Как провести акт от самозанятого в 1С

Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход, НПД) стала обычной практикой, но в 1С такие операции оформляются иначе, чем сделки с организациями и ИП на общей системе. Главные особенности: у самозанятого нет НДС, он не выставляет счета-фактуры, а подтверждающим документом по налогу служит чек из приложения «Мой налог». Акт выполненных работ или оказанных услуг при этом остаётся основным первичным документом для бухгалтерского учёта.

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление нашей фирмой, Комплексная автоматизация) акт от самозанятого проводится через стандартный документ поступления услуг или работ. Сложность не в самом документе, а в правильной настройке карточки контрагента и договора: от них зависит, как программа посчитает налоги, сформирует проводки и отразит операцию в отчётности.

Ниже разобран порядок действий от создания контрагента до проверки проводок, а также типичные ошибки, из-за которых акт либо не проводится, либо искажает учёт.

Что проверить до создания документа

Прежде чем вносить акт в базу, убедитесь, что исполнитель действительно имеет статус самозанятого на дату оказания услуги. Проверка занимает минуту: в приложении «Мой налог» или на сайте ФНС есть сервис проверки статуса плательщика НПД по ИНН. Если человек утратил статус или был снят с учёта, сделка оформляется иначе — как с обычным физическим лицом, с удержанием НДФЛ и начислением взносов.

Второй момент — предмет договора. Самозанятый не может оказывать услуги своему текущему работодателю, а также бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения — такие выплаты не облагаются НПД. Если исполнитель раньше работал в вашей компании по трудовому договору, проверьте даты, иначе налоговая может переквалифицировать выплату.

Третье — наличие самого акта и чека. Акт составляется в произвольной или согласованной сторонами форме, но должен содержать обязательные реквизиты первичного документа: наименование, дату, содержание операции, сумму, подписи. Чек из «Мой налог» самозанятый обязан сформировать и передать покупателю. Оба документа хранятся вместе.

Настройка карточки контрагента-самозанятого

В 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте новый элемент. Вид контрагента — «Физическое лицо». Заполните ФИО и ИНН: по ИНН программа может автоматически подтянуть часть данных. Именно ИНН критичен — он используется при проверке статуса и в отчётности.

В свежих релизах конфигурации в карточке физического лица есть признак «Самозанятый (плательщик НПД)» или аналогичная отметка. Установите её — тогда программа корректно обработает операцию: не потребует НДС, не включит выплату в базу по НДФЛ и взносам при формировании регламентированной отчётности. Если такой отметки в вашей версии нет, корректность учёта обеспечивается выбором договора и счетов учёта в самом документе.

Создайте договор с видом «С поставщиком». В договоре укажите, что расчёты ведутся без НДС. Это избавит от ошибок при автоматическом заполнении документов поступления.

Создание и проведение акта поступления услуг

Перейдите в раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Услуги (акт)». В шапке укажите контрагента-самозанятого и договор. Дата документа должна соответствовать дате подписания акта.

В табличной части добавьте строку: выберите или создайте номенклатуру с типом «Услуга» (например, «Услуги дизайна», «Консультационные услуги»), укажите количество, цену и сумму. В поле «% НДС» выберите «Без НДС» — самозанятые не являются плательщиками НДС, и никакого налога в акте быть не должно.

Проверьте счета учёта в строке документа. Обычно затраты относятся на счета 20, 25, 26 или 44 — в зависимости от характера услуги. Корреспонденция по расчётам — 60.01 (или 76, если так принято в учётной политике). После заполнения нажмите «Провести» и откройте результат кнопкой «Дт/Кт» — проводки должны отразить затраты и кредиторскую задолженность перед исполнителем.

1. 1
   Проверьте статус самозанятого по ИНН на сайте ФНС или в «Мой налог»
2. 2
   Создайте контрагента с видом «Физическое лицо» и отметкой плательщика НПД
3. 3
   Создайте договор «С поставщиком» без НДС
4. 4
   Оформите документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги (акт)»
5. 5
   Заполните услугу, сумму, ставку «Без НДС» и счета затрат
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки через «Дт/Кт»
7. 7
   Получите чек из «Мой налог» и приложите его к документу в базе

Оплата и чек из «Мой налог»

Оплата самозанятому проводится как обычная выплата поставщику: документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Важно платить именно тому лицу, которое указано в акте и договоре, — расчёты через третьих лиц создают риски признания расхода недокументированным.

Чек из приложения «Мой налог» — обязательное условие признания расхода. Самозанятый формирует его при получении оплаты и передаёт покупателю в электронном виде или на бумаге. В чеке есть QR-код и ссылка для проверки подлинности. В 1С файл чека удобно прикрепить к документу поступления или оплаты через механизм присоединённых файлов, чтобы при проверке весь комплект документов был в одном месте.

Если чек не получен, расход по налогу на прибыль (или УСН) подтвердить будет сложно: акт без чека не доказывает, что исполнитель уплатил НПД. На практике компании ставят условие о предоставлении чека прямо в договор.

Особенности в других конфигурациях 1С

В «1С:Управление нашей фирмой» акт от самозанятого оформляется документом «Приходная накладная» с видом операции «Поступление от поставщика», где в табличную часть добавляются услуги. Логика та же: контрагент — физическое лицо, налогообложение без НДС, далее оплата через «Расход со счёта».

В «1С:Комплексная автоматизация» и ERP используется документ «Приобретение услуг и прочих активов». Там дополнительно указывается направление деятельности и статья расходов, что важно для управленческого учёта. Принцип с самозанятым не меняется — ключевое отличие только в интерфейсе.

Сравнение вариантов

Поступление услуг (акт)

Основной способ для разовых и регулярных услуг самозанятого. Подходит всем конфигурациям, формирует затраты и задолженность.

Операция, введённая вручную

Запасной вариант, если нужна нестандартная корреспонденция. Минус: документ не попадёт в стандартные отчёты по расчётам с поставщиками.

Документ через ЭДО

Если самозанятый подключён к ЭДО, акт можно получить и подписать электронно прямо в 1С. Ограничение: не все самозанятые работают с операторами ЭДО.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — указание НДС в документе. Если в акте проставлена ставка 20% или выделен налог, программа сформирует лишние проводки и может включить сумму в книгу покупок, что исказит декларацию по НДС. Всегда проверяйте поле ставки перед проведением.

Вторая ошибка — заведение самозанятого как «Юридического лица» или как ИП. Тогда программа воспринимает его как обычного поставщика, и выплата может попасть не в те разделы отчётности. Вид контрагента должен быть строго «Физическое лицо».

Третья группа проблем — расхождение дат. Дата акта, дата оплаты и дата чека должны образовывать логичную цепочку. Чек, сформированный раньше акта или спустя много недель после оплаты, вызывает вопросы при проверке. Договоритесь с исполнителем, что чек высылается в день получения денег.

Проверка результата после проведения

После проведения документа откройте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 60.01 и убедитесь, что задолженность перед самозанятым образовалась в правильной сумме, а после оплаты — закрылась. Остаток на конец периода по этому контрагенту должен быть нулевым, если расчёт завершён.

Дополнительно сформируйте «Анализ субконто» по контрагенту: там должны быть видны акт и оплата. Если выплат в пользу физлица несколько, сверьте их с чеками — количество чеков должно совпадать с количеством оплат.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (Дт/Кт)

Норма

Дт счёта затрат — Кт 60.01, НДС отсутствует

Тревожный признак

Есть проводка по счёту 19 или счёт затрат не соответствует услуге

ОСВ по счёту 60.01 после оплаты

Норма

Сальдо по контрагенту равно нулю

Тревожный признак

Висит остаток — оплата не разнесена или проведена на другой договор

Комплект документов

Норма

Акт, чек из «Мой налог» и платёжка приложены к документам в базе

Тревожный признак

Чек отсутствует или не проходит проверку по QR-коду

FAQ

Можно ли провести акт от самозанятого, если он не прислал чек?

Технически документ в 1С проведётся, но расход останется неполностью подтверждённым. Запросите чек повторно: самозанятый может сформировать его задним числом только в ограниченных случаях, поэтому лучше не затягивать. Без чека налоговая вправе не признать расход.

Нужно ли удерживать НДФЛ с выплаты самозанятому?

Нет, если исполнитель имеет действующий статус плательщика НПД на дату получения дохода и услуга не попадает под ограничения (например, не оказана бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения). Налог с этой суммы он платит сам через «Мой налог».

Как оформить, если самозанятый оказывает услуги регулярно?

Заключите рамочный договор на срок и оформляйте акт по итогам каждого периода (месяца или этапа). В 1С все акты проводятся по одному договору — это упрощает сверку расчётов и хранение чеков.

Что делать, если в акте ошибочно указали НДС?

Отмените проведение документа, исправьте ставку на «Без НДС» и проведите заново. Если ошибка обнаружена после сдачи декларации по НДС и налог попал в книгу покупок, потребуется корректировка и, возможно, уточнённая декларация.

Может ли самозанятый продавать товары, и как это отразить в 1С?

Да, если товары собственного производства. Тогда вместо акта оформляется поступление товаров (накладная) с видом операции «Товары». Перепродажа чужих товаров самозанятыми запрещена — такая сделка не подпадает под НПД.