Документы и Печать · 11 мин
Как напечатать УПД из 1С на одном листе
Как вывести УПД из 1С на одном листе: настройка масштаба, полей и ориентации, уменьшение строк, внешние печатные формы и проверка результата перед печатью.
Универсальный передаточный документ часто не помещается на одну страницу: длинные наименования товаров, несколько строк в табличной части и стандартные поля печатной формы «раздувают» документ до двух и более листов. При этом контрагенты и внутренний документооборот нередко требуют именно одностраничный УПД — так удобнее подшивать, сканировать и подписывать.
В 1С есть несколько рабочих способов уместить УПД на один лист: настройка масштаба и полей при печати, сокращение состава выводимых данных, использование альтернативных макетов и внешних печатных форм. Выбор зависит от конфигурации (УТ 11, ERP, Бухгалтерия, Комплексная автоматизация), количества строк в документе и требований к оформлению.
Важно понимать ограничение: форма УПД утверждена официально, и произвольно «обрезать» обязательные реквизиты нельзя — документ может потерять юридическую силу для вычета НДС. Поэтому задача сводится не к удалению данных, а к грамотной компоновке: масштабированию, переносу строк и подбору макета.
Почему УПД не помещается на один лист
Стандартная печатная форма УПД в типовых конфигурациях 1С рассчитана на полный состав реквизитов: статус документа, данные продавца и покупателя, грузоотправителя и грузополучателя, валюту, табличную часть с колонками по НДС, подписи и поля для исправлений. Уже сама «шапка» занимает треть страницы.
Основные причины выхода за пределы одного листа:
- более 5–7 строк в табличной части документа;
- длинные наименования номенклатуры, переносимые на несколько строк;
- полные наименования организаций с адресами в шапке;
- крупный шрифт и широкие поля, заданные в макете по умолчанию;
- книжная ориентация при большом числе колонок.
Прежде чем что-то менять, откройте предварительный просмотр и посмотрите, что именно «съедает» место. Если переполнение небольшое — на страницу переходит только блок подписей или итоговая строка, — достаточно масштабирования. Если таблица занимает больше половины второго листа, потребуется другой макет.
Посчитайте позиции: более 6–8 строк почти всегда дают второй лист
Проверьте номенклатуру с длинными названиями в предпросмотре
Посмотрите настройки страницы в диалоге печати
Альбомная лучше вмещает широкую таблицу УПД
Способ 1. Масштабирование при печати
Самый быстрый вариант, не требующий изменения конфигурации, — уменьшить масштаб вывода. В типовых конфигурациях на управляемых формах печатная форма открывается в табличном документе, где доступны настройки страницы.
- 1Откройте документ реализации или счет-фактуру и нажмите «Печать» → «Универсальный передаточный документ (УПД)».
- 2В окне предварительного просмотра откройте настройки страницы (кнопка с параметрами страницы или меню «Файл» → «Параметры страницы», в зависимости от версии платформы).
- 3Уменьшите масштаб до 80–90%. Если документ чуть не влезает, этого хватит.
- 4Уменьшите поля страницы до 5–7 мм с каждой стороны.
- 5Проверьте число страниц в предпросмотре: должно отображаться «1 из 1».
- 6Отправьте на принтер или сохраните в PDF.
Не увлекайтесь уменьшением: при масштабе ниже 65–70% шрифт становится трудночитаемым, а при сканировании такого документа мелкий текст может «поплыть». Для документов, которые передаются контрагентам на бумаге, комфортный минимум — около 75%.
В некоторых конфигурациях масштаб задаётся не в параметрах страницы, а прямо в форме предварительного просмотра — полем «Масштаб» на панели инструментов табличного документа. Там же можно включить режим «Разместить на одной странице», если он доступен в вашей версии платформы.
Способ 2. Настройка полей и ориентации страницы
Если масштабирования недостаточно, скорректируйте параметры страницы. В диалоге настройки страницы (доступен из предварительного просмотра) задайте минимально допустимые поля — обычно принтеры корректно печатают с полями от 5 мм. Уменьшение полей со стандартных 10–20 мм до 5–7 мм освобождает заметную часть листа.
Альбомная ориентация помогает, когда табличная часть УПД широкая и строки переносятся по вертикали из-за нехватки места по горизонтали. В альбомном виде наименования товаров умещаются в одну строку, и высота таблицы заметно сокращается. Учтите, что не все типовые макеты корректно перестраиваются под альбомную ориентацию — проверяйте результат в предпросмотре.
Дополнительно можно отключить вывод колонтитулов (номер страницы, дата печати), если они заданы в настройках, — это освобождает ещё несколько миллиметров по вертикали.
Способ 3. Сокращение данных в самом документе
Иногда проблема решается на уровне данных, а не печати. Проверьте, что выводится в печатную форму:
- Наименования номенклатуры. Если в карточке товара задано длинное «полное наименование», именно оно может выводиться в печать. Сокращённое рабочее наименование уменьшит высоту строк.
- Дополнительные колонки. В некоторых конфигурациях в УПД выводятся страна происхождения, номер ГТД, код ТН ВЭД — для внутренних документов часть из них может быть необязательной.
- Грузоотправитель и грузополучатель. Если они совпадают с продавцом и покупателем, типовая форма часто выводит «он же», что уже экономит место — проверьте корректность заполнения этих полей в документе.
Не удаляйте обязательные реквизиты УПД: наименование и адрес сторон, ИНН, наименование товара, количество, цену, сумму, ставку и сумму НДС, подписи. Документ без обязательных реквизитов не даёт права на вычет НДС и может быть оспорен.
Способ 4. Внешние печатные формы и изменение макета
Когда штатных настроек не хватает — например, в документе регулярно 10–15 позиций, а контрагент требует одностраничный УПД, — используют внешнюю печатную форму с компактным макетом. Такой макет разрабатывается под вашу конфигурацию: в нём уменьшен шрифт таблицы, сжата шапка, убраны избыточные отступы, но сохранены все обязательные реквизиты.
Внешняя печатная форма подключается через стандартный механизм «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки» (в конфигурациях на БСП). После подключения она появляется в меню «Печать» документа наряду с типовой формой.
Изменение типового макета напрямую в конфигураторе — тоже вариант, но он требует снятия конфигурации с полной поддержки и усложняет обновления. Для большинства случаев внешняя печатная форма предпочтительнее: типовая остаётся нетронутой, а компактный вариант используется по необходимости.
Сравнение способов уместить УПД на один лист
Быстро и безопасно; подходит при небольшом переполнении (1–3 лишние строки). Ограничение: при масштабе ниже ~70% текст плохо читается.
Помогает при длинных наименованиях и избыточных полях. Ограничение: обязательные реквизиты трогать нельзя.
Решает проблему системно при большом числе строк. Требует разработки или покупки макета и подключения через дополнительные обработки.
Полный контроль над формой, но усложняет обновление конфигурации и требует навыков разработки.
Проверка результата перед отправкой контрагенту
Перед тем как распечатать или отправить PDF, откройте предварительный просмотр и убедитесь, что документ занимает ровно одну страницу и при этом читаем. Особое внимание уделите табличной части: все строки должны присутствовать, итоги должны совпадать с данными документа.
Как проверить готовый УПД
Отображается «страница 1 из 1»
Есть вторая страница, даже с одной строкой
Шрифт различим без увеличения, печать чёткая
Текст мелкий, при печати сливается
Все позиции документа выведены, итоги совпадают
Часть строк обрезана или перенесена
ИНН, адреса, суммы, НДС, подписи на месте
Отсутствуют колонки или поля подписи
Полезно сохранить итоговый документ в PDF и открыть его на другом компьютере или увеличить до 100% на экране — так вы увидите форму глазами контрагента. Если документ подписывается электронно, печатная компоновка вообще не критична: для ЭДО важен формализованный XML-файл, а визуальная форма вторична.
Типичные ошибки при печати УПД на одном листе
Отдельная ошибка — попытка уместить на один лист документ с 20–30 позициями. В этом случае правильнее либо принять многостраничный формат (он допустим: страницы нумеруются и подшиваются), либо разбить отгрузку на несколько документов, если это соответствует хозяйственной операции.
Что важно запомнить
Начните с масштаба и полей в предварительном просмотре — этого хватает в большинстве случаев. При регулярном переполнении подключите внешнюю печатную форму с компактным макетом. Обязательные реквизиты УПД не удаляйте: экономия места не должна нарушать требования к документу. Всегда проверяйте результат в предпросмотре до печати.
Частые вопросы
Можно ли вообще печатать УПД на двух листах или обязательно нужен один?
Законодательство не требует, чтобы УПД умещался на одну страницу. Многостраничный документ допустим: страницы нумеруются, подшиваются и подписываются. Требование одного листа — обычно внутреннее соглашение сторон или пожелание контрагента, а не норма.
Где в 1С Бухгалтерии настраивается масштаб печати УПД?
После формирования печатной формы откройте её предварительный просмотр. В форме табличного документа доступны параметры страницы: масштаб, поля, ориентация. В зависимости от версии платформы настройки находятся в меню «Файл» → «Параметры страницы» или на панели инструментов предпросмотра.
Почему после уменьшения масштаба УПД всё равно выходит на двух страницах?
Вероятно, табличная часть слишком велика для одного листа даже при минимальном читаемом масштабе, либо в макете задан разрыв страницы. Проверьте количество позиций: при большом числе строк потребуется компактный макет внешней печатной формы либо переход на альбомную ориентацию.
Можно ли сохранить УПД в PDF на одном листе вместо печати?
Да. В предварительном просмотре выберите сохранение в PDF после настройки масштаба и полей — файл сформируется с теми же параметрами страницы, что и печать. PDF удобно отправлять контрагенту и хранить в электронном архиве.
Нужна ли внешняя печатная форма, если у меня всегда 2–3 позиции в документе?
Нет. При малом числе строк переполнение обычно вызвано широкими полями или стопроцентным масштабом и легко устраняется настройками страницы. Внешняя форма оправдана при регулярной печати документов с большим количеством позиций.
Будет ли одностраничный УПД уменьшенного масштаба действительным для налоговой?
Действительность документа определяется наличием обязательных реквизитов и подписей, а не масштабом печати. Если все реквизиты на месте и текст читаем, документ принимается. Проблемы возникают только при нечитаемом мелком шрифте или отсутствии обязательных полей.