Документы и Печать · 11 мин
Как создать счет и акт в 1С: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция, как создать счет на оплату и акт выполненных работ в 1С: заполнение реквизитов, проведение, печать, исправление ошибок и проверка результата.
Счет на оплату и акт выполненных работ — два самых часто используемых документа в 1С:Бухгалтерии и 1С:Управление торговлей. Счет фиксирует намерение продать товар или услугу и служит основанием для оплаты, а акт подтверждает фактическое оказание услуг или выполнение работ. Оба документа тесно связаны: акт удобнее всего создавать на основании счета, тогда реквизиты и состав позиций подставляются автоматически.
Работа строится одинаково в большинстве конфигураций: выбираете раздел продаж, создаете документ, заполняете контрагента и табличную часть, проводите и печатаете. Отличия между версиями касаются в основном названий пунктов меню и внешнего вида форм. Ниже описан порядок действий для типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 — в других конфигурациях логика та же.
Перед созданием документов убедитесь, что в базе заполнены основные справочники: карточка вашей организации с реквизитами, контрагенты, номенклатура и договоры. Если справочники пусты, документ не удастся провести или в печатной форме появятся пустые поля.
Подготовка: что проверить перед созданием документов
Корректность счета и акта на 90% зависит от справочников. Откройте карточку вашей организации (раздел «Главное → Реквизиты организации») и проверьте ИНН, КПП, юридический адрес, банковский счет и подписанта. Именно эти данные попадут в печатные формы, и ошибка в расчетном счете приведет к тому, что оплата уйдет не туда.
В карточке контрагента проверьте ИНН и адрес — 1С умеет автоматически заполнять реквизиты по ИНН через сервис 1С:Контрагент, если он подключен. Также убедитесь, что у контрагента создан договор с правильным видом (с покупателем) и, при необходимости, указан номер и дата договора — они выводятся в акте.
Проверьте номенклатуру: у каждой позиции должны быть заполнены наименование, единица измерения и ставка НДС. Если организация работает без НДС (например, на УСН), ставка «Без НДС» должна быть выбрана явно, иначе в счете появится неверная сумма налога.
Что проверить до создания документов
ИНН, КПП, счет и подписант заполнены в карточке организации
Пустые поля или устаревший расчетный счет
ИНН контрагента корректен, договор создан и выбран
Договор отсутствует — документ не проведется
Ставка соответствует вашей системе налогообложения
НДС 20% у плательщика УСН или пустая ставка
Как создать счет на оплату покупателю
Откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Счета покупателям». Нажмите кнопку «Создать» — откроется форма нового документа. Поле «Организация» обычно подставляется автоматически, если организация одна; в мультиорганизационной базе выберите нужную вручную.
Заполните поле «Покупатель» — начните вводить название или ИНН контрагента и выберите его из списка. После выбора автоматически подставится договор по умолчанию. Если договоров несколько, проверьте, какой именно подставился: от договора зависят условия оплаты и реквизиты в печатной форме.
В табличной части нажмите «Добавить» и выберите номенклатуру. Укажите количество, цену и ставку НДС — сумма и итог по документу посчитаются сами. Для услуг количество обычно равно 1, а в наименовании указывают содержание услуги, например «Консультационные услуги по договору № 5».
- 1Откройте «Продажи → Счета покупателям» и нажмите «Создать»
- 2Выберите организацию и покупателя, проверьте договор
- 3Добавьте позиции: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
- 4Проверьте итоговую сумму и нажмите «Записать»
- 5Нажмите «Печать → Счет на оплату» и сохраните PDF или распечатайте
Нажмите «Записать». Счет на оплату — документ без проведения: он не формирует проводок и не влияет на учет, поэтому его можно свободно редактировать и перепечатывать. Для печати нажмите кнопку «Печать» и выберите «Счет на оплату». Если подключены сервисы подписания, печать и подпись могут подставляться в форму автоматически.
Как создать акт выполненных работ
Самый надежный способ — создать акт на основании счета. Откройте ранее созданный счет, нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Реализация (акты, накладные, УПД)». Программа создаст новый документ реализации, куда перенесутся контрагент, договор и все позиции с ценами.
В созданном документе проверьте дату — она должна соответствовать фактической дате оказания услуг, именно она попадет в акт и в учет. В поле «Вид операции» для услуг должно стоять «Услуги». Если в счете были и товары, и услуги, корректнее оформить реализацию с соответствующим видом операции, чтобы товары списались со склада.
Нажмите «Провести». В отличие от счета, акт (документ реализации) формирует проводки: признается выручка, начисляется НДС (если применимо), а при реализации товаров списывается себестоимость. После проведения нажмите «Печать» и выберите нужную форму: «Акт об оказании услуг», «Акт выполненных работ» или УПД, если покупатель требует универсальный передаточный документ.
Чем счет отличается от акта и когда нужен каждый
Частая путаница у начинающих пользователей — непонимание роли каждого документа. Счет — это предложение оплатить: он не подтверждает продажу, не создает задолженности в учете и не обязателен для налоговых целей. Акт — это факт: после его проведения в учете появляется выручка и задолженность покупателя.
| Параметр | Счет на оплату | Акт (реализация) |
|---|---|---|
| Назначение | Выставить покупателю требование оплатить | Подтвердить факт оказания услуг |
| Проводки в учете | Не формирует | Выручка, НДС, задолженность |
| Обязательность | Необязателен, по договоренности | Нужен для подтверждения дохода |
| Можно ли редактировать | Свободно, в любой момент | До сдачи отчетности; далее — через корректировку |
| Основание для создания | Вручную или из заказа | На основании счета или вручную |
На практике типовая цепочка выглядит так: счет → оплата → акт. Но возможны и другие сценарии: акт без счета (при постоплате по договору) или счет без акта (аванс, услуги еще не оказаны). Не проводите акт, пока услуги фактически не оказаны, — иначе выручка попадет не в тот период.
Какой документ создавать
Печать, подпись и отправка документов
Для печати любого документа используйте кнопку «Печать» в его форме. Если в списке нет нужной формы, проверьте вариант «Все печатные формы» — иногда акт скрыт в общем меню. Форму можно сохранить в PDF через кнопку «Сохранить» в окне предварительного просмотра и отправить покупателю по электронной почте прямо из 1С, если настроена учетная запись почты.
Для юридически значимого электронного документооборота используется сервис 1С-ЭДО: акт подписывается электронной подписью и отправляется контрагенту без бумажного оригинала. Это удобно, но требует, чтобы обе стороны работали с оператором ЭДО. Если контрагент не подключен к ЭДО, ориентируйтесь на бумажный акт с подписями обеих сторон.
Обратите внимание: акт считается оформленным, когда его подписали обе стороны. В 1С факт подписания можно отразить, изменив статус документа или просто контролируя возврат подписанных оригиналов вне программы. Неподписанный акт покупателем — риск при подтверждении выручки в спорной ситуации.
Исправление ошибок и отмена документов
Счет на оплату исправляется свободно: откройте документ, измените данные и запишите. Если счет уже отправлен покупателю, после правки отправьте исправленную версию — номер документа при этом лучше не менять, чтобы не плодить дубли.
С проведенным актом сложнее. Если ошибку заметили в том же периоде и акт еще не подписан покупателем, документ можно отредактировать и перепровести. Если акт уже подписан или период закрыт, прямое редактирование недопустимо: используйте документ «Корректировка реализации» (кнопка «Создать на основании» в исходном документе) — он корректно отразит изменения в учете и позволит напечатать исправленный акт.
Для полной отмены сделки в закрытом периоде также применяется корректировка с обнулением сумм или документ «Возврат товаров от покупателя» для товаров. Помечать проведенную реализацию на удаление после подписания акта и сдачи отчетности нельзя — это разрушит последовательность учета и вызовет расхождения с данными покупателя.
Проверка результата и контроль взаиморасчетов
После проведения акта убедитесь, что документ отразился в учете. Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» (раздел «Отчеты»): выручка по счету 90 и задолженность покупателя по счету 62 должны увеличиться на сумму акта. Если сумм нет — документ не проведен или проведен другой датой, выходящей за период отчета.
Для контроля конкретного контрагента используйте «Анализ субконто» или отчет «Задолженность покупателей». Здесь видно, сколько выставлено по счетам, сколько отгружено по актам и сколько оплачено. Расхождение между суммой счетов и актов — нормально, если есть неоказанные предоплаченные услуги, но полное совпадение при закрытом месяце обычно говорит о корректном ведении цепочки документов.
Полезная привычка — сверять взаиморасчеты с покупателем актом сверки (отчет «Акт сверки взаиморасчетов») перед закрытием квартала. Это позволяет вовремя найти неподписанные акты, дубли документов и незачтенные оплаты, пока их еще можно исправить без уточненных деклараций.
Что важно запомнить
Счет создается в разделе «Продажи», не влияет на учет и служит для запроса оплаты. Акт — это печатная форма документа реализации, который формирует выручку и задолженность. Создавайте акт на основании счета, проверяйте реквизиты и ставку НДС до проведения, а ошибки в закрытых периодах исправляйте только корректировкой.
Частые вопросы
Можно ли создать акт без счета?
Да. Документ реализации создается и вручную через раздел «Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)». Счет нужен только для запроса предоплаты; если работаете по постоплате, акт можно оформить сразу после оказания услуг без предварительного счета.
Почему документ не проводится?
Чаще всего не заполнено обязательное поле: договор, склад (для товаров) или счета учета номенклатуры. Программа выводит сообщение с указанием проблемного поля — заполните его и повторите проведение. Также проверьте, не закрыт ли период датой запрета редактирования.
Как выставить акт без НДС на УСН?
Убедитесь, что в учетной политике организации выбрана упрощенная система, а в позициях документа установлена ставка «Без НДС». Тогда в печатной форме акта и счета появится отметка «Без налога (НДС)», а счет-фактура формироваться не будет.
Что делать, если покупатель просит УПД вместо акта?
Никаких дополнительных документов создавать не нужно. Откройте проведенную реализацию, нажмите «Печать» и выберите «Универсальный передаточный документ (УПД)». Форма сформируется на основании тех же данных, что и акт.
Как изменить номер или дату акта?
Дата меняется прямо в форме документа до проведения или после распроведения, если период открыт. Номер присваивается автоматически при записи; вручную его лучше не править, чтобы не нарушать нумерацию. Если нужна другая дата в закрытом периоде — оформляйте корректировку, а не редактируйте исходный документ.