сравните итоговое сальдо в акте с данными отчёта «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (60, 62, 76) по этому контрагенту. Суммы должны совпадать. Если акт показывает одно сальдо, а ОСВ — другое, причина обычно в документах, не попавших в акт: например, ручных операциях или корректировках долга.
Колонка «По данным контрагента» в табличной части заполняется вручную после того, как партнёр вернёт подписанный акт со своими цифрами. Введите его данные — программа автоматически подсчитает расхождения по каждой строке и по итоговому сальдо. Это удобно для фиксации спорных позиций.
Типичные причины расхождений: неотфактурованные поставки, платежи в пути на дату сверки, возвраты, которые одна сторона уже провела, а другая — нет. Каждое расхождение нужно документально разобрать, а не «подгонять» акт под нужную сумму.
Как проверить результат
Совпадает с ОСВ по счетам 60/62/76 по контрагенту
Сальдо отличается — ищите документы, не попавшие в акт
Равно конечному сальдо предыдущей сверки
Разрыв с прошлым актом — в прошлом периоде изменили документы
Все накладные и оплаты контрагента присутствуют
Часть документов отсутствует — проверьте договор и период
Печать и подписание акта
Для вывода на печать нажмите кнопку «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов». Печатная форма содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу операций, начальное и конечное сальдо, а также строку для фиксации расхождений и поля подписей. В типовой форме предусмотрен вывод фразы о том, что расхождений нет либо задолженность составляет указанную сумму.
Подписантов и их должности программа берёт из карточки организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи»). Если в акте не выводится ФИО руководителя, проверьте, что ответственные лица заполнены на дату документа.
Акт можно отправить контрагенту напрямую из программы по электронной почте: кнопка «Отправить» → «По электронной почте», файл прикрепится в формате PDF. Если используется ЭДО, акт сверки в ряде конфигураций можно передать через оператора как неформализованный документ.
Формируйте акт сверки сразу после закрытия периода, пока документы не успели «разъехаться» с данными контрагента. Чем старее период, тем сложнее восстановить первичку по спорным строкам.
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая проблема — пустая табличная часть после нажатия «Заполнить». Причины: неверно выбран договор (операции проходят по другому), документы не проведены, либо у контрагента в базе заведён дубль, и расчёты висят на второй карточке. Проверьте ОСВ по контрагенту — она покажет, на каком элементе справочника числится задолженность.
Вторая распространённая ситуация — в акт попадают лишние документы или сальдо «развёрнуто» по дебету и кредиту. Это происходит, когда авансы и отгрузки учтены на разных договорах или счетах. Выполните корректировку долга или зачёт авансов, после чего перезаполните акт.
Если после изменения первичных документов акт стал неактуален, не редактируйте таблицу вручную — нажмите «Заполнить» повторно. Ручные правки табличной части затрутся при следующем перезаполнении и создадут путаницу при повторной сверке.
Отличия в конфигурациях и альтернативные способы
В «1С:Бухгалтерии 3.0» акт сверки — полноценный документ с заполнением по данным учёта и колонкой для данных контрагента. В «Управлении торговлей 11» механизм похож, но акт может формироваться в разрезе соглашений и заказов. В «1С:УНФ» документ также присутствует и заполняется автоматически.
Если типового документа недостаточно — например, нужна сверка по произвольному набору счетов, — используйте отчёты: «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с отбором по контрагенту или «Анализ субконто». Эти отчёты дают те же цифры, но без оформления в виде двустороннего акта.
Для массовой рассылки актов по всем контрагентам в конце периода удобно создавать документы пакетно через обработку группового создания (если она есть в конфигурации) либо формировать акты последовательно из списка контрагентов с задолженностью по данным ОСВ.
Сравнение вариантов
Подходит для официальной сверки с контрагентом: печатная форма, колонка данных партнёра, фиксация расхождений. Ограничение — только один контрагент в документе.
Быстрый внутренний контроль задолженности без оформления. Не заменяет двусторонний акт для контрагента.
Гибкие отборы по договорам и документам для разбора расхождений. Нет печатной формы акта для подписания.
Что важно запомнить
Акт сверки создаётся в разделе «Продажи» или «Покупки», заполняется автоматически по данным учёта и не влияет на проводки. Перед формированием проверьте договор, период и отсутствие дублей контрагента, после — сверьте сальдо с ОСВ и только затем отправляйте партнёру.
Частые вопросы
Почему акт сверки заполняется пустым, хотя документы по контрагенту есть?
Чаще всего операции проведены по другому договору или по дублю карточки контрагента. Откройте ОСВ по счетам 60/62 с отбором по контрагенту и посмотрите, на каком элементе справочника и каком договоре числится задолженность. Укажите именно этот договор в акте или оставьте поле договора пустым.
Можно ли сформировать акт сверки по всем договорам контрагента сразу?
Да. Не заполняйте поле «Договор» в шапке — программа соберёт операции по всем договорам. В настройках можно включить разбивку по договорам, чтобы операции группировались отдельными блоками.
Влияет ли акт сверки на бухгалтерские проводки?
Нет. Акт сверки — справочный документ, он не формирует проводок и не меняет данные учёта. Его можно создавать, перезаполнять и удалять без последствий. Изменения в учёт вносит только исправление первичных документов или корректировка долга.
Что делать, если контрагент прислал акт с расхождениями?
Внесите его данные в колонку «По данным контрагента» табличной части — программа покажет расхождения по строкам. Затем разберите каждую спорную позицию: проверьте платежи в пути, непроведённые возвраты и отгрузки на границе периода. После урегулирования перезаполните акт и отправьте повторно.
Как вывести в акте подписи руководителя и бухгалтера?
Подписи подтягиваются из карточки организации. Откройте «Главное» → «Реквизиты организации», перейдите в раздел подписей или ответственных лиц и убедитесь, что руководитель и главный бухгалтер указаны с действующими датами. После этого пересоздайте печатную форму акта.
Можно ли отправить акт сверки контрагенту прямо из 1С?
Да, если в программе настроена учётная запись электронной почты: кнопка «Отправить» в форме документа сформирует письмо с актом в PDF. При подключённом ЭДО акт можно передать как неформализованный документ через оператора обмена.